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Frais de séjour pour missions en Belgique - Nouveaux montants au 1er octobre 2008

04.11.2008

Les indemnités allouées en remboursement de frais de séjour exposés dans le cadre de missions professionnelles en Belgique ne sont, dans certaines limites et certaines conditions, ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni imposables.

Au niveau social

Selon le Ministre des Affaires sociales, les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale.

Ces conditions sont les suivantes:

  • les frais doivent être occasionnés par l'exécution du contrat de travail;
  • les frais doivent être mis à charge de l'employeur en vertu de la loi, du contrat de travail ou de l'exécution de celui-ci;
  • il doit s'agir d'indemnités en remboursement de frais réels, qui n'emporteront pas d'enrichissement de l'employé.

D’après un échange de courrier avec l'O.N.S.S., celui-ci accepte que le surplus de frais occasionnés par les travailleurs itinérants lorsqu'ils prennent un repas à l'extérieur ou lorsqu’ils doivent rester loger sont des frais à charge de l'employeur.

L’O.N.S.S. accepte actuellement un montant de 30 EUR lorsqu’il s’agit d’une nuitée.

Ce montant est limité aux jours au cours desquels le travailleur doit rester loger dans les environs d’un chantier ou d’un certain lieu de travail lorsqu’en raison de la distance, il n’apparaît pas raisonnable pour lui de retourner à son domicile. Ce montant compense le coût engendré pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.

Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l’O.N.S.S. accepte qu’il soit octroyé :

  • une indemnité de route de 8 EUR ;
  • une indemnité de 5 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des chèques-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait (exemple : indemnité de repas forfaitaire de 5 EUR mais chèques-repas avec intervention patronale de 4,91 EUR : seule une indemnité de repas de 0,09 EUR pourra encore être octroyée) ;
  • si le travailleur est en route plus de 8 heures, le montant de l’indemnité octroyée peut être adapté en fonction du nombre d’heures prestées ; un second repas ou 1 EUR par heure prestée en plus des 8 heures est accepté.

Exemple : pour une journée de travail de 12 heures sur la route, l’O.N.S.S. peut accepter une indemnité de l’ordre de 12 EUR : 8 EUR (indemnité de route) + 4 fois 1 EUR (= environ l’indemnité RGPT telle que prévue dans le secteur du transport pour 1 heure). Si l’employeur octroie également une indemnité de repas, une indemnité de 17 EUR sera acceptée : 13 EUR (indemnité de route et de repas) + 4 fois 1 EUR.

Par ailleurs, l’O.N.S.S. impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :

  • les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires (que ce soit de manière permanente comme les représentants de commerce, les techniciens et les consultants ou occasionnelle). Par non-sédentaire, l’O.N.S.S. vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d’une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d’accommodations privées ;
  • le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée ;
  • aucune distinction ne peut être faite entre les niveaux hiérarchiques (comme c’est le cas en matière fiscale) ;
  • les travailleurs qui sont occupés un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n’ont pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L’O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l’octroi de chèques-repas est envisageable.

Des indemnités forfaitaires supérieures sont acceptées à condition que l’évaluation des frais de déplacement et du surplus de dépenses occasionnées pour un repas pris à l'extérieur soit réaliste.

Si l'employeur opte pour le système forfaitaire de remboursement des indemnités pour frais occasionnés, il ne peut pas rembourser, sur la base des notes de frais, les frais qui sont déjà couverts par le forfait.

L’employeur peut évidemment toujours décider de rembourser les frais réellement supportés sur base des notes frais (base réelle et non forfaitaire).

Au niveau fiscal

Les indemnités forfaitaires allouées par l'employeur en remboursement de frais de séjour exposés par un travailleur à l'occasion de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires.

Les montants qui suivent sont applicables depuis le 1er octobre 2008:

 

 

 

Chefs d’entreprise

 

Cadres supérieurs/niveau de direction

 

 

Cadres moyens et inférieurs (niveaux B, C et D)

 

Repas de midi

 

 

17,75 EUR

 

14,88 EUR

 

12,05 EUR

 

Nuitée, qui comprend :

 

 

40,44 EUR

 

37,60 EUR

 

34,78 EUR

- repas du soir

17,75 EUR

14,88 EUR

12,05 EUR

- nuitée

19,16 EUR

19,19 EUR

19,02 EUR

- petit-déjeuner

3,53 EUR

3,53 EUR

3,53 EUR

 

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