Quel est le rôle de l'employeur lorsqu'il engage du nouveau personnel ?

- Si vous engagez un travailleur qui, du fait de sa qualité de père ou de mère, possède un dossier d'allocations familiales ACTIF auprès d'une caisse d'allocations belge, sur base de son activité antérieure, l'intervention du nouvel employeur ne sera généralement pas nécessaire.
Dans ce cas, la caisse actuelle recevra automatiquement les informations relatives à la nouvelle occupation, par le biais de votre déclaration DIMONA/DMFA.
S'il ressort de cette déclaration que le Groupe S - Allocations Familiales devient effectivement compétent, la caisse d'allocations familiales de l'employeur précédent nous transférera automatiquement le dossier. Ce transfert est organisé de telle manière que la famille de votre travailleur continue à recevoir les allocations familiales sans la moindre interruption.

- Si par contre, vous engagez une personne qui ne possède pas (encore) un  dossier Allocations familiales auprès d'une caisse d'allocations familiales belge, votre intervention sera absolument nécessaire afin d'établir un dossier qui devra être transmis auprès du Groupe S - Allocations familiales qui examinera le droit.

Situations type:  

• des travailleurs (quelle que soit leur nationalité) qui travaillaient précédemment à l'étranger (peu importe si leur famille réside en Belgique ou à l'étranger),

• des travailleurs qui ont déjà des enfants et qui entament une activité salariée pour la première fois,

• des travailleurs qui recevaient les allocations familiales sur base de leur activité indépendante,

• des travailleurs qui recevaient les allocations familiales sur base d'une activité exercée dans les services publics (ministères, parastataux, etc....)

• des travailleurs qui font déjà partie de votre personnel, déclarés dans le régime OSSOM, et qui, par la suite, sont assujettis à l'ONSS.

Vous pouvez nous envoyer une petite lettre ou un mail contenant des informations sur le nouveau travailleur et sa famille (noms, dates de naissance....), ainsi que le motif de la demande. Toutefois, nous vous conseillons de télécharger le formulaire de demande "Modèle AA " sur notre site web et de le remplir avec le travailleur. 
Vous renvoyez ensuite le document complété et signé à l'agence du Groupe S - allocations familiales où vous êtes affilié. Nous effectuerons ensuite tout examen nécessaire.  
S'il s'avère qu'une autre caisse d'allocations familiales peut être compétente, toute information relative au dossier sera transférée à ladite caisse.

Lors de l'engagement du nouveau travailleur, la "déclaration de l'employeur"- (le modèle AB en vigueur jusque 2004) est devenue SUPERFLUE.
Après avoir reçu la nouvelle demande, nous consultons la Banque carrefour de la sécurité sociale afin de vérifier l'insertion du nouveau travailleur dans le "registre du personnel" (RIP).
Toutes autres conditions d'octroi étant remplies, nous entamons les paiements sur base de ce "RIP", dans l'attente des premières déclarations DMFA.

L'employeur doit-il intervenir si un travailleur quitte la firme ?

Dans la plupart des cas, il est inutile de prévenir la caisse d'allocations familiales lorsqu'un travailleur quitte la firme.
Si le dossier de la personne est géré par le Groupe S - Allocations familiales, nous examinons, sur base des données DMFA, si nous pouvons poursuivre ou non les paiements, et le cas échéant, à quel moment le dossier du travailleur doit être transféré à la caisse suivante.
Si le travailleur n'a travaillé que pendant une petite période, le dossier n'a peut-être même pas quitté la caisse précédente, qui décidera ou pas d'un transfert.

Exemple:

• si un (ex-)membre de votre personnel entame le travail auprès d'une autre firme, la caisse d'allocations familiales "active" sera informée par le biais des messages "DMFA". Le dossier sera transféré vers la caisse d'allocations familiales du nouvel employeur, dès que la caisse peut constater que la nouvelle activité professionnelle s'est déroulée durant une période d'au moins 27 jours civils, comprenant le premier jour d'un mois de référence et qu'elle n'a pas été neutralisée pour d'autres raisons (une activité d'intérimaire par exemple ne modifie pas la compétence de la caisse).

• En cas de démission, la caisse qui alloue les allocations familiales reste compétente durant toute la période pendant laquelle une indemnité de préavis ou de rupture a été accordée; le fait que la personne a repris le travail n'a aucune importance.

• si la démission est suivie d'une période de chômage ou de maladie, la caisse du dernier employeur reste compétente aussi longtemps que le chômage ou la maladie persiste.

Néanmoins, dans certaines circonstances, il est important que la caisse d'allocations familiales soit tout de suite informée du départ d'un travailleur, sans attendre la déclaration DMFA.
Du fait que les allocations familiales ne sont en principe pas dues en faveur des enfants élevés en dehors de la Belgique, et dans l'attente de l'examen d'un cumul éventuel avec les Règlements Européens et accords bilatéraux, le droit aux allocations familiales pour travailleurs salariés en Belgique prend généralement fin au moment où le travailleur quitte l'entreprise ou dès que sa famille part pour l'étranger. En attendant la réception de la DMFA ou une radiation auprès de l'administration communale, plusieurs mois ont souvent été payés indument.
Dans les cas où nous constatons un passage vers un autre statut, cela implique souvent que le montant des allocations familiales sera fort diminué.

Nous pensons surtout aux situations suivantes:

• travailleurs (peu importe leur nationalité) qui, après avoir quitté votre entreprise, entament un travail à l'étranger (surtout si le travailleur est accompagné de sa famille), 
• le départ de tout travailleur étranger dont la famille vit également en dehors de la Belgique (même si vous ignorez la situation de ce travailleur après son départ) ,
• des travailleurs qui deviennent indépendants après avoir quitté votre firme, ou qui vous quittent pour être occupés dans un service public,
• les travailleurs qui partent pour l'étranger pour compte de votre firme et qui seront désormais assurés auprès de l'OSSOM,
• des travailleurs qui partent vers une succursale à l'étranger (sans détachement).

Si vous êtes au courant de la situation de vos travailleurs et de leur famille, un simple avertissement de votre part peut nous aider à suspendre l'octroi des allocations familiales à temps et d'éviter des remboursements inutiles.

Sur base de notre expérience en la matière, nous pouvons, le cas échéant, aider le travailleur à sauvegarder ses droits (éventuels) aux allocations familiales.