A ce jour, environ 1,3 million de travailleurs bénéficient de titres-repas sous forme papier, ce qui représente 250 millions de titres-repas distribués chaque année.
Afin d’alléger la charge administrative des employeurs (qui doivent actuellement envoyer ces titres-repas par courrier, interne ou non, aux différents postes de travail et les distribuer personnellement aux travailleurs qui doivent signer pour réception) et d’éviter l’utilisation de tonnes de papier nécessaires à la fabrication de ces titres-repas, le Gouvernement a eu l’idée de créer des titres-repas électroniques.
Les arrêtés royaux mettant en place ce système des titres-repas électroniques, attendus depuis plusieurs mois, ont finalement été publiés au Moniteur belge du 23 novembre 2010.
A partir du 1er janvier 2011, les titres-repas électroniques feront progressivement leur apparition sur le territoire belge.
I. Fonctionnement du système
Le travailleur bénéficiera d’un compte titres-repas. Ce dernier consiste en une banque de données dans laquelle un certain nombre de titres-repas électroniques seront sauvegardés et gérés par un éditeur agréé. Il ne s’agit donc pas d’un compte financier ou d’un compte en banque.
Cet éditeur versera sur le compte le nombre de titres-repas auquel a droit le travailleur (il n’y a donc plus de remise en mains propres).
Le travailleur bénéficiera alors d’un support (probablement une carte à puce : cela dépendra de l’éditeur) qui lui permettra de payer ses dépenses alimentaires grâce à son compte titre-repas. Pour le travailleur, ce support doit être gratuit (sauf en cas de perte ou de vol).
Lorsque le travailleur procèdera au paiement, le principe du « first-in-first-out » sera toujours respecté : utiliser par priorité le titre-repas avec la plus courte validité.
De plus, en cas de paiement par titres-repas électroniques, le montant sera fractionnable. Il ne doit donc pas s’agir d’un multiple de la valeur du titre-repas.
Exemple : un travailleur dispose encore sur son compte de 3 titres-repas d’une valeur de 7 EUR. Il effectue un achat de 10 EUR. Son compte titres-repas sera débité de 10 EUR (même s’il ne s’agit pas d’un multiple de 7 EUR). Il lui restera 11 EUR qu’il pourra utiliser lors d’un prochain achat. Avec la version papier, le travailleur est obligé de remettre au commerçant 2 titres-repas. Ce dernier lui remet par conséquent 4 EUR en monnaie.
Dans les deux jours ouvrables de la transaction, le montant sera reversé au commerçant.
En cas de perte ou de vol, le support doit pouvoir être bloqué et débloqué d’une manière simple, rapide et gratuite via un numéro d’urgence. Un nouveau support doit être mis à disposition du travailleur dans un délai de 10 jours ouvrables, afin d’éviter l’expiration des titres-repas. Dans ce cas, la durée de validité des titres-repas doit être prolongée de 10 jours ouvrables.
Le nouveau système ne peut pas générer des coûts plus élevés que les versions papier pour les employeurs et les commerçants.
Enfin, le travailleur devra pouvoir vérifier de manière simple et gratuite le solde ainsi que la durée des titres-repas qui lui ont été délivrés et qui n’ont pas encore été utilisés. Au plus tard une semaine avant la date d’expiration des titres-repas sous forme électronique, le travailleur devra être informé de cette expiration.
II. Conditions d’exonération sociale et fiscale des titres-repas électroniques
Comme c’est le cas pour la version papier, les titres-repas électroniques constituent en principe de la rémunération soumise aux cotisations sociales et à l’impôt, sauf si certaines conditions cumulatives sont remplies.
Ces conditions sont les mêmes que pour la version papier mais certaines viennent s’y ajouter spécifiquement pour les titres-repas électroniques.
1. Conditions communes
- L’octroi du titre-repas doit être prévu par convention collective ou individuelle (en l’absence de délégation syndicale ou lorsqu’il s’agit d’une catégorie de personnel non visée habituellement par convention collective) ;
- le nombre de titres-repas octroyés doit être égal au nombre de jours de travail. Ils sont remis au travailleur (version papier) ou crédités sur son compte (version électronique) chaque mois, en une ou plusieurs fois (en fonction du nombre de jours travaillés ou en fonction du nombre d’heures en cas de calcul alternatif) ;
- les titres-repas sont nominatifs ;
- les titres-repas sont valables 3 mois (pour les titres-repas électroniques, ce délai commence à courir à partir du moment où le compte est crédité) ;
- ils ne peuvent être utilisés que pour l’achat de repas ou d’aliments prêts à la consommation ;
- l’intervention de l’employeur par titre-repas ne peut excéder 5,91 EUR et la participation du travailleur doit s’élever au minimum à 1,09 EUR par titre-repas.
Enfin, notez que les conditions générales des titres-repas sont complétées par une interdiction de cumul d’un titre-repas (sous forme électronique ou en version papier) avec une indemnité de frais pour un même repas, le même jour.
2. Conditions spécifiques pour les titres-repas électroniques
Les titres-repas électroniques doivent en outre respecter des conditions supplémentaires pour ne pas être considérés comme de la rémunération :
- le nombre de titres-repas électroniques et leur montant brut, diminué de la part personnelle du travailleur, doivent être mentionnés sur la fiche de paie de celui-ci ;
- avant l’utilisation de titres-repas électroniques, le travailleur doit pouvoir vérifier le solde ainsi que la durée de validité des titres-repas qui lui ont été délivrés et qui n’ont pas encore été utilisés ;
- le choix de titres-repas électroniques se fait par convention collective ou individuelle ;
- les titres-repas électroniques ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé. Si cet éditeur perd son agrément ou fait faillite, les titres-repas restent valables jusqu’à leur date d’expiration ;
- l’utilisation des titres-repas électroniques ne peut entraîner des coûts pour le travailleur, sauf en cas de perte ou de vol (sous les conditions à fixer par convention collective de travail ou dans le règlement de travail ; mais même dans ce cas, le coût ne peut être supérieur à la valeur nominale d’un titre-repas).
III. Passage de la version papier à la version électronique (et inversement)
Le libre choix entre titres-repas sur support papier ou sous forme électronique doit être garanti tant pour le travailleur que pour l’employeur. Il est donc possible qu’au sein d’une même entreprise, les deux systèmes coexistent parce que certains travailleurs préfèrent continuer à recevoir des titres-repas papier.
Avant que le travailleur ne puisse opérer un choix, il est évident que le système des titres-repas électroniques doit avoir préalablement été introduit par l’employeur.
Pour rappel, le choix du titre-repas sous forme électronique s’effectue par convention collective de travail d’entreprise (voire sectorielle) ou par accord individuel (en l’absence de délégation syndicale ou sil s’agit d’une catégorie de personnel non visée habituellement par convention collective). Par conséquent, les entreprises qui octroient déjà des titres-repas sous forme papier devront adapter leur convention collective ou leur accord individuel pour pouvoir passer à la forme électronique. Si elles octroient des titres-repas papier en vertu d’une convention collective sectorielle, elles devront conclure une convention collective d’entreprise ou un accord individuel.
Ce choix doit avoir une certaine stabilité temporelle afin d’éviter des problèmes d’organisation. Il s’en suit que le choix de titre-repas électronique ainsi que les modalités pour le changement du mode de paiement des titres-repas doivent également être déterminés collectivement. Ainsi, les modalités et les délais de changement de mode de paiement (papier ou électronique) doivent être fixés dans une convention collective de travail ou dans le règlement de travail lorsque le choix de titres-repas électronique est réglé par accord individuel.
En l’absence de règlement collectif (par convention collective ou dans le règlement de travail), le choix de titres-repas sous forme papier ou électronique est valable pour au moins trois mois. Dans le respect de ce délai minimum, tant l’employeur que le travailleur peuvent modifier leur choix moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois. Ce délai prend cours le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel le préavis a été notifié.
Remarque : vu la situation spécifique du secteur intérimaire, le choix ainsi que les modalités de réversibilité du choix ne peuvent être réglés que dans le cadre d’une convention collective sectorielle préalable.
IV. Procédure d’agrément
Comme précisé ci-avant, l’éditeur de titres-repas électroniques doit être agréé.
Le second arrêté royal publié ce 23 novembre 2010 au Moniteur belge contient la procédure à respecter pour obtenir cet agrément.
La demande est introduite auprès du Ministre des Affaires économiques. L’éditeur doit démontrer qu’il est mesure de respecter les conditions liées au fonctionnement du système et les conditions liées à la sécurité et à la protection de la vie privée.
Il doit notamment assurer une technologie fiable, empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès aux données et ne peut communiquer celles-ci à des tiers, ni les utiliser à des fins de profilage.
La demande d’agrément peut être introduite au plus tôt le 1er janvier 2011.
L’agrément est octroyé (ou refusé) dans un délai de 3 mois, via la publication d’un avis au Moniteur belge et est valable pour une durée indéterminée.
L’agrément peut être retiré si l’éditeur ne respecte plus les conditions précitées. En cas de faillite de l’éditeur, son agrément est automatiquement supprimé. Ce retrait ou cette suppression fait l’objet d’un avis au Moniteur belge. Dans les 3 jours ouvrables de cet avis, l’éditeur doit informer ses employeurs-affiliés.
Dès que l’agrément est retiré ou supprimé, l’éditeur ne peut plus émettre de titres-repas électroniques. Il doit toutefois veiller à ce que le système reste opérationnel pendant 3 mois, pour que les travailleurs puissent utiliser le solde restant sur leur compte titres-repas et que les commerçants soient payés.
Les titres-repas distribués après la perte de l’agrément ou la faillite restent valables jusqu’à leur date d’expiration.
V. Entrée en vigueur
Cette nouvelle réglementation entre en vigueur le 1er janvier 2011. Le système des titres-repas électroniques sera soumis à une évaluation trois ans après son entrée en vigueur.