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Gestion de la paie - outils et services informatiques

Des outils informatiques évolutifs et conviviaux

Les outils informatiques que nous mettons à votre disposition sont fiables et développés par nos propres informaticiens spécialisés en matière sociale.

Plus de 6.000 entreprises les utilisent dans le cadre de leur gestion quotidienne (saisie des prestations, reporting relatif à la gestion du personnel, etc.). Si vous désirez des outils plus complexes en matière de gestion des ressources humaines, vous pouvez disposer, grâce à nos partenaires, de modules performants qui vous aideront dans l’exécution de toutes les tâches liées à la vie des collaborateurs au sein de votre entreprise : gestion des congés et des absences, recrutement et sélection, formations, gestion des fonctions, gestion du parc automobile, etc.

Acquisition des données pour calcul de paie

Group S dispose de solutions adaptées aux besoins de ses clients en fonction de leur taille, de leur secteur d'activité ou de leurs spécificités. Ces solutions s'appuient soit sur des applications intégrées, soit sur des interfaces :

  • Presta Web pour l'encodage des prestations
  • Presta pour la gestion des données nécessaires au calcul de la paie
  • Dimona pour les "Déclarations immédiate de l'emploi"

Nous proposons en outre aux clients qui le souhaitent un mécanisme d'interface souple et performant leur permettant de mettre en place des échanges de données, automatisés ou non, entre notre moteur de calcul de paie et leur logiciel de gestion de ressources humaires, de gestion du temps (pointeuse, planification, etc.), ERP, etc.

Moteur de paie

Dès que Group S dispose des éléments qui constituent la rémunération brute des travailleurs (la fiche signalétique, les prestations et les données spécifiques), nous procédons à l'exécution des différentes fonctions automatisées de la paie (heures, calcul des primes, salaire garanti maladie, accident, jour férié, etc.) jusqu'à l'interprétation de la rémunération brute et au calcul du net.

Contrôle et validation de la paie

Les clients qui souhaitent connaître les montants des rémunérations nettes avant le calcul effectif de la paie peuvent les obtenir avant le calcul proprement dit. Ils peuvent ainsi les valider et, le cas échéant, demander des corrections préalablement au calcul définitif de la paie et à la production des documents de paie et des fichiers de paiement.

Compteurs spécifiques

En plus des compteurs standards du secrétariat social, les clients qui le souhaitent peuvent obtenir la création de compteurs d’évènements qui leur sont spécifiques. Ces compteurs sont créés puis ventilés en fonction de l’occurrence de certains codes de prestation. Ces compteurs peuvent être imprimés sélectivement sur les bulletins de rémunération.

Récupération des montants négatifs

Lorsque les paies rectificatives de certains travailleurs ont donné lieu à des montants nets négatifs, il importe que ces montants puissent être récupérés. Les clients qui le souhaitent peuvent obtenir la récupération automatique de ces montants par déduction sur le net à payer de paies ultérieures.

Saisies, cessions et pensions alimentaires

Si des travailleurs doivent faire l’objet de retenues sur salaire, qu’il s’agisse de retenues pour des saisies, des cessions de salaires ou des pensions alimentaires, les montants à retenir sont calculés automatiquement dans le respect de règles légales en vigueur. Ces montants sont ensuite déduits automatiquement du montant net des rémunérations des travailleurs concernés. Une liste des montants retenus et de leurs bénéficiaires est fournie à chaque paie.

De plus, des fichiers contenant les ordres de paiements des montants retenus vers les comptes bancaires des bénéficiaires peuvent être produits et remis aux clients ou à leurs organismes bancaires.

Résultats de paie et comptabilité

Les résultats de la paie et les données comptables sont mis à la disposition des clients, soit sous la forme de fichiers, soit sous la forme de documents. Les comptables externes peuvent également y avoir accès.

Que contiennent les fichiers ?

  • Les montants des rémunérations nettes à payer aux travailleurs. Ils sont structurés dans un format qui respecte les normes ABB et IBAN et sont remis à l’employeur qui se charge ensuite de les remettre à sa banque. Ces fichiers peuvent également être remis directement à la banque de l’employeur, ce qui permet à celui-ci d’économiser un temps précieux et d’éviter des manipulations.
  • Les montants des saisies, cessions ou pensions alimentaires dont les travailleurs sont redevables à des tiers. Ils sont structurés dans un format qui respecte les normes ABB et IBAN et remis soit à l’employeur, soit à sa banque.
  • Des résultats de paie sous forme de codes et de valeurs qui y sont associées. Ces résultats peuvent être détaillés par travailleur (fichier RLT) ou selon un plan comptable et une structure spécifique au client (fichier ICO). L’employeur peut utiliser les données contenues dans ces fichiers pour produire des statistiques, effectuer un reporting spécifique ou les injecter dans un logiciel de comptabilité.

Format des documents :

  • soit papier
  • soit électronique, en format PDF

La diffusion électronique des documents de paie par voie électronique offre un gain de temps appréciable à tous les employeurs qui l’utilisent.

Les documents destinés à l’employeur sont envoyés à l’employeur via notre module Transfer. Les documents sont ainsi disponibles au format électronique dans la « mailbox » de l’employeur dès 7h le lendemain du calcul de la paie. L’employeur évite ainsi les délais d’acheminement par la Poste ou l'obligation de se déplacer dans son agence de notre secrétariat social pour y retirer ses documents de paie.

Les documents destinés aux travailleurs leur sont envoyés via notre module Documents.

Par ailleurs, Group S propose également quelques applications relatives à ces résultats :

  • Accounts pour la consultation, l'impression et des possibilités d'exportation des écritures comptables
  • Archives pour la consultation et l'impression de documents résultant de la paie
  • Reporting pour disposer de rapports de gestion

Autres outils en ligne (gratuits)

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