Indemnité pour télétravail : nouveau forfait fiscal et social


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Au début de cette année, le fisc a publié une circulaire fiscale (16 janvier 2014) dans laquelle il prévoit que l’indemnité octroyée par l’employeur aux travailleurs effectuant du télétravail peut être, dans une certaine limite, exonérée d’impôt.

1. Situations visées

Ce qui suit concerne le télétravail effectué dans des locaux privatifs du travailleur, généralement à son domicile, et organisé dans le cadre de journées de travail normales. On ne règle donc pas la problématique des travailleurs qui, régulièrement ou occasionnellement, en dehors des heures normales de travail (par ex. le soir ou le week-end), sont amenés à travailler chez eux.

Ne sont donc pas visés :

  • les travailleurs dits mobiles, c'est-à-dire ceux dont la mobilité fait partie intégrante de la fonction ;
  • le travail réalisé dans un bureau satellite de l'employeur, c'est-à-dire un local décentralisé de l'employeur ou mis à la disposition de celui-ci par l'employeur ;
  • le travail exécuté chez un client ou un fournisseur, sur un chantier, etc.

2. Frais visés

La circulaire précitée ne concerne que les frais liés à l'ordinateur et à l'internet (tant la connexion que l'abonnement) du travailleur pris en charge par l’employeur.

Nous ne sommes donc pas dans le cas d'une mise à disposition d'une installation informatique par l'employeur où le travailleur n'est pas propriétaire du matériel, ni titulaire de l'abonnement internet ni redevable des factures internet.

3. Intervention de l’employeur

Lorsqu'un employeur alloue une indemnité dans la situation visée ci-dessus, elle ne pourra être exonérée d’impôt (= remboursement de frais propres à l’employeur) que si l’employeur peut apporter la double preuve :

  • que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
  • que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

Lorsque l'internet est réellement utilisé par le travailleur dans le cadre du télétravail (1ère preuve), pour des raisons pratiques, le fisc s'abstiendra néanmoins de demander toute justification (2ème preuve) lorsque le montant de l'intervention de l'employeur est fixé forfaitairement à un maximum de 20 EUR par mois.

Ce qui précède vaut également pour l’intervention de l’employeur dans l’utilisation professionnelle d’un ordinateur privé. Le fisc s’abstiendra en effet de demander toute justification lorsque le montant de l'intervention (pour l'ordinateur) est fixé forfaitairement à un maximum de 20 EUR par mois.

Au total, il est donc possible d'octroyer une indemnité non imposable de 40 EUR par mois.

4. Exemples

1. Un travailleur effectue du télétravail tous les vendredis du mois de mars et utilise dans ce cadre un ordinateur et un abonnement internet mis à sa disposition par son employeur. Le travailleur utilise également l'installation informatique à des fins privées.

Dans ce cas, un avantage de toute nature imposable dans le chef du travailleur est fixé pour ce mois de mars à (180 + 60) x 1/12 = 20 EUR.

2. Un travailleur effectue du télétravail tous les vendredis du mois de mars et utilise dans ce cadre son propre ordinateur et son propre abonnement internet.

Pour ce mois de mars, son employeur l'indemnise forfaitairement à concurrence de 40 EUR (20 EUR pour l'ordinateur + 20 EUR pour l'internet).

Dans ce cas, l'administration acceptera sans plus cette indemnité comme étant un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable.

Si l'employeur octroie une indemnité forfaitaire de 50 EUR, dans ce cas, à défaut de justificatifs, l'administration considérera une partie de cette indemnité (10 EUR) comme une rémunération imposable.

5. Et du côté de l'O.N.S.S. ?

L’O.N.S.S. accepte que, si un travailleur utilise son propre PC (en ce compris périphériques et logiciels) et/ou sa connexion internet (en ce compris l’abonnement) à des fins professionnelles et ce, de façon substantielle et régulière, comme par exemple :

  • 1 jour chaque semaine,
  • quelques heures plusieurs fois par semaine,
  • une semaine chaque mois,
  • (…),

l’employeur indemnise les frais sur base d’un forfait de 20 EUR par mois pour le PC et 20 EUR par mois pour internet, et ce, à la condition que l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (ex. en prenant une partie du prix d’achat du PC à sa charge). Ce faisant, l’O.N.S.S. applique les mêmes montants que l’administration fiscale.

Si l’employeur veut octroyer un montant plus élevé que le forfait à un travailleur qui remplit les conditions ci-avant, il devra justifier l’intégralité du montant. S’il ne peut le faire, la partie qui dépasse le forfait de 20 EUR seulement sera assujettie aux cotisations.

Pour les travailleurs qui utilisent leur propre PC et/ou leur connexion internet de façon occasionnelle (par exemple certains soirs, rédiger un rapport ou lire de la documentation), le forfait de 20 EUR ne s’applique pas. Si l’employeur souhaite indemniser ces frais, il lui appartient de justifier l’indemnité qu’il veut octroyer.

 

Source : Circulaire n° Ci.RH.241/616.975 (AGFisc N° 2/2014) dd. 16.01.2014 et instructions intermédiaires O.N.S.S. 2014/03.