Suite au dépassement de l’indice-pivot au mois de mai 2017, les indemnités forfaitaires octroyées par l’employeur en remboursement des frais de séjour en Belgique acceptées fiscalement seront adaptées à partir du 1er juillet 2017.
Les indemnités allouées en remboursement de frais de séjour exposés dans le cadre de missions professionnelles en Belgique ne sont, dans certaines limites et certaines conditions, ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni imposables.
Au niveau fiscal
Les indemnités forfaitaires allouées par l'employeur en remboursement de frais de séjour exposés par un travailleur à l'occasion de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires.
Montants à partir du 1er juillet 2017 (sous réserve de confirmation par le fisc):
| Déplacement par journée calendrier | Supplément pour la nuit (1) | |||
| Plus de 5 heures à moins de 8 heures | 8 heures et plus | Logement aux frais du membre du personnel (2) | Logement gratuit (3) | |
| Tout type de personnel | 3,98 | 19,99 | 45,54 | 23,97 |
(1) Les frais de logement représentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit déjeuner.
(2) C'est-à-dire le logement non remboursé par l'employeur.
(3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues, . pour lequel aucun paiement n'est demandé. Il ne s'agit donc pas d'une nuit passée à l'hôtel et entièrement remboursée par l'employeur.
Il est également important de noter que les déplacements de plus de 5 heures et de moins de 8 heures couvrant la période entre midi et 14 heures donnent lieu à l'octroi de l'indemnité prévue pour les déplacements de 8 heures au moins.
Règle des 40 jours
Attention, à l’occasion d’une question parlementaire, le ministre des Finances a énoncé qu’une indemnité de repas (frais de séjour en Belgique) relative à des déplacements de service ne peut être octroyée lorsque le déplacement en question doit être considéré comme un déplacement vers un lieu fixe de travail en application de la règle des quarante jours. En pareil cas, il n’est bien entendu plus question d’un déplacement de service et les indemnités de repas payées par l’employeur ne peuvent pas être considérées comme un remboursement de frais propres à ce dernier. Il convient donc de ne pas octroyer d’indemnités journalières à un travailleur en mission longue durée chez un client, dans le cas où une mission a une durée de quarante jours ou plus (ces 40 jours ne doivent pas obligatoirement être consécutifs).
Au niveau social
Les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale.
L'O.N.S.S, dans ses instructions, a communiqué une liste des différents postes pour lesquels cet office accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués.
L'O.N.S.S. accepte actuellement un montant de 35 EUR lorsqu'il s'agit d'une nuitée.
Ce montant est limité aux jours au cours desquels le travailleur doit rester loger dans les environs d'un chantier ou d'un certain lieu de travail lorsqu'en raison de la distance, il n'apparaît pas raisonnable pour lui de retourner à son domicile. Ce montant compense le coût engendré pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.
Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l'O.N.S.S. accepte qu'il soit octroyé (montants depuis le 1er janvier 2016) :
- une indemnité de route de 10 EUR ;
- une indemnité de 7 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des titres-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait (exemple : indemnité de repas forfaitaire de 7 EUR mais titres-repas avec intervention patronale de 5,91 EUR : seule une indemnité de repas de 1,09 EUR pourra encore être octroyée).
Par ailleurs, l'O.N.S.S. impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :
- les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires (que ce soit de manière permanente comme les représentants de commerce, les techniciens et les consultants ou occasionnelle). Par non-sédentaire, l'O.N.S.S. vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d'une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d'accommodations privées ;
- le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée ;
- aucune distinction ne peut être faite entre les niveaux hiérarchiques (comme c'est le cas en matière fiscale) ;
- les travailleurs qui sont occupés un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n'ont pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L'O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l'octroi de titres-repas est envisageable.
Des indemnités forfaitaires supérieures sont acceptées à condition que l'évaluation des frais de déplacement et du surplus de dépenses occasionnées pour un repas pris à l'extérieur soit réaliste.
Si l'employeur opte pour le système forfaitaire de remboursement des indemnités pour frais occasionnés, il ne peut pas rembourser, sur la base des notes de frais, les frais qui sont déjà couverts par le forfait.
L'employeur peut évidemment toujours décider de rembourser les frais réellement supportés sur base des notes frais (base réelle et non forfaitaire).
Tant le fisc et que l’O.N.S.S. appliquent donc leurs propres règles et forfaits.
Ce type de remboursement de frais ainsi que toute une série d’autres sont amplement détaillés dans notre ouvrage de référence consacré aux Rémunérations Alternatives. Ne manquez pas la sortie prochaine de la nouvelle édition (2017) qui fête ses 10 ans cette année !