Nouvelle réglementation tarifaire pour les services externes à partir du 1er janvier 2016

La réglementation tarifaire actuelle pour le service externe pour la prévention et la protection au travail est modifiée à partir du 1er janvier 2016 afin de plus tenir compte de la gestion des risques.

La réglementation tarifaire actuelle pour le service externe pour la prévention et la protection au travail dépend principalement de la surveillance de la santé périodique et ne tient pas compte de la gestion des risques dans l’entreprise. De plus, la réglementation manque de transparence : il n’est pas évident de savoir quelles prestations sont couvertes par les cotisations.

C’est pourquoi une  nouvelle réglementation tarifaire mise en place met davantage l’accent sur les risques présents dans le secteur dont relève l’entreprise. Cette réglementation se veut aussi plus transparente.

Cette nouvelle réglementation entre en vigueur le 1er janvier 2016.

1) Répartition en cinq groupes tarifaires

Les employeurs sont répartis en cinq groupes tarifaires sur la base de leur activité principale. On entend par activité principale l’activité effectuée par la majorité des travailleurs de l’employeur. Le terme « employeur » fait référence à l’entité juridique et non pas à l’unité technique d’exploitation, comme c’est par exemple le cas pour la réglementation en matière d’élections sociales. Vous trouverez ici une liste reprenant les différents groupes tarifaires en fonction de l’activité principale.

La taille de votre entreprise joue également un rôle dans cette répartition. Différents tarifs sont d’application selon que vous occupez cinq travailleurs maximum ou plus de cinq travailleurs au 30 novembre de l’année qui précède l’année pour laquelle la cotisation est due.

Voici un aperçu des différents tarifs : 

Il s’agit de tarifs minimums. Le service externe peut donc pratiquer des tarifs plus élevés.

Ces montants s’entendent par travailleur (enregistré via la Dimona ou inscrit dans le registre du personnel) par année civile complète. Si vous n’occupez pas un travailleur durant une année civile complète, le tarif sera calculé au prorata. Dans ce cas, un douzième de la prestation minimum forfaitaire sera dû par mois civil où le travailleur est enregistré pour au moins un jour ou une partie de la journée. Toutefois, si le service externe fournit une prestation individuelle pour ce travailleur (comme un examen médical), la prestation minimum forfaitaire sera due dans son intégralité.

Ces montants sont liés à l’indice santé et seront chaque fois adaptés au 1er janvier de l’année si l’indice de l’année précédente a été dépassé.

2) Offre de prestations du service externe

Les services externes prévoient des prestations de base pour les employeurs suivants :

• Les employeurs qui appartiennent au groupe D, à savoir,  les employeurs occupant moins de 20 travailleurs et exerçant eux-mêmes la fonction de conseiller en prévention ;
• Les employeurs qui appartiennent au groupe C-, à savoir,   les employeurs occupant moins de 200 travailleurs et où le conseiller en prévention ne dispose pas au moins d’une formation complémentaire de niveau II.

Vous trouverez ici une liste de tâches qui font partie de ces prestations de base.

Par ailleurs, les montants forfaitaires minimums sont transposés en unités de prévention qui peuvent être dépensées par l’employeur sous forme de prestations de la part du service externe pour les entreprises suivantes :

• Les employeurs qui appartiennent au groupe A, à savoir, les employeurs occupant plus de 1000 travailleurs ou à risques très élevés ;
• Les travailleurs qui appartiennent au groupe B, à savoir, les employeurs occupant plus de 500 travailleurs ou à risques élevés ;
• Les employeurs qui appartiennent au groupe C +, à savoir, les employeurs occupant moins de 200 travailleurs et dont le conseiller en prévention dispose au moins d’une formation complémentaire de niveau II.

Le montant d’une unité de prévention s’élève à 150 €. Les facteurs de pondération suivants sont appliqués à l’unité de prévention :

• 1 unité de prévention par heure prestée par un conseiller en prévention sécurité du travail, un conseiller en prévention aspects psychosociaux, un conseiller en prévention ergonomie ou un conseiller en prévention hygiène du travail ;
• 1,25 unité de prévention par heure prestée par un conseiller en prévention – médecin du travail ;
• 0,75 unité de prévention par heure prestée par un infirmier ou une personne qui assiste le conseiller en prévention et qui dispose d’une formation complémentaire de niveau II.

De plus, il faudra respecter des règles de transfert des unités à l’année suivante et certaines règles de priorité (les unités devront être consacrées en priorité à certaines tâches).

Si vous disposez au sein de votre service interne pour la prévention et la protection au travail d’un département chargé de la surveillance médicale, aucun montant minimum forfaitaire n’est dû. Si vous désirez tout de même faire appel à un service externe, les modalités de tarifications devront être définies avec ce service externe.

3) Tarifs pour des prestations supplémentaires

Le législateur a également prévu des tarifs déterminés dans le cas où les prestations fournies ne sont pas reprises dans l’offre de prestations de base (employeurs des groupes C - et D).

Ces tarifs déterminés valent également pour les autres employeurs (employeurs des groupes A, B et C+) pour les prestations obligatoires dans le cas où les unités de prévention ont été épuisées ou si des prestations supplémentaires doivent être fournies par un service externe et qu’il n’y a plus d’unités de prévention disponibles.

Les tarifs de ces prestations supplémentaires sont les suivants :

• 77,53 € par prestation (montant à indexer) s’il s’agit de prestations dans le cadre de la surveillance de la santé ;
• 115 € par heure. Les corrections appliquées aux unités de prévention (x 1 ou x 1, 25 ou x 0, 75) doivent être appliquées de la même manière à ce tarif horaire.
  En ce qui concerne les prestations supplémentaires dans le cadre de la surveillance de la santé, vous pouvez choisir entre un tarif par prestation ou un tarif horaire.

Le service externe peut (ce n’est toutefois pas une obligation) compter quelques frais supplémentaires, comme les frais d’analyse, les frais de test, les frais de déplacement réels du personnel et les frais de dossier.

4) Inventaire électronique

Le service externe doit tenir un inventaire électronique que l’employeur peut consulter à tout moment. Cet inventaire reprend les données suivantes :

• la date de la prestation ;
• le nom du (des) conseiller(s) en prévention concerné(s) et son expertise ;
• une description de la prestation avec, le cas échéant, une mention de la disposition réglementaire qui l’impose ;
• une référence au manuel de qualité du service externe ;
• les conseils et les décisions ;
• selon le cas, les exigences imposées par les méthodes spécifiques utilisées lors de l’exécution de la prestation ;
• pour les travailleurs des groupes A, B et C+, cet inventaire doit aussi comporter les coûts exprimés en unités de prévention, afin que vous soyez informé(e) de votre solde restant d’unités de prévention.

Tenez le CPPT régulièrement au courant du contenu de cet inventaire et, en tout cas, chaque fois qu’il en fait la demande. Notez qu’en l’absence de CPPT, la délégation syndicale exerce cette compétence et, en l’absence de délégation syndicale, ce sont les travailleurs eux-mêmes qui exercent cette compétence. L’inspection sociale peut également consulter cet inventaire.

5) Facture maximum

Une facture maximum pour l’employeur devrait être prévue. Ce point n’est toujours pas établi par un instrument juridiquement contraignant, mais devrait être inclus, à l’avenir, dans une convention entre les partenaires sociaux et les services externes.