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Contrôle de l’inspection sociale annoncé : quels sont les droits et les obligations de l’employeur ?

26.09.2016

Bien souvent, les contrôles effectués par l’inspection sociale font l’objet d’un avis préalable précisant la date et l’heure de celui-ci, ainsi que les documents qui devront être produits par l’employeur. Dans une telle situation, si une série d’obligations reposent sur l’employeur, ce dernier bénéficie également de certains droits dont, en pratique, il fait trop peu usage.

 

I.  Les droits de l’employeur.

  • La possibilité de décaler le moment du contrôle

Lorsque l’inspection sociale a averti un employeur qu’un contrôle le concernant allait avoir lieu, ce dernier a la possibilité de solliciter le report de la visite annoncée. Il lui est également possible de proposer à l’inspection sociale d’autres dates et/ou heures qui lui conviennent davantage.

Cela ne pose en principe aucun problème. Il est toutefois conseillé de ne pas s’y prendre à la dernière minute. Ainsi, l’employeur qui demanderait le report d’un contrôle prévu pour le lendemain, sans pouvoir justifier d’un motif légitime à cette sollicitation de dernière minute, a de fortes chances de voir sa demande lui être refusée.

De même, il est conseillé ne pas abuser de cette faculté. L’employeur ayant reporté à plusieurs reprises le contrôle risque de se voir refuser une nouvelle demande de report.

  • La possibilité d’obtenir des informations quant à la portée du contrôle

L’employeur, averti préalablement, peut également prendre contact avec l’inspection sociale afin d’obtenir plus d’informations à propos du contrôle.

En effet, il peut être intéressant pour l’employeur d’en savoir davantage sur la nature du contrôle dont il va faire l’objet. Cette prise de contact peut aussi lui permettre d’obtenir des renseignements complémentaires à propos du type d’informations et de documents qu’il devra fournir aux inspecteurs sociaux. L’employeur pourra ainsi se préparer au mieux pour le contrôle.

Néanmoins, il convient de préciser que si l’employeur peut faire usage de cette faculté, l’inspection sociale n’est, quant à elle, pas tenue de répondre à toutes ses questions. Par exemple, lorsqu’un contrôle fait suite à une dénonciation ou à une plainte, l’inspection sociale ne peut en informer l’employeur.

  • La possibilité de se faire assister

Lorsque l’employeur est averti de la date d’un contrôle, il lui est tout à fait possible de se faire assister par un conseil. La présence d’un conseiller lors du contrôle peut, en effet, s’avérer utile et, dans la majorité des cas, les inspecteurs sociaux ne s’y opposent pas.

 

II.  Les obligations de l’employeur.

  • Préparer les document requis

Lors d’un contrôle annoncé, le courrier de l’inspection sociale précise généralement les documents que l’employeur devra présenter.

L’employeur est donc tenu de préparer et de présenter ces documents le jour du contrôle, d’autant plus s’il a contacté l’inspection sociale pour obtenir des renseignement complémentaires à ce sujet.

En outre, la loi impose que divers documents sociaux soient à tout moment disponibles dans l’entreprise, de manière à ce que l’inspection sociale puisse les consulter en cas de contrôle imprévu. Il s’agit notamment du règlement de travail, du registre du personnel, de la copie du contrat de travail des travailleurs à temps partiel, etc…

A noter que le SIRS (le service d’information et de recherche sociale) a établi pour certains secteurs d’activité des checklist. Celles-ci contiennent une liste non exhaustive d’informations qui sont susceptibles d’être demandées par les inspecteurs lors d’un contrôle. N’hésitez pas à les consulter.

  • Se soumettre au contrôle

L’employeur ne peut s’opposer au contrôle, même s’il juge que le moment ne lui convient pas. De même, un employeur estimant que le contrôle n’est pas justifié ne peut refuser de se soumettre à celui-ci.

Ne pouvant s’opposer au contrôle, l’employeur qui souhaite éviter que celui-ci ait lieu à un moment qu’il juge inadéquat (par exemple, à un moment où des clients sont présents dans l’entreprise) a donc intérêt à faire usage de la possibilité précitée de demander préalablement le report du contrôle.

 

III.  Sanction en cas d’obstacle au contrôle.

L’employeur qui s’oppose au contrôle s’expose à une sanction. Cette sanction est prévue par le Code pénal social.

Le Code pénal social prévoit que l’obstacle à la surveillance de l’inspection sociale est punie d’une sanction de niveau 4. L’employeur s’expose donc à une amende administrative de 1.800 à 18.000 euros ou à une amende de pénale de 3.600 à 36.000 euros. L’amende pénale peut être assortie ou remplacée par une peine d’emprisonnement allant de 6 mois à 3 ans.

L’amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

De plus, l’employeur s’expose également à une fermeture d’entreprise, une interdiction d’exploitation ou une interdiction professionnelle.

Enfin, il faut préciser que si l’employeur ne peut s’opposer au contrôle, il garde cependant le droit de ne pas s’auto-incriminer lors d’un contrôle. Il garde ainsi le droit au silence et le droit de refuser de produire certains supports d’informations contenant des données autres que des données sociales dont la tenue ou la conservation est prévue par une législation.

Par contre, en cas de refus d’accès à un lieu de travail, de menaces ou d’intimidations, de destruction de documents, etc… l’employeur s’expose aux sanctions mentionnées ci-dessus.

 

Conseils :                                                                                                         En cas de contrôle annoncé, veillez à bien préparer la visite de l’inspection sociale. Repérez les éventuels griefs qui pourraient vous être faits. Préparez votre argumentaire. Pensez à vous faire assister si vous estimez que cela pourrait être utile. Si besoin, n’hésitez pas à faire usage du droit au silence. N’oubliez pas de relire votre PV d’audition et à demander des corrections si nécessaire.

 

Le Group S peut vous conseiller et vous accompagner dans le cadre d’un contrôle annoncé de l’inspection sociale. Pour toutes questions relatives aux conditions de cet accompagnement, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail suivante : info@groups.be.

Valentin BROQUET - Legal Consultant


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