L'organisation de vacances collectives ou la fermeture collective pour 2015 doit également être incluse dans le règlement de travail. Il est indiqué d'effectuer à temps cette insertion de manière à ce que les travailleurs puissent en tenir compte lors du planning des dates de leurs vacances
Avant de prendre une quelconque décision il est judicieux de voir si la commission paritaire compétente pour l'entreprise n'a pas pris une décision en cette matière. En effet, cela est parfaitement possible, pour autant que le Ministère des Affaires sociales ait été informé de cette décision au plus tard le 31 décembre 2014 (voir à ce sujet la documentation sectorielle des commissions paritaires).
Si la commission paritaire n'a pas communiqué sa décision en cette matière à la date indiquée, les dates des vacances peuvent être fixées au niveau de l'entreprise par l'employeur et le conseil d'entreprise.
- A défaut d'un conseil d'entreprise ou à défaut d'une décision de celui-ci, l'employeur peur prendre une décision en accord avec la délégation syndicale de l'entreprise.
- A défaut d'une délégation syndicale ou à défaut d'un accord conclu entre l'employeur et la délégation syndicale, l'employeur peut conclure un accord avec ses travailleurs étant entendu que dans ce cas, il ne peut être question de fermeture de l'entreprise pour vacances collectives que s'il y a un accord unanime entre l'employeur et l'ensemble des ses travailleurs. Il ne suffit donc pas que la majorité des travailleurs marque son accord avec la période proposée par l'employeur. Si quelques-uns des travailleurs, voire même uniquement l'un d'entre eux, n'est pas d'accord, la fermeture collective de l'entreprise pour vacances annuelles est exclue.
Si un accord a été conclu, les dates des vacances collectives annuelles 2015 doivent encore être intégrées dans le règlement de travail. Toutefois, la procédure légale (affichage pendant 15 jours, registre des observations,..) à suivre pour la modification du règlement de travail, n'est pas applicable ici.
Les démarches suivantes restent néanmoins à faire :
- Au plus vite et au plus tard avant le 1er janvier 2015, afficher dans les locaux de l'entreprise un avis reprenant l'accord concernant les jours des vacances collectives;
- Remettre une copie de cet avis à chaque travailleur;
- Envoyer une copie de cet avis dans les huit jours suivant l'entrée en vigueur de la modification du règlement de travail à l'Inspection des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.