Les indemnités allouées en remboursement de frais de séjour exposés dans le cadre de missions professionnelles en Belgique ne sont, dans certaines limites et certaines conditions, ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni imposables.
Au niveau fiscal
Les indemnités forfaitaires allouées par l'employeur en remboursement de frais de séjour exposés par un travailleur à l'occasion de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires.
Le SPF Finances a confirmé officiellement les montants suivants à partir du 1er juin 2011 (Circulaire n° Ci.RH.241/613.514 (AGFisc N° 45/2011) dd 07.10.2011) (montant de base multiplié par 1,5460):
| Déplacement par journée calendrier | Supplément pour la nuit (1) | |||
| Plus de 5 heures à moins de 8 heures | 8 heures et plus | Logement aux frais du membre du personnel (2) | Logement gratuit (3) | |
| Cadre de direction | 3,68 | 18,47 | 42,08 | 22,15 |
| Cadre | 3,68 | 15,49 | 39,13 | 19,20 |
| Employé / ouvrier | 3,68 | 12,53 | 36,19 | 16,25 |
Il est également important de noter que les déplacements de plus de 5 heures et de moins de 8 heures couvrant la période entre midi et 14 heures donnent lieu à l'octroi de l'indemnité prévue pour les déplacements de 8 heures au moins.
(1) Les frais de logement représentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit déjeuner.
(2) C’est-à-dire le logement non remboursé par l’employeur.
(3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues, … pour lequel aucun paiement n’est demandé. Il ne s’agit donc pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.
Au niveau social
Les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale.
L’O.N.S.S, dans ses instructions relatives au 3e trimestre 2010, a communiqué une liste des différents postes pour lesquels cet office accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués (voyez notre article du 07/09/2010).
L’O.N.S.S. accepte actuellement un montant de 30 EUR lorsqu’il s’agit d’une nuitée.
Ce montant est limité aux jours au cours desquels le travailleur doit rester loger dans les environs d’un chantier ou d’un certain lieu de travail lorsqu’en raison de la distance, il n’apparaît pas raisonnable pour lui de retourner à son domicile. Ce montant compense le coût engendré pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.
Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l’O.N.S.S. accepte qu’il soit octroyé (montants depuis le 1er juillet 2011) :
- une indemnité de route de 10 EUR ;
- une indemnité de 6 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des chèques-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait (exemple : indemnité de repas forfaitaire de 6 EUR mais chèques-repas avec intervention patronale de 4,91 EUR : seule une indemnité de repas de 1,09 EUR pourra encore être octroyée).
Par ailleurs, l’O.N.S.S. impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :
- les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires (que ce soit de manière permanente comme les représentants de commerce, les techniciens et les consultants ou occasionnelle). Par non-sédentaire, l’O.N.S.S. vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d’une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d’accommodations privées ;
- le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée ;
- aucune distinction ne peut être faite entre les niveaux hiérarchiques (comme c’est le cas en matière fiscale) ;
- les travailleurs qui sont occupés un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n’ont pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L’O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l’octroi de chèques-repas est envisageable.
Des indemnités forfaitaires supérieures sont acceptées à condition que l’évaluation des frais de déplacement et du surplus de dépenses occasionnées pour un repas pris à l'extérieur soit réaliste.
Si l'employeur opte pour le système forfaitaire de remboursement des indemnités pour frais occasionnés, il ne peut pas rembourser, sur la base des notes de frais, les frais qui sont déjà couverts par le forfait.
L’employeur peut évidemment toujours décider de rembourser les frais réellement supportés sur base des notes frais (base réelle et non forfaitaire).