Coronavirus : assouplissement des règles pour la tenue des assemblées générales et des conseils d’administration

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En raison de la pandémie de Covid-19, les sociétés peuvent temporairement tenir leur assemblée générale selon des modalités plus souples. Ceci vaut également pour les réunions de leur organe d’administration.

Ces assouplissements pour la tenue des assemblées générales et des réunions des organes d’administration des personnes morales sont apportés par l’Arrêté royal n°4 du 9 avril 2020, prolongé jusqu’au 30 juin par l’Arrêté royal du 28 avril 2020.

Ces assouplissements s’appliquent à  toutes les sociétés, en ce compris les associations sans but lucratif, les fondations, les organismes de placement collectif et les personnes morales de droit public et concernent toutes les assemblées générales (ordinaires, spéciales et extraordinaires) et toutes les réunions des organes d’administration collégiaux de ces personnes morales.

Ces assouplissements sont temporaires : ils concernent les réunions et assemblées qui doivent ou auraient dû se tenir ou dont la convocation devait encore être envoyée entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020. Les convocations déjà envoyées peuvent être modifiées pour mettre en œuvre les mesures d’assouplissement. La date du 30 juin peut être prolongée par le Roi s'il apparaît à ce moment que la pandémie ne permet toujours pas une application normale des règles de réunion.

L’objectif de ces assouplissements est de réduire la présence physique de participants à l’assemblée générale. L’assemblée générale peut ainsi se tenir en comité réduit (avec les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, les membres du bureau de l’assemblée, le commissaire et l’éventuel mandataire unique), ou même, se tenir à distance (par exemple, par conférence téléphonique ou vidéo).

1. Trois options

Concernant l’organisation concrète des assemblées générales et des réunions des organes d’administration, les administrateurs peuvent opter pour les assouplissements suivants :

  1. Maintien de l’assemblée générale

L’organe d’administration peut décider que l’assemblée générale est maintenue mais elle doit se dérouler selon des modalités compatibles avec les mesures prises en réponse à la pandémie de COVID-19, tout en permettant aux actionnaires et aux membres d’exercer leur droit de vote et de poser des questions.

Concrètement, l’organe d’administration peut décider que les actionnaires ou les membres pourront seulement participer à distance à l’assemblée générale :

  • soit en votant à distance avant l’assemblée par correspondance (au moyen d’un formulaire mis à disposition ou publié sur un site internet),
  • soit en donnant une procuration avant l’assemblée à un mandataire unique désigné par l’organe d’administration, qui agira en tant que mandataire pour tous les actionnaires. Cette procuration doit contenir des instructions de vote spécifiques pour chaque proposition de décision.
  1. Report de l'assemblée générale

L’organe d’administration peut reporter l’assemblée générale à une date ultérieure, jusqu’à ce que la situation soit revenue à la normale. Cette décision de report peut être prise même si l’assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres en soient correctement informés.

L’arrêté prévoit un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux (par exemple, l’obligation de soumettre à l’assemblée les comptes annuels dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice).

Cette faculté de report n’est toutefois pas autorisée:

  • en cas d’application de la procédure de la sonnette d’alarme si l’actif net est négatif ou menace de le devenir,
  • en cas de convocation du commissaire ou d’actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du nouveau Code des Sociétés et des Associations.
  1. Décision par écrit à l’unanimité de l’organe d’administration

L’organe d’administration peut, en toutes circonstances, prendre une décision par écrit à l’unanimité. Il peut également délibérer et décider (le cas échéant à la majorité) au moyen d’une communication électronique qui permet la discussion.

Pour les décisions devant être prises devant notaire (par exemple, concernant  le capital autorisé), il suffit qu’un membre de l’organe d’administration ou une personne désignée par celui-ci rencontre physiquement le notaire. Les autres membres peuvent participer par voie de communication électronique.

2. Impact d’un report d’assemblée générale sur la réunion du conseil d’entreprise

L’employeur doit veiller à ce que le conseil d’entreprise reste impliqué, pendant la pandémie de Covid-19, pour les matières pour lesquelles ils est compétent. Tant que le nouvel organe de concertation n’a pas été institué, le conseil d’entreprise continue de fonctionner.

Vu l'importance d'une bonne concertation sociale et d'une bonne communication avec le personnel, les réunions peuvent être organisées en tenant compte des règles de "distanciation sociale", au moyen de l'utilisation des technologies modernes (Skype, vidéoconférence, ...)  ou de toute autre solution approuvée par les deux parties du conseil d’entreprise, conformément aux modalités prévues dans le règlement d’ordre intérieur.

En ce qui concerne la présentation des informations économiques et financières annuelles dans les entreprises, l'arrêté royal du 27 novembre 1973 relatif aux informations économiques et financières à fournir aux conseils d’entreprise stipule qu'elle doit avoir lieu avant l'assemblée générale des actionnaires. Cela signifie que, pour la législation sur les conseils d’entreprise, la réunion annuelle peut être reportée si l'assemblée générale est également reportée.

Références légales:

Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 (M.B du 9 avril 2020)

Arrêté royal du 28 avril 2020 prolongeant les mesures prises avec l'Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19 (M.B. du 28 avril 2020)