Les mois d'été, période durant lesquels les employeurs seront confrontés à la problématique des vacances annuelles, approchent à grands pas. Rappelons les règles du jeu.
1. Qui a droit à des vacances ?
Toutes les personnes soumises au régime de sécurité sociale belge pour travailleurs salariés ont droit à des vacances annuelles. Certains travailleurs sont cependant exclus de ce régime (ex : les sportifs rémunérés et les étudiants qui sont exclus de la sécurité sociale).
2. Quelle est la durée légale des vacances ?
Le droit aux vacances (jours de vacances et pécule de vacances) est déterminé en fonction de l'occupation pendant l'exercice de vacances, à savoir l'année civile précédant l'année au cours de laquelle l'intéressé prend ses vacances. Pour connaître la durée des vacances de l'année 2013, on se base sur les prestations de l'année 2012.
Les jours effectivement prestés sont pris en considération pour le calcul de la durée des vacances annuelles, mais on tient également compte de journées assimilées, comme les périodes de maladie, le congé de maternité, le congé de paternité, les vacances complémentaires, les vacances jeunes et d’autres jours d’inactivité assimilés à des jours de travail effectifs .
2.1. Les ouvriers
Pour connaître le nombre total de jours de vacances auxquels l'ouvrier a droit, l'ONVA se réfère au tableau utilisé jusqu'à présent pour un régime de travail 5 jours/semaine: au nombre total de jours au cours de l'exercice de vacances correspond un nombre x de jours de vacances.
Ce tableau est le suivant:
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Nombre de journées de travail et de journée assimilées en 2012 (régime de 5 jours/semaine) |
Nombre de jours de vacances en 2013 exprimés en jours en régime de travail de 5 jours/semaine à temps plein |
Nombre de journées de travail et de journées assimilées en 2012 (régime de 5 jours/sem) |
Nombre de jours de vacances en 2013 exprimés en jours en régime de travail de 5 jours/semaine à temps plein |
| 230 et plus | 20 | de 106 à 124 | 9 |
| de 221 à 230 | 19 | de 97 à 105 | 8 |
| de 212 à 220 | 18 | de 87 à 96 | 7 |
| de 202 à 211 | 17 | de 77 à 86 | 6 |
| de 192 à 201 | 16 | de 64 à 76 | 5 |
| de 182 à 191 | 15 | de 48 à 63 | 4 |
| de 163 à 181 | 14 | de 39 à 47 | 3 |
| de 154 à 162 | 13 | de 20 à 38 | 2 |
| de 144 à 153 | 12 | de 10 à 19 | 1 |
| de 135 à 143 | 11 | de 0 à 9 | 0 |
| de 125 à 134 | 10 |
Il est important de remarquer qu'en aucun cas, le nombre de jours de vacances obtenu ne peut dépasser 20 jours, soit 4 semaines de vacances.
Si, au moment de la prise de vacances, le travailleur effectue ses prestations en régime de travail autre que 5 jours par semaine, il appartiendra à l'employeur de faire la conversion et de calculer le nombre de jours en tenant compte du régime réel de travail.
2.2. Les employés
Le calcul de la durée des vacances pour les employés et les apprentis-employés se fait comme suit :
- (2 jours de vacances par année de vacances) x nombre de mois prestés et/ou assimilés(durant l’exercice de vacances) dans un régime de six jours semaine ;
- Autre régime : nombre de jours de vacances (6j/ semaine) x (nombre de jours prestés effectivement par semaine / 6)
2 jours de vacances par mois prestés ou assimilés pendant l'année précédente dans le cadre de la semaine de six jours. Pour passer d'une semaine de six jours à une semaine de cinq jours, il y a lieu de multiplier le résultat obtenu par 5/6.
Pour une année de prestations complète (qui comprend les jours effectivement prestés et les périodes assimilées), la durée des vacances annuelles est fixée à 24 jours dans le cadre d'une semaine de six jours, ou 20 jours dans le cadre d'une semaine de cinq jours ( = 4 semaines).
3. Calcul du pécule de vacances
Le pécule de vacances légal comprend :
- un simple pécule de vacances pour 4 semaines. Le pécule est inclus dans la rémunération normale du mois au cours duquel le travailleur prend ses vacances.
- un double pécule de vacances pour 4 semaines complètes. Ce pécule est payé au moment où le travailleur prend les vacances principales.
3.1. Les ouvriers
Le pécule de vacances est payé par l’ONVA ou par la caisse de vacances compétente. Le pécule payé par les caisses est financé par une cotisation annuelle du travailleur de 6% et une cotisation patronale annuelle de 10,27% calculées sur la rémunération de l’ouvrier à 108% afférente à l’année précédente.
3.2. Les employés
Le calcul des vacances est basé sur les prestations chez un ou plusieurs employeurs pendant l'exercice de vacances.
L'employeur paie à l'employé et à l'apprenti-employé, à titre de simple pécule de vacances, la rémunération normale afférente à chaque jour de vacances. Ce simple pécule est donc automatiquement inclus dans la rémunération normale du mois au cours duquel les jours de vacances sont pris.
Le double pécule de vacances équivaut à 1/12 de 92% de la rémunération brute du mois pendant lequel les vacances prennent cours, par mois presté ou assimilé durant l'exercice de vacances.
Exception : les rémunérations variables
Des règles spécifiques relatives au calcul du simple et du double pécule de vacances sont applicables aux employés dont la rémunération est partiellement ou totalement variable (commissions, primes, pourcentages, remises, etc.).
Le simple pécule est basé sur la rémunération (journalière) moyenne dans les 12 mois qui précèdent le mois des vacances principales :
- dans le cadre de la semaine de 6 jours : 25 jours;
- dans le cadre de le semaine de 5 jours : 25 x 5/6 = 20,83;
- dans le cadre d'un mois incomplet : les journées effectivement prestées.
Le double pécule est égal à 92% de la rémunération moyenne dans la période des 12 mois qui précèdent le mois des vacances principales.
Impossibilité de prendre les vacances
Lorsqu'un travailleur se trouve dans l'impossibilité de prendre ses vacances pour cause de congé de maternité, maladie ou autre type de suspension complète des prestations, le simple pécule de vacances et le double pécule de vacances sont dûs.
Lorsque l'employé se trouve dans l'impossibilité de prendre ses vacances, le simple pécule de vacances afférent aux jours de vacances non pris lui est payé au plus tard le 31 décembre de l'année de vacances.
Le double pécule de vacances est égal à 92% du salaire de décembre x les mois de l'exercice de vacances / 12.
4. Pécule de vacances de sortie
Un pécule de vacances, calculé selon les règles ci-après, doit être payé dans les cas suivants :
- employé appelé sous les armes;
- suspension complète dans le cadre du crédit-temps (en ce compris les suspensions complètes pour congé parental, congé pour soins palliatifs et congé pour soins à un proche gravement malade);
- fin du contrat de travail.
Une règle similaire existe en cas de changement du régime hebdomadaire de travail chez le même employeur. Dans ce cas, le paiement de la rémunération est effectué au mois de décembre de l'année au cours de laquelle a eu lieu cette diminution.
Attention : cette règle est uniquement applicable s'il s'agit d'employés.
Calcul du pécule de vacances de sortie
Le pécule de vacances de sortie est égal à 15,34% des rémunérations brutes gagnées chez lui pendant l'année de vacances en cours, majorées éventuellement d'une rémunération fictive afférente aux journées d'interruption de travail assimilées à des journées de travail effectif. La rémunération brute comprend aussi la prime de fin d'année, d'autres primes et avantages.
Les 15,34% sont composés de 7,67% de simple pécule de vacances et de 7,67% de double pécule de vacances.
5. Des catégories particulières
5.1. Les vacances Jeunes
Principales conditions donnant droit à des vacances complémentaires :
- ne pas avoir atteint l'âge de 25 ans au 31 décembre de l'année de la fin des études (exercice de vacances);
- avoir au cours de l'exercice de vacances terminé des études, un apprentissage ou une formation reconnue;
- avoir épuisé son droit aux vacances légales;
- avoir travaillé 1 mois au moins pendant cet exercice de vacances.
- être lié par un contrat de travail lors de la prise des 'vacances-jeunes' ;
- ne pas bénéficier d’un revenu de remplacement ou de revenus professionnels pendant les vacances Jeunes.
Pour chaque jour de vacances jeunes, une allocation attribuée est égale à 65 % du salaire plafonné. Cette allocation est à charge de l'assurance chômage.
5.2. Les vacances Seniors
Le travailleur aura droit à ces allocations (à charge de l'ONEM) aux conditions suivantes :
- être âgé de 50 ans ou plus
- recommencer à travailler en tant que salarié
- être lié par un contrat de travail et ne pas bénéficier ni du régime de vacances particulier applicable aux services publics ni d'un régime de rémunération différée comme travailleur occupé dans l'enseignement ;
- ne pas avoir droit aux 4 semaines de congé payé à cause d'une période de chômage complet ou d'invalidité ayant eu cours dans le courant de l'année précédente
- ne pas percevoir de revenu professionnel ou de revenu de remplacement pour les (demi-)jours de vacances Seniors.
Calcul
L'allocation-vacances Seniors s'élève à 65 % de la rémunération brute théorique à temps plein pour le premier mois au cours duquel le travailleur prend des vacances Seniors.
5.3. Vacances européennes
Conditions à remplir pour avoir droit aux vacances européennes
Les travailleurs qui remplissent les conditions cumulatives suivantes ont droit aux vacances européennes :
1) débuter ou reprendre une activité au service d'un ou de plusieurs employeurs;
Par "début d'activité", il faut entendre le commencement d'une activité à la suite d'une activité dans le cadre de laquelle le travailleur n'a jamais été soumis complètement ou partiellement à la réglementation des vacances annuelles du secteur privé : activité de travail indépendant, activité effectuée à l'étranger, activité effectuée dans le secteur public (= fonctionnaires).
Par"reprise d'activité", il faut entendre la reprise d'une activité après que le travailleur ait été:
- demandeur d'emploi (non lié par un contrat de travail);
- en incapacité de travail;
- sous les drapeaux;
- en interruption de carrière;
- en crédit-temps à temps plein;
- en congé sans solde;
- au terme de son contrat de travail.
2) avoir effectué dans l'année civile du début ou de la reprise des activités, des prestations effectives ou d'avoir eu une interruption assimilée à des prestations effectives d'au moins trois mois, de manière continue ou non, auprès d'un ou plusieurs employeurs. Cette période est appelée "période d'amorçage".
3) avoir épuisé les jours de vacances légales tels que visés par la réglementation relative aux vacances annuelles (il ne reste au travailleur plus aucun jour de vacances acquis sur base de ses prestations de l'année antérieure).
Il s'agit d'un droit à des vacances et cela signifie que le travailleur n'est pas obligé de prendre ses vacances annuelles.
Pour les ouvriers comme pour les employés, les vacances supplémentaires sont financées par le travailleur lui-même par le moyen d'un préfinancement avec le double pécule de l'année suivante. Etant donné que le pécule supplémentaire est financé par le double pécule, il n'est pas considéré comme de la rémunération et de ce fait le travailleur sera redevable de cotisations de solidarité.
Vacances européennes pour les ouvriers
La durée des vacances européennes est fixée de la même manière que celle des vacances annuelles.
A la fin de la période d'amorçage de 3 mois, le nombre de jours de vacances supplémentaires sera fixé en fonction du nombre de jours de travail effectifs et de jours assimilés de l'année en cours (voir tableau ci-dessous). Sur ces jours supplémentaires seront imputés les jours de vacances normaux pris par l'ouvrier.
Exemple: un ouvrier commence à travailler le 1er octobre 2012. En 2013 il aura droit à 1 semaine de vacances (légales) rémunérée. Lorsqu'il prend ses vacances au mois de juillet 2013, il pourra prendre encore deux semaines de vacances supplémentaires sur base de ses jours prestés en 2013.
Les jours suivants sont assimilés pour le calcul de la durée des vacances supplémentaires:
- les jours assimilés tels que ceux qui sont assimilés dans le cadre des vacances annuelles normales (p.ex. maladie, accident, repos de maternité,...);
- les jours de vacances légales;
- les jours de vacances supplémentaires.
L'ouvrier ne pourra prendre ses jours de vacances supplémentaires qu'après avoir épuisé ses jours de vacances légales.
Pécule supplémentaire
L'ouvrier perçoit de l'ONVA ou d'une caisse de vacances un pécule de vacances supplémentaire de 7,69 % des rémunérations de la période donnant droit aux vacances supplémentaires demandées par l'ouvrier (nous supposons qu'il s'agit ici de la période d'amorçage de trois mois), majorées éventuellement d'une rémunération fictive pour les jours d'inactivité assimilés à des jours de travail effectif normal.
Exemple: en 2012, l'ouvrier prend 5 jours de vacances supplémentaires. Le pécule sera égale à sa rémunération de 3 mois de l'année 2012 x 7,69%
Les jours assimilés sont les mêmes que ceux dont il est tenu compte pour le calcul des vacances normales (par exemple accident, maladie, repos de maternité,...). Les jours de vacances annuelles (du tableau ci-avant) ainsi que les jours de vacances supplémentaires sont assimilés.
Le pécule de vacances supplémentaire est payé au plus tard dans le courant du trimestre suivant le trimestre au cours duquel le droit aux vacances supplémentaires a été exercé.
Exemple: les 5 jours de vacances supplémentaires sont pris au mois d'août 2012. Le pécule afférent sera payé au quatrième trimestre 2012.
Le pécule de vacances supplémentaires est déduit du paiement du pécule de l'année qui suit la prise de ces vacances supplémentaires, à concurrence maximum de 50 p.c. du montant du pécule. La solidarité du régime de vacances entre en action lorsque la totalité du pécule supplémentaire n'a pu être déduite.
Exemple: le même ouvrier perçoit en 2013, un chèque de vacances : rémunérations de 2012 à 10% + rémunérations fictives x 15,35% - pécule supplémentaire perçu en 2012 (rémunérations afférentes à ces trois mois en 2012 x 7,69%).
Vacances européennes pour les employés
Dès la dernière semaine de la période d'amorçage (= 3 mois), l'employé qui remplit les conditions (voir point 1 ci-avant), a le droit de prendre un maximum de six jours de vacances dans un régime de travail de six jours par semaine. Si l'employé est occupé dans un autre régime de travail, il a droit à des jours de vacances proportionnellement au régime de travail qui est le sien durant sa période d'amorçage.
Exemples:
- Dans un régime de travail de cinq jours par semaine, l'employé a donc droit à 6x5/6 = 5 jours de vacances supplémentaires.
- L'employé à temps partiel qui travaille 19 heures par semaine réparties sur 4 jours par semaine aura droit à 6x4/6 = 4 jours de vacances supplémentaires qu'il prendra dans son régime à temps partiel.
Après cette période d'amorçage, la durée des vacances est déterminée à raison de deux jours par mois de prestations effectuées chez un ou plusieurs employeurs si l'employé est occupé en régime de travail de six jours par semaine (dans un autre régime de travail, il a droit à des jours de vacances proportionnellement à son régime de travail).
Sont aussi considérés comme des jours de travail:
- les jours pendant lesquels le contrat de travail est suspendu (mêmes assimilations que dans l'ancienne réglementation: maladie, accident, repos de maternité,...);
- les jours des vacances légales ainsi que les jours de vacances supplémentaires.
Pécule des vacances supplémentaires
L'employeur paie à la date normale du paiement de la rémunération, la rémunération normale afférente aux jours de vacances supplémentaires pris (= pécule supplémentaire). Sur ce pécule supplémentaire il n'y aura qu'une cotisation sociale personnelle à retenir.
Le pécule afférent aux vacances supplémentaires sera déduit lors des paiements ultérieurs du double pécule (et si nécessaire sur le double pécule de vacances des années suivantes comme il l'est écrit dans le rapport au Roi mais pas rappelé dans le texte de l'arrêté royal). Le double pécule de vacances est payé au moment où l'employé prend ses vacances principales ou lorsqu'un pécule de départ est dû).
Sont aussi considérés comme des jours de travail pour le calcul du pécule supplémentaire :
- les jours pendant lesquels le contrat de travail est suspendu (mêmes assimilations que dans l'ancienne réglementation: maladie, accident, repos de maternité,...);
- les jours des vacances légales ainsi que les jours de vacances supplémentaires.
La déduction sera donc opérée:
- dans l'année suivant la prise des vacances supplémentaires ou;
- le cas échéant, lorsqu'un pécule de départ est calculé (notamment en cas d'appel sous les armes, interruption de carrière, crédit-temps à temps plein).
6. Fixation des dates de vacances
6.1. Procédure de fixation des dates
Les vacances collectives :
- par décision des commissions paritaires, ou à défaut de décision,
- par une décision du conseil d'entreprise, ou à défaut de décision,
- par des accords d'entreprise entre l'employeur et la délégation syndicale, ou à défaut d'accord,
- par un accord entre l'employeur et les travailleurs, ou à défaut d'accord.
Dès qu’un accord relatif aux dates des vacances collectives est intervenu, l’employeur doit procéder à l’adaptation de son règlement de travail.
Les vacances individuelles :
Lorsque le travailleur peut disposer librement de ses vacances, les dates en sont fixées individuellement avec chaque travailleur. Il faut que le travailleur ait l’accord de l’employeur pour la prise effective des vacances.
7. La brochure concernant les vacances annuelles
Pour toutes informations pratiques et dispositions légales relatives aux vacances annuelles vous pouvez consulter la brochure "Les vacances annuelles" commercialisée par Group S.