La base légale concernant le choix des éco-chèques électroniques et les conditions pour être agréé en tant qu'éditeur d’éco-chèques a été publiée. Dès 2016, les éco-chèques pourront être octroyés en version papier ou en version électronique.
Dans notre article du 21 août 2015, nous vous informions que le fondement juridique adéquat avait été prévu en matière de conditions et de procédures que les éditeurs agréés doivent respecter en vue d’éditer les éco-chèques sous forme électronique.
Cependant, un arrêté royal devait encore fixer les conditions pour être agréé en tant qu'éditeur d’éco-chèques sous forme électronique, la procédure d'agrément, le contrôle du respect des conditions d'agrément, les conditions de révocation d'agrément, la procédure d'avertissement et de révocation de l'agrément et les conséquences d'une révocation.
Cet arrêté royal a été publié le 24 décembre 2015. Il concerne également les conditions à respecter dans le cadre du choix des éco-chèques électroniques.
Attention ! Les éco-chèques papier restent possibles. Il n’y a pas encore de passage définitif à l’électronique.
1. Conditions d'exonération sociale et fiscale des éco-chèques électroniques
Comme c'est le cas pour la version papier, les éco-chèques électroniques constituent en principe de la rémunération soumise aux cotisations sociales et à l'impôt, sauf si certaines conditions cumulatives sont remplies.
Ces conditions sont les mêmes que pour la version papier mais certaines viennent s'y ajouter spécifiquement pour les éco-chèques électroniques.
1.1. Conditions communes
1. L'octroi de l’éco-chèque doit être prévu par convention collective ou individuelle (en l'absence de délégation syndicale ou lorsqu'il s'agit d'une catégorie de personnel non visée habituellement par convention collective) ;
2. la convention (collective ou individuelle) doit mentionner la valeur nominale maximum de l’éco-chèque avec un montant maximum de 10 EUR par éco-chèque, ainsi que la fréquence de l’octroi des éco-chèques pendant une année civile ;
3. les éco-chèques sont nominatifs ;
4. les éco-chèques sont valables 24 mois (pour les éco-chèques électroniques, ce délai commence à courir à partir du moment où le compte est crédité) ;
5. ils ne peuvent être utilisés que pour l'achat de produits et services à caractère écologique repris dans la liste annexée à la CCT n° 98 ;
6. le montant total des éco-chèques octroyés par l’employeur ne peut dépasser 250 EUR par travailleur et par an.
1.2. Conditions spécifiques pour les éco-chèques électroniques
Les éco-chèques électroniques doivent en outre respecter des conditions supplémentaires pour ne pas être considérés comme de la rémunération :
1. le nombre d’éco-chèques électroniques et leur montant brut doivent être mentionnés sur la fiche de paie ;
2. avant l'utilisation des éco-chèques électroniques, le travailleur doit pouvoir vérifier le solde ainsi que la durée de validité des éco-chèques qui lui ont été délivrés et qui n'ont pas encore été utilisés ;
3. le choix des éco-chèques électroniques se fait par convention collective ou individuelle. Vu la situation spécifique du secteur intérimaire, le choix ne peut être réglé que dans le cadre d'une convention collective sectorielle préalable ;
4. les éco-chèques électroniques ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé. Si cet éditeur perd son agrément ou fait faillite, les éco-chèques restent valables jusqu'à leur date d'expiration ;
5. l'utilisation des éco-chèques électroniques ne peut entraîner des coûts pour le travailleur, sauf en cas de perte ou de vol (sous les conditions à fixer par convention collective de travail ou dans le règlement de travail ; mais même dans ce cas, le coût ne peut être supérieur à la valeur nominale d'un titre-repas si dans l'entreprise tant des titres-repas électroniques que des éco-chèques électroniques sont accordés. Cependant, lorsque seuls des éco-chèques sont accordés dans l'entreprise le coût du support de remplacement ne peut être supérieur à 5 EUR).
2. Fonctionnement du système
Le travailleur bénéficiera d'un compte éco-chèque. Ce dernier consiste en une banque de données dans laquelle un certain nombre d’éco-chèques électroniques seront sauvegardés et gérés par un éditeur agréé. Il ne s'agit donc pas d'un compte financier ou d'un compte en banque.
Cet éditeur versera sur le compte le nombre d’éco-chèques auquel a droit le travailleur (il n'y a donc plus de remise en mains propres).
Le travailleur bénéficiera alors d'un support qui lui permettra de payer ses achats « écologiques » grâce à son compte éco-chèque. Pour le travailleur, ce support doit être gratuit (sauf en cas de perte ou de vol).
Les éditeurs proposeront probablement un versement sur le même support que les titres-repas électroniques éventuels.
Lorsque le travailleur procèdera au paiement, le principe du « first-in-first-out » sera toujours respecté : utiliser par priorité l’éco-chèque avec la plus courte validité.
De plus, en cas de paiement par éco-chèque électroniques, le montant sera fractionnable. Il ne doit donc pas s'agir d'un multiple de la valeur de l’éco-chèque.
Exemple : un travailleur dispose encore sur son compte de 3 éco-chèques d'une valeur de 10 EUR. Il effectue un achat de 8 EUR. Son compte titres-repas sera débité de 8 EUR (même s'il ne s'agit pas d'un multiple de 10 EUR). Il lui restera 22 EUR qu'il pourra utiliser lors d'un prochain achat.
En cas de perte ou de vol, le support doit pouvoir être bloqué et débloqué d'une manière simple, rapide et gratuite via un numéro d'urgence. Un nouveau support doit être mis à disposition du travailleur dans un délai de 10 jours ouvrables, afin d'éviter l'expiration des éco-chèques. Dans ce cas, la durée de validité des éco-chèques doit être prolongée de 10 jours ouvrables.
Enfin, le travailleur devra pouvoir vérifier de manière simple et gratuite le solde ainsi que la durée des éco-chèques qui lui ont été délivrés et qui n'ont pas encore été utilisés. Au plus tard une semaine avant la date d'expiration des éco-chèques sous forme électronique, le travailleur devra être informé de cette expiration.
3. Procédure d'agrément
Comme précisé ci-avant, l'éditeur d’éco-chèques électroniques doit être agréé.
Les conditions et la procédure d’agrément pour être reconnu comme éditeur de titres-repas électroniques a été étendue aux éco-chèques électroniques.
La seule nouveauté concerne le délai d’octroi ou de refus de l’agrément. Celui-ci passe de 3 mois à 1 mois pour les éditeurs qui sont déjà agréés pour l’émission des titres-repas ou des éco-chèques.
4. Entrée en vigueur
Cette nouvelle réglementation entre en vigueur le 1er janvier 2016.
5. En pratique !
5.1. Adaptation des conventions
L’octroi des éco-chèques doit obligatoirement être prévu par convention collective de travail ou par convention individuelle écrite. Par conséquent, nous vous conseillons de conclure un avenant à celles-ci pour vous permettre d’officialiser le passage à l’électronique et d’en prévoir les modalités pratiques.
5.2. Adaptation du règlement de travail
La réglementation sur les éco-chèques électroniques vous impose de prévoir les conditions applicables en cas de perte ou de vol du support électronique. L’introduction de ces conditions s’opère de la manière suivante :
- dans votre règlement de travail si l’octroi de vos éco-chèques est prévu par convention individuelle (procédure ordinaire de modification du règlement de travail) ;
- dans votre convention collective de travail si l’octroi de vos éco-chèques est prévu de cette manière-là.
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