Surveillance renforcée de l’agrément des services de prévention externes


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La loi Bien-être du 4 août dispose que chaque employeur doit instituer un service interne de prévention et de protection au travail qui l'assiste pour appliquer les mesures à prendre dans le cadre du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail.

Lorsque le service ne peut accomplir lui-même toutes les tâches qui lui sont imposées, l'employeur doit faire appel à un service externe de prévention et de protection au travail agréé. En plus, dans certaines entreprises, des missions relatives à l’analyse des risques et des études d’accidents de travail doivent être effectuées par un service externe pour la prévention agréé.

Le Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation Sociale met à disposition une liste des services de prévention externes agréés.

Afin d’améliorer le  contrôle,  les conditions et la procédure d’agrément pour l’institution d’un service externe pour la prévention et la protection au travail, ont été modifiées récemment. Une demande d’agrément ou de renouvellement de l’agrément doit être adressée au Ministre de l’Emploi.

Demande d’agrément

A la demande d’agrément doivent être joints les documents et informations suivants:

  • une copie des statuts du service externe;
  • un organigramme de la structure du service et la liste des personnes actives dans le service;
  • une copie de l'agrément accordé par les Communautés à la section chargée de la surveillance médicale;
  • les nom et prénom de la personne chargée de la direction du service, ses qualifications et son expérience professionnelle;
  • les nom et prénom du conseiller en prévention qui a la direction de la section chargée de la gestion des risques et ses qualifications;
  • les nom et prénom du conseiller en prévention-médecin du travail qui a la direction de la section chargée de la surveillance médicale et ses qualifications ;
  • les nom et prénom des conseillers en prévention (dans les domaines de la sécurité au travail, la médecine du travail, l’ergonomie, les aspects psycho-sociaux) ainsi que leurs qualifications et, le cas échéant, leur expérience professionnelle;
  • la déclaration selon laquelle le service externe s'engage à appliquer les principes de gestion intégrale de la qualité, ou une copie du certificat de l’Institut belge pour la Normalisation duquel ressort que le service externe applique un système de qualité certifié par la norme légale;
  • un inventaire des moyens matériels.

En outre, le Ministre ou le fonctionnaire chargé de la surveillance peuvent demander toute autre information ou document pertinents qu'ils jugent nécessaire.
Si le service externe ne fournit pas les renseignements ou documents dans les deux mois à dater de cette demande, le renouvellement de l'agrément est refusé d'office. L'administration compétente communique cette décision au service externe par lettre recommandée.

Dès que le dossier est complet, le fonctionnaire chargé de la surveillance effectue une enquête sur place et établit un rapport.
Le dossier et le rapport sont soumis à la Commission opérationnelle permanente qui fournit un avis au Ministre dans les trois mois.

Décision d’agrément

Le Ministre décide d'accorder ou non l'agrément. Cet agrément est donné par voie d'arrêté ministériel. Cet arrêté peut concrétiser certaines conditions et l'agrément peut, le cas échéant, être limité aux seules missions faisant l'objet de contrats existants. Dans certains cas  l’agrément peut être accordé  pour une période plus courte que le délai d’agrément initial de 5 ans.

Renouvellement de l’agrément

Au plus tard un an avant l'expiration de la période d'agrément (en principe 5 ans), le service externe demande le renouvellement de l'agrément au Ministre. Dans le cas d'un agrément de maximum deux ans le Ministre peut accorder un délai de renouvellement d’agrément plus court.

La demande de renouvellement de l'agrément est accompagnée des documents et des renseignements suivants :

  • les modifications apportées aux documents et renseignements  annexés à la demande initiale;
  • un rapport financier relatif au fonctionnement du service externe pendant la période précédente d'agrément;
  • un rapport sur l'organisation et le fonctionnement du service externe et sur les missions accomplies pendant la période précédente d'agrément;
  • une copie du certificat de l’Institut belge pour la Normalisation.

Le Ministre ou le fonctionnaire chargé de la surveillance peut également demander des renseignements complémentaires à l’occasion de la demande de renouvellement . Si  les renseignements ou les documents ne sont pas fournis dans les deux mois, le renouvellement de l'agrément est refusé d'office et le refus est communiqué par lettre recommandée.

Contrôle

Les services externes agréés sont tenus de fournir, à la demande du fonctionnaire chargé de la surveillance, tous documents ou toutes informations qui concernent leurs activités ou leur fonctionnement ou qui sont nécessaires à la surveillance du respect des conditions d’agrément.

Si les fonctionnaires chargés de la surveillance constatent que le service externe ne répond plus aux dispositions de l’arrêté d’agrément, ou ne respecte pas les conditions imposées dans l'arrêté, ils peuvent fixer un délai dans lequel le service externe doit se mettre en règle. Lorsque le service externe ne s'est pas mis en règle à l'expiration du délai fixé ou lorsque l'administration compétente constate que le certificat de l’Institut belge pour la Normalisation a été retiré, n'a pas été renouvelé ou n’a pas été délivré, le Ministre peut décider ( après l'avis de la Commission opérationnelle permanente):

  • soit de limiter l'agrément aux seules missions faisant l'objet des contrats existants pour une période qu'il fixe;
  • soit de limiter l'agrément accordé à une période plus courte que la période originale de l'agrément;
  • soit de retirer l'agrément.

Ces nouvelles règles entrent en vigueur le 2 décembre 2012.