Un employeur qui envoie son travailleur en mission à l’extérieur, peut, sous certaines conditions, lui octroyer une indemnité forfaitaire journalière.
Jusqu’à présent, ces indemnités forfaitaires allouées par l'employeur en remboursement de frais de séjour exposés par un travailleur à l'occasion de ses déplacements professionnels en Belgique n’étaient pas imposables si leur montant ne dépassait pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires. Or, ce dernier faisait varier le montant en fonction du niveau de fonction (A, B, C et D). L’indemnité, dans le secteur privé, était donc modulée en fonction du niveau de fonction du travailleur.
A partir du 1er janvier 2014, le fisc a décidé que tous les travailleurs pourront percevoir les indemnités les plus élevées, quelle que soit leur catégorie.
En résumé, cela signifie que les indemnités forfaitaires que les entreprises accordent à leurs travailleurs pour des déplacements en Belgique en remboursement de frais qui leurs sont propres, ne seront pas imposables si :
- le montant de l’indemnité est fixé en tenant compte du nombre réel de déplacements et des exigences de durée minimum des déplacements effectués ;
- ce montant ne dépasse pas les indemnités que l’Etat octroie à son personnel des classes A4 et A5.
1. Règles à respecter
L’indemnité pour frais de séjour couvre les repas et les boissons lorsque les prestations ont lieu en dehors de l’entreprise et pour le compte de celle-ci.
Un déplacement de service de minimum 5 heures sur ordre de l’employeur est requis pour pouvoir bénéficier de l’indemnité forfaitaire. Pour rappel, les déplacements de plus de 5 heures et de moins de 8 heures couvrant la période entre midi et 14 heures donnent lieu à l'octroi de l'indemnité prévue pour les déplacements de 8 heures au moins.
2. Montants valables depuis le 1er janvier 2013
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Déplacement par journée calendrier |
Supplément pour la nuit (1) |
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Plus de 5 heures à moins de 8 heures |
8 heures et plus |
Logement aux frais du membre du personnel (2) |
Logement gratuit (3) |
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| Tout type de personnel |
3,82 |
19,22 |
43,78 |
23,04 |
(1) Les frais de logement représentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit déjeuner.
(2) C'est-à-dire le logement non remboursé par l'employeur.
(3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues, etc. et qu'aucun paiement n'est demandé pour ce logement. Il ne s'agit donc pas d'une nuit passée à l'hôtel entièrement remboursée par l'employeur.
3. Dépassement des montants
Si l’indemnité octroyée excède les montants précités et/ou si les déplacements de service ne répondent pas aux conditions de durée minimum, elle doit en principe être considérée comme une rémunération imposable.
L’octroi d’une indemnité de séjour supérieure mais non-imposable reste possible, à condition que l’employeur apporte la double preuve suivante :
- l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
- l’indemnité est réellement consacrée à de tels frais.
Il en va de même pour les indemnités octroyées en remboursement de frais propres à l’employeur pour des déplacements de service de cinq heures ou moins.
4. Confirmation légale
Ce qui précède provient d’une réponse parlementaire du ministre des Finances. Il est prévu que l’administration élabore une circulaire qui reprendra les principes évoqués ci-dessus pour les indemnités payées ou octroyées à partir du 1er janvier 2014.
5. Et au niveau social ?
L’O.N.S.S. n’a pas modifié son point de vue. Les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale.
L'O.N.S.S. accepte actuellement un montant de 35 EUR lorsqu'il s'agit d'une nuitée. Ce montant est limité aux jours au cours desquels le travailleur doit rester loger dans les environs d'un chantier ou d'un certain lieu de travail lorsque, en raison de la distance, il n'apparaît pas raisonnable pour lui de retourner à son domicile. Ce montant compense le coût engendré par le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.
Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l'O.N.S.S. accepte qu'il soit octroyé :
- une indemnité de route de 10 EUR ;
- une indemnité de 6 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des titres-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait (exemple : indemnité de repas forfaitaire de 6 EUR mais titres-repas avec intervention patronale de 4,91 EUR : seule une indemnité de repas de 1,09 EUR pourra encore être octroyée).
Par ailleurs, l'O.N.S.S. impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :
- les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires (que ce soit de manière permanente comme les représentants de commerce, les techniciens et les consultants ou occasionnelle). Par non-sédentaire, l'O.N.S.S. vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d'une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d'accommodations privées ;
- le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée ;
- aucune distinction ne peut être faite entre les niveaux hiérarchiques ;
- les travailleurs occupés un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n'ont pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L'O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l'octroi de titres-repas est envisageable.