LES OUTILS EN LIGNE
LE GROUPE S DISPOSE DE SOLUTIONS ADAPTÉES AUX BESOINS DE SES CLIENTS EN FONCTION DE LEUR TAILLE, DE LEUR SECTEUR D'ACTIVITÉ OU DE LEURS SPÉCIFICITÉS.
CES SOLUTIONS S'APPUIENT SOIT SUR DES APPLICATIONS INTÉGRÉES (PREST@LIGHT, PREST@SP) SOIT SUR DES INTERFACES.
PREST@LIGHT
PreSt@light est une application simplifiée qui permet à l'employeur d'encoder les prestations de ses travailleurs, de consulter les résultats de paie, de produire différents types de rapports, de consulter les signalétiques de ses travailleurs ainsi que leurs comptes individuels.
Prest@light fonctionne sous environnement Internet. Cette application convient parfaitement aux employeurs disposant d'un petit nombre de travailleurs, dont la population est stable et qui ne souhaitent pas gérer eux-mêmes l'encodage et le suivi des contrats de travail.
PREST@SP
PreSt@SP est une application destinée aux moyennes entreprises. Accessible aussi via Internet, elle permet de gérer les données signalétiques des travailleurs et leurs contrats, de saisir et traiter leurs prestations en vue du calcul de la paie et d'analyser les résultats de la paie au travers des rapports.
Les prestations du personnel de l'entreprise y sont encodées de manière souple et performante avec un minimum de manipulations.
Avec PreSt@SP, nos clients disposent de:
- l'efficacité : administration du personnel plus rapide et plus précise
- la sécurité : possibilité de limiter l'accès aux informations, en fonction du profil de chaque utilisateur et selon leurs desiderata
- la convivialité : compatibilité avec toutes les autres facilités offertes par l'environnement Windows et les applications Microsoft
- la gestion intégrée : possibilité d'une intégration automatisée des informations fournies par la pointeuse électronique avec un minimum d'intervention humaine
- la souplesse : opportunité d'étendre de manière autonome les informations signalétiques attachées aux personnes et aux contrats en fonction de leurs propres besoins.
L'utilisateur a la possibilité d'encoder de manière souple et efficace les prestations des travailleurs au moyen de plusieurs écrans de saisie de prestations. Chaque utilisateur peut choisir l'écran d'encodage des prestations qui correspond le mieux à son contexte ou à ses besoins spécifiques.
PreSt@SP dispose des fonctionnalités de saisie de prestations suivantes: Saisie détaillée en ligne - Saisie par exception - Saisie calendrier - Saisie par chantier.
PreSt@SP permet en outre l'exécution des différentes fonctions de préparation de la paie préalables à son déclenchement ainsi que la consultation des comptes individuels des travailleurs.
Enfin, grâce au module de gestion des signalétiques complémentaires, l'employeur peut définir et gérer des données signalétiques qui lui sont spécifiques. Ces données spécifiques ainsi que les données signalétiques standards de la paie peuvent être combinées de manière dynamique pour produire tout rapport souhaité par l'employeur. Ces rapports peuvent soit être imprimés sous forme de liste, soit être exportés vers des fichiers de type Excel, texte,. Les requêtes nécessaires pour la production de ces listes peuvent être sauvegardées de manière à être réutilisées chaque fois que c'est nécessaire.
DIMONA
Nous offrons à nos clients différents canaux électroniques pour réaliser leur DIMONA (Déclaration immédiate de l'emploi) et l'envoi on-line de ces déclarations auprès de l'O.N.S.S.
Les utilisateurs de Prest@SP peuvent réaliser leurs DIMONA directement au départ de ces deux applications.
Les clients du GROUPE S qui n'utilisent pas Prest@SP peuvent réaliser eux-mêmes leurs déclarations DIMONA au travers de différents canaux spécifiques : Internet, déclaration par téléphone (I.V.R.) ou transfert de fichier.
INTERFACE AVEC D'AUTRES PRODUITS / LOGICIELS DE RESSOURCES HUMAINES
En plus des solutions intégrées, nous proposons un mécanisme d'interface souple et performant, permettant à nos clients qui le souhaitent de mettre en place des échanges de données, automatisées ou non, entre notre moteur de calcul de paie et leur logiciel de gestion des ressources humaines, ERP, de gestion de temps (pointeuse, planification, etc.), de planification.
Cette communication est assurée par des échanges de fichiers structurés pouvant être composés au départ de n'importe quel environnement informatique.
Pour ce faire, le GROUPE S offre différentes solutions :
- Fichiers de communication de données signalétiques et de prestations vers le système de paie du GROUPE S.
- Fichiers permettant uniquement le transfert de prestations.
Ces fichiers et leur chargement se substituent à un encodage manuel des signalétiques et des prestations. Une version simplifiée de ces fichiers permet un encodage des prestations à partir d'Excel.
SOFTWARE DE GESTION COMPLÉMENTAIRE
A côté des solutions intégrées, des outils autonomes sont disponibles gratuitement via le site Internet www.groupes.be.
1. Le calcul du brut au net
« i-BruNet » est une application qui permet de déterminer en quelques secondes une rémunération nette à partir d'un montant brut ou, inversement, de déterminer une rémunération brute à partir d'une rémunération nette.
Elle prend en considération le statut du travailleur, sa situation fiscale et éventuellement une assurance groupe.
« i-BruNet+ » est une application informatique offrant des fonctionnalités comparables mais plus avancées que « i-BruNet ». « i-BruNet+ » permet de :
- d'effectuer des simulations pour différents types de contrats
- de prendre en compte les temps partiels
- de définir le régime de travail journalier du travailleur
- de spécifier une commission paritaire et un préfixe ONSS
- de détailler les éléments de la simulation (pécule de vacances, commissions, avantages en nature, ...)
- de calculer les cotisations patronales et le montant total à payer pour l'employeur
- de disposer d'une page de résultats claire et détaillée.
2. Les frais de deplacement (secteur construction)
L'application « i-Mobil » permet de calculer les frais de déplacement pour les travailleurs du secteur de la construction.
3. Le coût d'un licenciement
L'outil « i-Claeys » détermine, selon la formule Claeys, le délai de préavis et le coût du licenciement d'un employé en tenant compte de l'ensemble de sa rémunération, de son ancienneté, de son âge, tout en intégrant régulièrement les nouveautés issues de la jurisprudence.
4. La prépension
« i-Senior » permet de simuler le coût mensuel que représente pour l'employeur la prépension de l'un de ses travailleurs ainsi que la somme mensuelle que le travailleur prépensionné percevra.
5. Le crédit-temps
L'application « i-Time » permet de simuler la différence de salaire net pour les travailleurs qui souhaitent changer de régime de travail par la prise d'un crédit-temps.
6. Les contrats et documents
« i-Prodoc » offre gratuitement ou via un abonnement une large gamme de contrats et de documents téléchargeables nécessaires et indispensables à la gestion journalière du personnel d'une entreprise.
L'OUTIL DE PAIE ET SES FONCTIONNALITÉS
DÈS QUE LE GROUPE S DISPOSE DES ÉLÉMENTS QUI CONSTITUENT LA RÉMUNÉRATION BRUTE DES TRAVAILLEURS (LE SIGNALÉTIQUE, LES PRESTATIONS ET LES DONNÉES SPÉ- CIFIQUES), ON PROCÈDE À L'EXÉCUTION DES DIFFÉRENTES FONCTIONS AUTOMATISÉES DE LA PAIE (HEURES, CALCUL DES PRIMES, SALAIRE GARANTI MALADIE, ACCIDENT, JOUR FÉRIÉ,.) JUSQU'À L'INTERPRÉTATION DE LA RÉMUNÉRATION BRUTE ET DU NET.
CONTRÔLE ET VALIDATION DE LA PAIE
Les clients qui souhaitent connaître les montants des rémunérations nettes avant le calcul effectif de la paie peuvent les obtenir avant le calcul proprement dit. Ils peuvent ainsi les valider et, le cas échéant, demander des corrections préalablement au calcul définitif de la paie et à la production des documents de paie et des fichiers de paiement.
COMPTEURS GÉNÉRAUX ET/OU SPÉCIFIQUES
En plus des compteurs standards du secrétariat social, les clients qui le souhaitent peuvent obtenir la création de compteurs d'évènements qui leur sont spécifiques. Ces compteurs sont créés puis ventilés en fonction de l'occurrence de certains codes de prestation. Ces compteurs peuvent être imprimés sélectivement sur les bulletins de rémunération.
RÉCUPÉRATION DES MONTANTS NÉGATIFS
Lorsque les paies rectificatives de certains travailleurs ont donné lieu à des montants nets négatifs, il importe que ces montants puissent être récupérés. Les clients qui le souhaitent peuvent obtenir la récupération automatique de ces montants par déduction sur le net à payer de paies ultérieures.
SAISIES, CESSIONS ET PENSIONS ALIMENTAIRES
Si des travailleurs doivent faire l'objet de retenues sur salaire, qu'il s'agisse de retenues pour des saisies, des cessions de salaires ou des pensions alimentaires, les montants à retenir sont calculés automatiquement dans le respect de règles légales en vigueur.
Ces montants sont ensuite déduits automatiquement du montant net des rémunérations des travailleurs concernés.
Une liste des montants retenus et de leurs bénéficiaires est fournie à chaque paie.
De plus, des fichiers contenant les ordres de paiements des montants retenus vers les comptes bancaires des bénéficiaires peuvent être produits et remis aux clients ou à leurs organismes bancaires.
PRODUCTION DES RÉSULTATS DE LA PAIE
LES RÉSULTATS DE LA PAIE ET LES DONNÉES COMPTABLES SONT MIS À LA DISPOSITION DES CLIENTS, SOIT SOUS LA FORME DE FICHIERS, SOIT SOUS LA FORME DE DOCUMENTS. LES COMPTABLES EXTERNES PEUVENT ÉGALEMENT Y AVOIR ACCÈS.
QUE CONTIENNENT LES FICHIERS ?
- Les montants des rémunérations nettes à payer aux travailleurs. Ils sont structurés dans un format qui respecte les normes ABB et IBAN et sont remis à l'employeur qui se charge ensuite de les remettre à sa banque. Ces fichiers peuvent également être remis directement à la banque de l'employeur permettant à celui-ci d'économiser un temps précieux et d'éviter des manipulations.
- Les montants des saisies, cessions ou pensions alimentaires dont les travailleurs sont redevables à des tiers. Ils sont structurés dans un format qui respecte les normes ABB et IBAN et remis soit à l'employeur, soit à sa banque.
- Des résultats de paie sous forme de codes et de valeurs qui y sont associées. Ces résultats peuvent être détaillés par travailleur (fichier RLT) ou selon un plan comptable et une structure spécifique au client (fichier ICO). L'employeur peut utiliser les données contenues dans ces fichiers pour produire des statistiques, effectuer un reporting spécifique ou les injecter dans un logiciel de comptabilité.
FORMAT DES DOCUMENTS
- Papier
- Electronique en format PDF
La diffusion électronique des documents de paie par voie électronique offre un gain de temps appréciable à tous les employeurs qui l'utilisent.
Les documents destinés à l'employeur sont envoyés à l'employeur par Internet ou Certipost.
Les documents sont ainsi disponibles sous format électronique dans la « mailbox » de l'employeur dès 7h le lendemain du calcul de la paie. L'employeur évite ainsi les temps d'acheminement par la Poste ou d'avoir à se déplacer dans son agence de notre secrétariat social pour y retirer ses documents de paie.
Les documents destinés aux travailleurs leurs sont envoyés selon leur choix soit par le canal Zoomit soit par le canal My Certipost.
COMPTABILITÉ
ACCOUNT'S@SP
L'application Account's@SP offre les fonctionnalités suivantes aux clients du secrétariat social ou à leurs comptables :
- consultation des créances vis-à-vis du secrétariat social, des organismes sociaux (ONSS, fonds sociaux), des organismes assureurs et du Ministère des finances
- consultation des paiements effectués au bénéfice du secrétariat social, des organismes sociaux (ONSS, fonds sociaux), des organismes assureurs et du Ministère des finances
- consultation de la situation de compte du client.
RÉSULTATS DE PAIE STRUCTURÉS SUIVANT PLAN COMPTABLE PARAMÉTRABLE
Les fichiers des résultats de paie peuvent être adressés directement aux comptables d'un client par l'un des canaux de diffusion électronique déjà évoqués.
REPORTING
LA FONCTION DE PRODUCTION DE RAPPORTS ADÉQUATS REVÊT UNE IMPORTANCE TOUTE PARTICULIÈRE POUR PRÉPARER ET PRENDRE DE BONNES DÉCISIONS CONCERNANT LA GESTION DU PERSONNEL. DIFFÉRENTES SOLUTIONS SONT SUSCEPTIBLES DE RÉPONDRE AUX BESOINS DE NOS CLIENTS.
INFORM'S@SP
Inform's@SP est une application offrant un accès sécurisé aux données et/ou aux résultats du calcul de la paie des clients du Groupe S. Avec Inform's@SP les clients du Groupe S disposent de l'accès direct à toutes les données de la paie pour procéder au reporting relatif à leur personnel et à leur gestion salariale.
DOCUMENTS STATISTIQUES PARAMÉTRABLES (papier / pdf / structuré)
Le Groupe S met gratuitement à la disposition de ses clients différents documents au format PDF ou fichier au format Excel. Le contenu de ces fichiers et documents, qui peuvent être téléchargés après chaque paie ou à la demande, peut être défini sur mesure en fonction des besoins de chaque client.
iREPORTING
L'application iReporting permet aux clients du Secrétariat Social du Groupe S de produire des rapports, standards ou spécifiques, qui fournissent des indicateurs sur l'organisation et le fonctionnement de leur entreprise (par dossier géré au Secrétariat Social). Elle s'appuie sur des données saisies lors de chaque cycle de paie.
Ces rapports se rapportent aux thèmes suivant :
- absentéisme
- comptages de travailleurs
- coûts liés aux rémunérations des travailleurs.
ARCHIVAGE
L'APPLICATION ARCHIE'S@SP OFFRE UN ACCÈS SÉCURISÉ AUX DOCUMENTS QUI RÉSULTENT DU CALCUL DE LA PAIE AINSI QU'AUX DOCUMENTS RÉSULTANT DES TRAITEMENTS QUE LE SECRÉTARIAT SOCIAL EXÉCUTE POUR LE COMPTE DE SES CLIENTS DANS LE CADRE DE SON MANDAT.
Avec Archie'S@SP les clients peuvent :
- rechercher des documents sur base de critères aisés à introduire
- visualiser ou imprimer les documents trouvés
- exporter ces documents en format PDF vers leur propre système informatique.
LOGICIEL ELECTIONS SOCIALES
Se présentant comme un tableau de bord s'appuyant sur le calendrier électoral, le logiciel « Elections sociales » permet d'assister l'employeur tout au long de la procédure des élections sociales.
En outre, moyennant l'introduction et/ou la récupération des données nécessaires en temps utile, le logiciel « Elections sociales » permet de produire pour chaque date d'échéance les documents tels que les avis, les listes d'électeurs, les listes de candidats, les convocations, les bulletins de vote,...
Pour l'employeur client du Secrétariat Social, le logiciel « Elections sociales » permet l'intégration automatique des données relatives aux travailleurs (nom, adresse, langue, catégorie, fonction,...) du logiciel de paie dans le logiciel « Elections sociales ».
Pour l'employeur non-client du Secrétariat Social, le logiciel « Elections sociales » met à disposition des fonctions d'importation très aisées.
Le logiciel « Elections sociales » intègre également toute la documentation juridique relative aux élections sociales, avec de nombreuses références utiles à la jurisprudence et à la doctrine.
Pour plus d'infos sur nos applications et outils en ligne, cliquez ici.
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