L'usage des langues dans l'entreprise est fixé par la loi et il vaut mieux en tenir compte pour éviter les surprises désagréables.
La langue à utiliser dans le cadre de vos relations de travail avec votre personnel dépend de la région linguistique dans laquelle se situe le siège d’exploitation (et donc pas nécessairement le siège social) de l’entreprise.
- Lorsque vous avez un siège d'exploitation dans la région de langue néerlandaise, l'usage du néerlandais est imposé dans les relations sociales avec les travailleurs ainsi que dans les actes et documents que la loi impose aux entreprises. Tous les documents à procurer au personnel doivent être rédigés en néerlandais: contrat de travail (en ce compris la clause d’essai), règlement de travail, bulletin de paie, fiche fiscale, compte individuel, notification du préavis, documents à délivrer à la fin du contrat tels que le formulaire C4, attestation d’occupation, attestation de vacances,….
- Quand vous avez un siège d'exploitation dans la région de langue française, l'usage du français est imposé dans les relations sociales et dans les actes et documents.
Dans ces deux régions linguistiques, l’acte ou le document rédigé en infraction à la langue prescrite sera nul. Cette nullité a un effet rétroactif: le document nul sera considéré comme n’ayant jamais existé et doit être remplacé pour l’avenir. Eventuellement, il peut y être joint une traduction dans l’autre langue ou dans une langue étrangère.
Prenons pour exemple, un employeur dont le siège d’exploitation est sis à Zaventem, qui a établi à la demande d’un travailleur d’expression française, le contrat de travail et la clause d’essai qui y est prévue, en langue française. Le contrat de travail en général et la clause d’essai en particulier seront considèrés comme nuls et ne pourront donc pas sortir leurs effets. En cas de licenciement, il faudra donc respecter les délais de préavis normaux et non pas les délais applicables en période d’essai. La seule mesure légale qui permettra de faire suite à la demande du travailleur est de prévoir une traduction vers le français.
- Lorsque vous avez un siège d'exploitation dans la région de Bruxelles-capitale (19 communes), vous devez établir les documents en néerlandais pour les membres du personnel d'expression néerlandaise et en français pour les membres du personnel d'expression française*.
- Si vous avez un siège d'exploitation dans la région de langue allemande, vous devez utiliser l'allemand pour les actes et documents destinés à vos membres du personnel*.
- Si vous avez un siège d'exploitation dans les communes à facilités situées en Région flamande et dans celles de la périphérie bruxelloise, vous devez établir les documents en néerlandais pour vos membres du personnel ; si vous avez un siège d'exploitation dans les communes à facilités situées en Région wallonne, vous devez le faire en français*.
*Attention : cette législation n’est applicable qu’aux employeurs (personnes morales ou physiques) qui dans ces régions exercent une activité industrielle, commerciale ou financière. Sont donc exclues les entreprises agricoles, les asbl et les professions libérales.
Si les documents ne sont pas rédigés dans la langue prescrite par la réglementation, la sanction prévue dans la région de Bruxelles-capitale, la région de langue allemande et les communes à facilités, consiste au remplacement obligatoire de cet acte ou document. Ce remplacement maintient la validité avec effet rétroactif du document original. Eventuellement, il peut y être joint une traduction dans l’autre langue ou dans une langue étrangère.
Conclusion: il est interdit d’établir des contrats de travail en langue française (à moins que ce soit une copie) pour une occupation en Flandre même si le travailleur d’expression française formule une telle demande et vice versa.