L'engagement d'un premier travailleur engendre une multitude de démarches administratives lourdes et contraignantes.

Le savoir-faire du Groupe S vous décharge des formalités de base.

w	Immatriculer l'entreprise à l'O.N.S.S. (Office National de Sécurité Sociale). Cet organisme a pour objet de percevoir les cotisations de sécurité sociale dues par le travailleur et par l'employeur qui l'occupe. Ces cotisations sont calculées en pourcentage de la rémunération brute payée au travailleur.
w	Aider à déterminer la commission ou les commissions paritaires dont dépendra l'entreprise (demander l'avis éventuel au Service des Relations Collectives du Ministère de l'Emploi et du Travail).
w	Affilier l'entreprise à une caisse d'allocations familiales. Chaque entreprise doit obligatoirement s'affilier à une caisse d'allocations familiales dès qu'elle occupe un travailleur que celui-ci ait ou n'ait pas droit à des allocations familiales. Ces caisses ont en charge le paiement des allocations familiales et de la prime de naissance.
w	Assurer l'entreprise auprès d'une compagnie d'assurance (belge) contre les accidents du travail. L'assurance-loi, ou l'assurance accident de travail, a pour but de payer au travailleur victime d'un accident de travail (ou sur le chemin du travail) ses frais médicaux et la rémunération (partiellement ou totalement) dont il serait privé.
w	Affilier l'entreprise à un Service Externe pour la Prévention et la Protection du travail. En application de la réglementation relative au « bien être au travail », chaque employeur est tenu de créer un Service Interne pour la Prévention et la Protection au Travail. En fonction de leurs activités et du nombre de travailleurs occupés, les entreprises peuvent faire appel à l'assistance d'un service de prévention externe pour les sections « surveillance médicale » et « gestion des risques ».
w	Affilier l'entreprise à une caisse de vacances annuelles pour ouvriers.
w	Affilier l'entreprise à certaines organisations régionales ou nationales suivant le genre d'activité exercée. Ces affiliations peuvent être obligatoires ou facultatives.
w	Inscrire l'entreprise comme employeur auprès de l'administration des Contributions Directes.
w	Aider à établir un règlement de travail.
w	Aider à créer un registre central du personnel.
w	Aider à ouvrir des registres locaux du personnel.
w	Guider l'employeur lors de la constitution des organes sociaux dans l'entreprise (le Conseil d'Entreprise, le Comité de Prévention et de Protection au Travail, la délégation syndicale).

Chaque embauche nécessite un travail administratif conséquent. Nous vous aidons dans ces diverses formalités.

w	Etablir le contrat de travail.
w	Inscrire le travailleur dans le registre du personnel.
w	Etablir une fiche individuelle concernant le travailleur.
w	Exécuter les formalités en matière de permis de travail.
w	Remettre un règlement de travail.
w	Exécuter les formalités en matière d'accueil des travailleurs et en particulier des jeunes travailleurs.
w	Faire exécuter les examens médicaux obligatoires lors de l'embauche.
w	Introduire les demandes en matière d'octroi d'allocations familiales.
w	Accomplir les formalités diverses en matière d'assurances.
w	Etablir les dossiers en matière de primes à l'emploi.
w	Exécuter les formalités prévues lors de l'engagement de certaines catégories de travailleurs (jeunes travailleurs, handicapés, stagiaires, étudiants, les travailleurs à temps partiel, etc..).

La préparation de la paie (mouvements signalétiques et prestations des travailleurs) est assurée par l'employeur.

Le transfert des données se fait sur support papier ou support informatique.

Si vous optez pour un transfert papier, nous mettons à votre disposition des états de prestations préimprimés reprenant toutes les données de base nécessaires au calcul du salaire.

Il vous suffit d'y indiquer les modifications par rapport aux prestations prévues.

Pour chaque travailleur, ces états reprennent également les montants qui reviennent régulièrement (abonnement social, ...).

Nous pouvons également, si vous le souhaitez, mettre à votre disposition notre outil PreSta, un logiciel de gestion salariale et de Ressources Humaines.

Après vérifications par votre gestionnaire des données transmises, le calcul de vos salaires s'effectuera, les bulletins de rémunération et documents divers seront imprimés et vous seront envoyés ou mis à votre disposition dans un de nos bureaux.

Les bulletins de rémunération peuvent être personnalisés. Il vous est possible d'y voir figurer votre logo.

Parmi les autres documents mis à votre disposition, citons le récapitulatif des rémunérations, le décompte des lois sociales, l'état des heures supplémentaires, ...

En plus des résultats détaillés de la paie, nous pouvons mettre à votre disposition un document (sur support papier ou fichier informatique) reprenant les écritures à comptabiliser sur base du plan comptable normalisé.

Une paramétrisation spécifique pour votre dossier peut aussi être élaborée.

En tant qu'affilié au secrétariat social agréé du Groupe S, vous nous donnez mandat pour accomplir, entre autres, toutes les formalités administratives obligatoires liées à la paie.

En voici un aperçu classé par périodicité :

Formalités mensuelles

• Préparer les éléments pour le calcul de la rémunération.

• Calculer le précompte professionnel (impôts à la source).

• Calculer la retenue de sécurité sociale.

• Calculer différentes retenues telles que les saisies / cessions.

• Etablir une fiche de rémunération à remettre au travailleur reprenant le détail de sa rémunération.

• Etablir une déclaration (274) pour l'Administration des Contributions reprenant le montant total imposable et le précompte professionnel de l'ensemble du personnel.

• Transférer le précompte professionnel au receveur de contributions.

• Déterminer et payer les provisions à l'O.N.S.S.

• Etablir les déclarations pour l'Office National des Pensions (prépensions).

• Etablir les déclarations pour l'INAMI (pensions payées par l'employeur).

Formalités trimestrielles

• Etablir la déclaration à l'O.N.S.S. :

  - le document nominatif par travailleur,

  - le cadre comptable,

  - les annexes.

• Calculer et payer le solde des cotisations patronales O.N.S.S.

• Etablir les déclarations liées à la caisse d'allocations familiales.

• Etablir les dossiers spéciaux tels que "Congé-éducation" et assurance groupe.

• Aider à établir des documents statistiques dans le cadre de l'obligation d'information du Conseil d'entreprise.

Formalités annuelles

• Etablir les documents fiscaux :

  - le relevé récapitulatif annuel pour l'Administration des Contributions (325.10 et annexes),

  - les fiches fiscales (281) à remettre à chaque travailleur pour lui permettre d'établir sa déclaration
    personnelle de revenus.

• Etablir les comptes individuels par travailleur (détail récapitulatif annuel).

• Etablir la déclaration des salaires à remettre à la compagnie d'assurance Accident du Travail pour le calcul de la prime d'assurance.

• Etablir une situation individuelle pour l'assurance groupe si elle existe dans l'entreprise.

• Compléter les documents pour l'Institut National des Statistiques.

• Dresser la liste des jours fériés.

• Etablir le rapport annuel pour le Comité de Prévention et de Protection au Travail.

• Etablir la situation annuelle pour le Conseil d'entreprise.

• Remettre un tableau récapitulatif en vue de l'établissement de la déclaration fiscale.

• Etablir le bilan social.

Formalités à accomplir tous les 4 ans

• Aider à l'organisation des élections sociales (www.elections-sociales-2012.be).

 

Assurer la gestion sociale au jour le jour implique le respect d'un certain nombre de formalités et autres règlements administratifs.

Là encore, le Groupe S est à vos côtés pour :

w	établir les documents de fin de contrat dont : - la lettre de préavis, - l'attestation d'occupation, - l'attestation de vacances, - les documents pour le chômage (C4, C4.1, etc.);
w	établir les déclarations d'accidents de travail au moment d'un accident;
w	établir une feuille de renseignements pour l'Assurance Maladie Invalidité en cas de maladie du travailleur;
w	établir les documents de chômage à temps partiel pour les travailleurs à horaires réduits;
w	établir les documents de chômage en cas de manque de travail;
w	établir les documents pour l'obtention d'allocations familiales ou de primes de naissance;
w	conseiller en matière de tenue du registre des présences;
w	répondre aux demandes de renseignements des organismes sociaux (différents Ministères) au sujet des travailleurs et du fonctionnement social de l'entreprise;
w	et encore bien d'autres formalités.