Le travail des étudiants en 2013

L'été est traditionnellement la période de l'année dans laquelle l'emploi des étudiants augmente. Cette année aussi, de nombreux étudiants seront à nouveau employés dans des secteurs différents. Il est utile dès lors de rappeler les dispositions essentielles relatives au travail des étudiants.

Qui peut travailler en tant qu'étudiant ?

Les jeunes âgés de 15 ans au moins qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire à temps plein et qui d'une manière ou d'une autre suivent des études, peuvent en principe être occupés comme étudiants (études secondaires, artistiques, techniques, supérieures, universitaires).

Ne peuvent conclure un contrat d'occupation d'étudiant les étudiants qui sont dans les liens d'un contrat de travail de manière ininterrompue depuis au moins douze mois, qui suivent des cours du soir ou un enseignement de jour à horaire réduit ainsi que les étudiants qui effectuent en tant que stagiaire, un travail non rémunéré dans le cadre de leurs études.

Les étudiants qui suivent un enseignement à temps partiel peuvent conclure un contrat d'occupation d'étudiant à condition qu'ils ne travaillent pas dans les liens d'un contrat de travail ou de stage à temps partiel, qu'ils n'effectuent pas un apprentissage dans les liens d'un contrat d'apprentissage de professions salariées ou de "Classes moyennes", qu'ils ne bénéficient pas d'allocations de transition (assurance chômage) et qu'ils travaillent en qualité de travailleurs étudiants uniquement pendant les périodes de vacances scolaires.

Les règles particulières d'un contrat d'étudiant

Le contrat d'étudiant doit être constaté pour chaque étudiant individuellement par un écrit établi au plus tard au moment de son entrée en service.

Le contrat d'étudiant doit obligatoirement contenir un certain nombre de mentions: l'identité, la date du début et de la fin de l'exécution du contrat, la durée du travail journalière et hebdomadaire, la clause d'essai éventuelle, etc… Un modèle de 'contrat d'étudiant' comportant toutes les mentions obligatoires est disponible sur notre site internet (voir: www.groups.be>Documentation>Modèles de lettres et de contrats>Contrats-Autres>Etudiant-Contrat de travail).

L'entrée en service et le départ de l'étudiant doivent être déclarés électroniquement (déclaration Dimona).

Lors du premier jour de travail, l'étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. L'employeur est tenu de faire signer par l'étudiant le récépissé du règlement de travail. Une copie du contrat d'occupation d'étudiant ainsi qu'une copie de l'accusé de réception par l'étudiant du règlement de travail doivent être envoyés à l'Inspection des lois sociales dans les 7 jours calendrier suivant l'entrée en service. L'employeur qui fait une déclaration Dimona pour son étudiant est exempté de cette obligation.

Le contrat d'étudiant est un document social qui doit être conservé pendant 5 ans.

Combien peut gagner un étudiant?

La rémunération des étudiants ne peut, sauf dispositions dérogatoires, être inférieure aux minima fixés par les conventions collectives de travail conclues au sein de la commission paritaire compétente ou, à défaut, au revenu minimum mensuel moyen fixé par le Conseil national du travail. Signalons que le revenu minimum mensuel moyen fixé au niveau du Conseil national du travail n'est pas applicable aux travailleurs occupés habituellement durant des périodes inférieures à un mois calendrier.

Le tableau suivant résume les salaires minima en vigueur depuis le 1er décembre 2012.
 

Sauf dispositions dérogatoires, l'étudiant a donc droit à une rémunération égale à celle des autres travailleurs occupant une fonction de la même catégorie, compte tenu de sa qualification professionnelle, et du salaire minimum y afférent tel que déterminé par la C.C.T. applicable au secteur d'activité concerné.

Comment mettre fin au contrat d'étudiant?

Le contrat d'étudiant prend automatiquement fin à l'expiration du terme prévu dans le contrat. Chacune des parties a le droit de mettre fin au contrat avant l'arrivée de ce terme. Pour les contrats de moins d'un mois, le délai de préavis à respecter par l'employeur est de 3 jours civils et de 1 jour civil pour l'étudiant. Pour les contrats d'une durée d'un mois au moins, ces délais sont respectivement de 7 et de 3 jours civils. Le préavis doit être notifié en respectant la procédure légale avec prise de cours le lundi qui suit la notification.

Le contrat d'étudiant et la sécurité sociale

Principe

L'employeur qui occupe un étudiant est tenu de déclarer celui-ci à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS), de retenir des cotisations sociales personnelles sur sa rémunération et de verser des cotisations sociales patronales.

Exception importante

Toutefois, certains étudiants sont exclus du régime de sécurité sociale s'ils remplissent les conditions suivantes:

• l'étudiant est occupé dans le cadre d'un contrat de travail d'étudiant écrit contenant les mentions obligatoires; et,
• cette occupation ne dépasse pas 50 jours de travail par année civile; et,
• l’occupation doit avoir lieu pendant les périodes d’absence autorisée à l’établissement d’enseignement.

Comment compter les jours de travail?

Par jours de travail il faut comprendre :

• les jours de travail effectif;
• les jours au cours desquels aucun travail n'est presté, mais pour lesquels l'étudiant conserve son droit à une rémunération sur laquelle les cotisations de sécurité sociale sont prélevées (jours de petits chômages, jours fériés, les jours de salaire garanti pour maladie, … );
• les jours de repos compensatoire (autres que le repos compensatoire du secteur de la construction);
• les jours de vacances légales des ouvriers.

Les jours qui tombent après la fin du contrat de travail ne sont pas comptabilisés dans les 50 journées de travail (jours fériés qui tombent dans une période de 14 ou 30 jours après la fin du contrat de travail, …).

Un jour presté compte comme un jour de travail, indépendamment du nombre d'heures prestées par l'étudiant.

Comment l’employeur peut-il consulter le nombre de jours restants?

L’étudiant peut imprimer pour l’employeur une attestation reprenant le nombre de jours restants pendant lesquels il peut encore être occupé comme étudiant sans dépasser le contingent de 50 jours.

L’étudiant peut aussi transmettre un code d’accès à l’employeur lui permettant d’accéder au site portail de la sécurité sociale (www.sécuritésociale.be) pour consulter le nombre de jours restants.

Il est vivement recommandé aux employeurs de demander, à chaque entretien d’embauche ou signature d’un contrat d’étudiant, l’attestation ou le code afin de connaître ainsi avec certitude le nombre de jours exact.

Nombre maximum de jours de travail chez un seul employeur

L’employeur, tout comme l’étudiant, a intérêt à ne pas dépasser le quota de 50 jours. En effet, à partir du 51e jour les cotisations normales de sécurité sociale sont dues.

En cas de dépassement de ces 50 jours, auprès d'un même employeur, les cotisations normales de sécurité sociale sont entièrement dues avec effet rétroactif au premier jour de l’occupation.

Toutefois, l’employeur peut échapper à cette sanction en faisant une DmfA correcte. L’employeur qui déclare les 50 premiers jours sous le régime des cotisations de solidarité et qui déclare spontanément les jours suivants sous le régime des cotisations sociales normales, ne sera pas sanctionné et il gardera l’avantage des cotisations de solidarité pour les 50 premiers jours.

Nombre maximum de jours de travail chez plusieurs employeurs

En cas de dépassement des 50 jours auprès de plusieurs employeurs les cotisations normales de sécurité sociale seront dues par le (les) employeur(s) au service (des)duquel(s) le dépassement a eu lieu et ce pour tous les jours de travail prestés au-delà du 50e jour.

Si les cotisations n’ont pas été retenues à temps sur le salaire brut de l’étudiant, l’employeur devra lui-même les payer en plus des cotisations patronales.

Cotisation de solidarité

L'employeur qui occupe un étudiant selon les conditions exposées ci-dessus ne doit pas effectuer de retenues de sécurité sociale ordinaires sur la rémunération allouée à l'étudiant ni payer des cotisations patronales.

Cependant, une cotisation de solidarité est due sur la rémunération (à 100 % aussi bien pour les ouvriers que pour les employés).

A partir du 1er janvier 2012, la cotisation de solidarité s’élève à 8,13%. L'employeur doit payer une cotisation de 5,42% sur la rémunération de l’étudiant (partie de la cotisation de solidarité à charge de l'employeur) et retenir une cotisation de 2,71 % sur cette rémunération (partie de la cotisation de solidarité à charge de l'étudiant).

Lorsqu’il s’avère que les retenues n’ont pas été effectuées à temps, l’employeur ne pourra plus les réclamer à l’étudiant.
Cette cotisation de solidarité ne donne droit à aucune prestation de sécurité sociale en faveur de l'étudiant.

Le salaire de l'étudiant et les impôts

L'employeur n'est pas obligé de retenir du précompte professionnel sur la rémunération qu'il octroie ou paie à l'étudiant lorsque les cotisations de sécurité sociale ne sont pas dues sur cette rémunération (sauf les cotisations de solidarité).

Les revenus de l'étudiant sont imposables distinctement dans son chef. L'étudiant doit par conséquent introduire une déclaration fiscale personnelle mentionnant les revenus provenant de son travail.

L'employeur qui occupe un étudiant doit établir une fiche fiscale et en transmettre une copie à l'étudiant.
L'étudiant dont les revenus imposables sont inférieurs à 25.990 EUR a droit à une exonération d’impôts de 7.270EUR (correspondant à un montant brut de 9.087,5 EUR).

L’étudiant reste considéré comme personne à charge de ses parents s’il répond simultanément aux 3 conditions suivantes :

• il fait partie du ménage de ses parents. L’étudiant qui vit en semaine dans une chambre d’étudiant est en principe censé faire partie du ménage des parents. Cette condition doit être remplie au 1er janvier de l’année suivant l’année de revenus (1er janvier 2014 pour l’année de revenus 2013);
• les rémunérations qu’il acquiert du fait de son occupation professionnelle ne constituent pas des frais professionnels dans le chef de ses parents (l’occupation professionnelle peut avoir lieu chez ses parents, mais ceux-ci ne peuvent pas déduire la rémunération allouée comme charge professionnelle);
• les revenus annuels (ressources nettes) de l’étudiant ne peuvent excéder les plafonds maximums suivants:

Par revenus on entend également les pensions alimentaires dépassant un certain montant et les revenus provenant de biens mobiliers et immobiliers. Par contre, la première tranche de 2.560 EUR des rémunérations perçues d’un contrat d’étudiant ne doit pas être considérée comme un moyen d’existence.

Des informations complémentaires ?

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