Les travailleurs qui partent en mission de service à l'étranger pour le compte de leur employeur sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions à l'étranger et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur. Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur.
C’est ainsi que le fisc et l’O.N.S.S. acceptent que l’employeur se base sur les indemnités forfaitaires journalières réparties par pays que le SPF Affaires étrangères octroie à ses propres fonctionnaires. La liste des pays et des montants correspondant fait l’objet chaque année d’un arrêté ministériel (cliquez ici pour les montants valables depuis le 1er avril 2014).
Missions de maximum 30 jours calendrier
La liste établit une distinction entre les agents en poste (catégorie 2) et le personnel de l'administration centrale (catégorie 1).
Les montants à prendre sont ceux appartenant à la catégorie 1.
Missions de plus de 30 jours
Les indemnités de séjour forfaitaires journalières, octroyées en remboursement de frais encourus lors d'un séjour à l'étranger de plus de 30 jours successifs, peuvent être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions suivantes :
- le montant maximum de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peut pas dépasser le montant déterminé par pays pour les fonctionnaires "en poste" à l'étranger du SPF Affaires étrangères (catégorie 2) ;
- l’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à un maximum de 24 mois ;
- l’attribution ou le paiement cesse en cas d’établissement définitif à l’étranger du travailleur.
Frais couverts
Les montants sont censés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour. Par menues dépenses, il convient d’entendre, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination – tels que tram, bus, métro, ou taxi -, les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires.
Réduction des montants
Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas ou certaines menues dépenses, les indemnités de séjour forfaitaires doivent être, sur base journalière, et selon le cas, diminuées de :
- 15 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le petit déjeuner ;
- 35 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas de midi ;
- 45 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas du soir ;
- 5 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour les menues dépenses.
Détermination du montant
Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur pour chaque jour entier d’absence, à savoir une journée entre deux nuits en mission à l’étranger. L’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n’est prise en considération qu’à concurrence de la moitié.
Pour la détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière applicable en cas de mission à l'étranger concernant différents pays, l'indemnité de séjour forfaitaire journalière attachée au lieu où a eu lieu la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.
Cumuls interdits
Lorsque des titres-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas exposés pendant ce séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du titre-repas (avec un maximum de 5,91 EUR par titre-repas) est déduite du montant de l’indemnité de séjour forfaitaire.
De même, l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires précitées ne peut pas être combiné en même temps avec le remboursement de frais de repas et de menues dépenses sur la base de pièces justificatives.