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Accueil des nouveaux travailleurs – Rappel de quelques principes

05.07.2016

Lorsque vous engagez un nouveau travailleur, vous devez l’accueillir, lui fournir un certain nombre d’informations et le faire accompagner par un « parrain ». Plusieurs moments sont prévus pour cela selon que vous occupez moins de 20 travailleurs ou au moins 20 travailleurs.

La loi oblige les employeurs à respecter certaines règles en matière d’accueil en cas d’engagement de nouveaux travailleurs. Cette obligation se décline en fonction de la taille de votre entreprise à la signature du contrat, le premier jour du travail et/ou dans le mois de l’engagement.

Pour les entreprises occupant moins de 20 travailleurs

A la signature du contrat

Outre l’explication de son rôle dans l’entreprise, veillez à fournir au nouveau travailleur toutes les informations concernant ses conditions de rémunération ainsi que la sécurité sociale et les œuvres sociales si ces dernières existent, sans oublier les informations à propos du congé-éducation et de la commission paritaire dont l’entreprise relève.

Les mesures de sécurité et d’hygiène ainsi que de prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles doivent également être expliquées à ce moment-là. Vous pouvez vous limiter aux principes de base car un approfondissement aura lieu à partir du premier jour de travail.

Le premier jour de travail

Ce premier jour, vous êtes dans l’obligation de fournir au nouveau travailleur toutes les informations et instructions utiles et nécessaires en application de la législation concernant le bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail. Le responsable de l’accueil devra en attester en signant un document à cet effet (adressez-vous à votre gestionnaire de dossier du Group S afin d’obtenir ce document). Ce document sera ensuite conservé par le Conseiller en prévention. N’oubliez pas d’expliquer toutes les mesures de sécurité et d’hygiène en vigueur dans l’entreprise ainsi que les risques inhérents au poste de travail et les mesures de prévention à prendre. Les procédures d’urgence, de premiers secours, de lutte contre l’incendie et d’évacuation des travailleurs doivent également être expliquées.

Veillez à indiquer clairement – cela se trouve normalement dans le règlement de travail – les noms et coordonnées des conseillers en prévention, de la personne de confiance, du service externe pour la prévention et la protection au travail, l’existence d’organes de concertation dans l’entreprise ainsi que les noms et fonctions des travailleurs en faisant partie.

Désignez un travailleur expérimenté (parrain) qui accompagnera le nouveau travailleur. Cette mission peut être effectuée par l’employeur.

Prévoyez une formation suffisante et adéquate axée sur le poste de travail ou la fonction.

Pour les entreprises occupant au moins 20 travailleurs (obligations étendues)

A la signature du contrat

Veillez à indiquer au nouveau travailleur les date, heure et lieu de présentation pour la première journée, s’il y a une possibilité de parking, voire des vestiaires, qui sera sa personne de contact et celle responsable de l’accueil.

Informez-le à propos de ses conditions salariales, de ses conditions de travail, de son horaire de travail et de la commission paritaire dont relève l’entreprise. Expliquez-lui les normes légales et conventionnelles pertinentes pour la fonction.

Le premier jour du contrat

Veillez à établir le programme de cette journée d’accueil durant laquelle vous expliquerez au nouveau travailleur ses tâches durant les premiers jours ainsi que les difficultés qu’il risque de rencontrer. Vous expliquerez également l’activité ainsi que la structure générale de l’entreprise.

Ce premier jour, vous êtes aussi dans l’obligation de lui fournir toutes les informations et instructions utiles et nécessaires en application de la législation concernant le bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail. Le responsable de l’accueil devra en attester en signant un document à cet effet (Les clients du Group S – secrétariat social peuvent s’adresser à leur gestionnaire de dossier afin d’obtenir ce document). Ce document sera ensuite conservé par le Conseiller en prévention. N’oubliez pas d’expliquer toutes les mesures de sécurité et d’hygiène en vigueur dans l’entreprise ainsi que les risques inhérents au poste de travail et les mesures de prévention à prendre. Les procédures d’urgence, de premiers secours, de lutte contre l’incendie et d’évacuation des travailleurs doivent également être expliquées.

Veillez enfin à indiquer clairement – cela se trouve normalement dans le règlement de travail – les noms et coordonnées des conseillers en prévention, de la personne de confiance, du service externe pour la prévention et la protection au travail, l’existence d’organes de concertation dans l’entreprise ainsi que les noms et fonctions des travailleurs en faisant partie.

Désignez un travailleur expérimenté (parrain) qui accompagnera le nouveau travailleur.

Organisez une visite du poste de travail et de l’environnement direct ainsi qu’une présentation aux chefs directs, collègues et délégués des travailleurs.

Prévoyez une formation suffisante et adéquate axée sur le poste de travail ou la fonction.

Dans le mois de l’engagement

Veillez à organiser une visite guidée de l’entreprise. Accordez un peu plus de temps pour la visite des services social, médical, du personnel et de formation professionnelle lorsqu’ils existent.

Continuez à informer le nouveau travailleur sur son rôle, son poste, l’environnement de travail et la façon de contrôler ses prestations (quantitativement et qualitativement). Une explication du congé-éducation devra également être fournie.

Poursuivez la formation en matière de bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail (en relation avec le plan global quinquennal de prévention). La matière de sécurité et hygiène ainsi que la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles en fait partie.

Leen Biesemans - Legal consultant


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