En application de la réglementation du chômage l’employeur doit apposer sa signature manuscrite sur les formulaires de chômage (C131, C3.2., C4, …) afin de leur conférer une valeur juridique. Par l’apposition de sa signature, l’employeur reconnaît qu’il est responsable de l’exactitude des données figurant sur les formulaires de chômage.
Par sa circulaire du 8 septembre 1999 la Direction Réglementation du Chômage accorde une dispense de signature manuscrite sur les formulaires de chômage et autorise donc les employeurs à délivrer des formulaires portant une signature scannée à condition que l’identité et la fonction du souscripteur soient suivies de la formule suivante "J'accepte par la remise du présent formulaire être responsable des mentions susindiquées comme si j'avais personnellement signé ce formulaire".
Par une nouvelle circulaire, l’ONEm revient sur sa décision antérieure en raison des fraudes aux formulaires de chômage enregistrées ces dernières années. En plus de nombreux employeurs introduisent des déclarations électroniques auxquelles des règles strictes de sécurité et d’accès sont applicables.
De ce fait une signature scannée de l’employeur ou du secrétariat social suivie de la formule fixe sur les formulaires de chômage n’est à présent plus acceptée par les bureaux de l’emploi ou les caisses de paiement.
Une exception est cependant encore admise jusque fin 2012 sous certaines conditions pour les employeurs qui déjà dans le passé bénéficiaient d’une exonération de signature et imprimaient leurs formulaires avec la formule susmentionnée. Cette exception ne sera valable que pour les gros volumes de formulaires qui doivent être complétés de manière répétitive (C131B, C78, C 3.2.-employeur,…). L’Onem cite 100 formulaires dans sa note. L’exception ne sera pas acceptée pour les formulaires C4!
Si le bureau de chômage est au courant d’irrégularités dans l’entreprise, il pourrait décider que l’exception ne pourrait plus être accordée.