NL|FR|EN
Identification
        
Delen |
5 tips om een goede organisatie tijdens de vakantieperiode te verzekeren!

13.06.2019

De zomer is de periode waarin werknemers vakantiedagen opnemen. In dit artikel delen we tips om ervoor te zorgen dat ook in afwezigheid van (ervaren) werknemers de bedrijfsorganisatie gesmeerd loopt. Er zijn verschillende mogelijkheden.

Zoeken naar een redelijke overeenkomst voor het opnemen van vakantie

Tenzij de jaarlijkse vakantie voor de werknemers collectief zou vastliggen, is er een individuele overeenkomst nodig tussen werkgever en werknemer over het tijdstip waarop de vakantie wordt opgenomen. Het akkoord van de werkgever is dus vereist.

Wij raden aan om in uw arbeidsreglement regels hierover op te nemen. Zo kunnen bijvoorbeeld de periodes waarin het omwille van de aard van het werk niet mogelijk is om vakantie op te nemen, opgesomd worden. Ook de minimale termijn voor het aanvragen van vakantie wordt best opgenomen.

Let op, er zijn wel bepaalde regels te respecteren. Zo moeten alle vakantiedagen in principe vóór 31 december worden opgenomen. Ook moet de werkgever de werknemer die erom vraagt tussen 1 mei en 31 oktober minstens twee ononderbroken weken vakantie verzekeren.

Meer informatie hieromtrent vind je in ons artikel over regels voor het vastleggen van vakantie.

Een vervangingsovereenkomst afsluiten

Een wat…..?

De werkgever kan een afwezige werknemer vervangen door iemand aan te werven met een vervangingsovereenkomst. Als zo’n vervangingsovereenkomst wordt afgesloten voor een onbepaalde duur geeft die de mogelijkheid om een kortere opzeggingstermijn te voorzien dan wat verplicht is bij een gewone arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.

De vervangingsovereenkomst kan bijvoorbeeld bepalen dat ze eindigt wanneer de te vervangen medewerker het werk hervat.

Het is mogelijk om die afwijkende opzeggingstermijn in te roepen wanneer de vervangen werknemer het werk hervat of wanneer de arbeidsovereenkomst van de vervangen werknemer een einde neemt, behalve in geval van ontslag van deze werknemer door de werkgever. In dat laatste geval is de gewone opzeggingstermijn van toepassing. De gewone opzeggingstermijn zal eveneens van toepassing zijn indien de vervangingsovereenkomst een einde neemt om een reden die vreemd is aan het einde van de vervanging bijvoorbeeld wegens de houding van de vervanger of omwille van economische redenen.

Eén van de nadelen aan de vervangingsovereenkomst is dat de te vervangen werknemer en de vervanger niet gelijktijdig in de onderneming aanwezig mogen zijn. Dit belet dat de werknemer van wie de arbeidsovereenkomst wordt geschorst de vervanger niet kan opleiden. Ook bij afloop belet een vervangingsovereenkomst dat de vervanger zijn werk overdraagt aan de vervangen werknemer en hiervoor gelijktijdig aanwezig is op de arbeidsplaats. Dit kan eventueel verholpen worden door een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur te sluiten voorafgaand of volgend op de vervanging.

Verplichte vermeldingen

Een schriftelijke vervangingsovereenkomst is vereist ten laatste op het moment van de indiensttreding van de vervanger met de volgende gegevens:

  • Reden van vervanging;
  • Identiteit van de vervangen werknemer;
  • De arbeidsvoorwaarden (loon, uurrooster, duur van de opzegging, …).

De sanctie voor het niet-naleven van de vormvereisten is de omzetting naar een overeenkomst van onbepaalde duur met onder meer gewone opzeggingstermijnen.

Wij raden u aan om gebruik te maken van ons model van vervangingsovereenkomst. Meer informatie hieromtrent vind je in ons artikel over de vervangingsovereenkomst.

Beroep doen op een student

Een andere mogelijkheid bestaat erin om beroep te doen op studentenarbeid. Het voordeel is dat studentenarbeid onder bepaalde voorwaarden goedkoper is. Er is dan enkel een solidariteitsbijdrage van 8,13 % verschuldigd en geen bedrijfsvoorheffing.

De voorwaarden om van de goedkopere solidariteitsbijdrage en de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing te genieten, zijn:

  • De student is tewerkgesteld met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten met verplichte vermeldingen;
  • De student kan tijdens een volledig kalenderjaar niet meer dan 475 uren (vrij te kiezen) werken;
  • De tewerkstelling moet gebeuren tijdens de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling;
  • De werkgever heeft tijdig een Dimona-aangifte uitgevoerd.

Wij raden u aan om gebruik te maken van ons model van studentovereenkomst. Je vindt ook meer informatie over de verplichtingen bij studentenarbeid in ons artikel over dit onderwerp.

De werknemer meer laten werken vóór of na zijn vakantie

Vrijwillige overuren

Met akkoord van de werknemer kan de werkgever hem 120 vrijwillige overuren per jaar laten presteren. Indien opgenomen in een sectorale cao kan dit aantal op jaarbasis zelfs tot maximaal 360 uren per jaar bedragen. Op die manier kan de werknemer vóór of na zijn vakantie een tandje bijsteken.

Voor deze overuren is het niet verplicht de toestemming van een intern of extern orgaan te verkrijgen, noch is het vereist om over een reden te beschikken die deze overuren rechtvaardigen.

Vóór de prestatie van de overuren moet de werkgever wel een schriftelijke overeenkomst met de werknemer afsluiten waarin onder andere het vrijwillige karakter van deze overuren benadrukt wordt. Deze overeenkomst moet om de zes maanden worden vernieuwd.

Op aanvraag bezorgt uw dossierbeheerder u een model van zo’n overeenkomst.

Let op, de werkgever mag de werknemer in geen geval meer dan 11 uren per dag of 50 uren per week laten presteren. Op het einde van de loonperiode betaalt de werkgever voor deze vrijwillige overuren een overloon: 50 of 100 % naargelang de overuren tijdens de week of op een zondag of feestdag werden gepresteerd bevenop de vergoeding voor die uren.

Handig is dat deze overuren niet worden meegerekend voor de wekelijkse arbeidsduur die gemiddeld moet worden nageleefd. Er is dus geen recht op inhaalrust voor de gepresteerde overuren.

De eerste 25 vrijwillige overuren in de referteperiode tellen niet mee voor de interne grens. Alleen de daarop volgende uren komen in aanmerking. Dit aantal kan op maximum 60 uren worden gebracht door een cao gesloten in uw sector.

Last but not least, deze overuren zijn onderworpen aan een fiscaal gunstig regime.

Meer informatie hieromtrent vind je in ons artikel over de vrijwillige overuren.

Bijkomende uren bij deeltijdse werknemers

Een deeltijdse werknemer heeft de mogelijkheid om op vraag van zijn werkgever bijkomende uren te presteren. Een bijkomend uur is iedere prestatie die door een deeltijdse werknemer buiten zijn werkrooster wordt verricht. Deze uren moeten genoteerd worden in het controledocument voor deeltijdse werknemers.

Bijkomende uren geven in principe recht op overloon. Er bestaat echter een krediet aan bijkomende uren die zonder overloon kunnen worden gepresteerd!

Wanneer een werknemer in een vaste arbeidsregeling tewerkgesteld wordt, dan is de werkgever niet verplicht om overloon te betalen voor de eerste 12 bijkomende uren per maand. Vanaf het 13de uur is overloon verschuldigd. In een vaste arbeidsregeling werkt een werknemer steeds hetzelfde aantal uren per week of per langere cyclus.

In een flexibele arbeidsregeling presteert een werknemer met een variabel uurrooster de overeengekomen gemiddelde wekelijkse arbeidsduur per referteperiode. Een referteperiode bedraagt vaak een kwartaal, maar afwijkingen zijn mogelijk.

In een flexibele arbeidsregeling moet geen overloon betaald worden voor maximaal 3u14 aan bijkomende uren, vermenigvuldigd met het aantal weken in de referteperiode. Het resultaat van dit product mag maximaal 168 uur bedragen als de referteperiode op een jaar is bepaald.

Voor bijkomende informatie over dit onderwerp kan u ons artikel over dit onderwerp.

Met akkoord van de deeltijdse werknemer zou de werkgever ook – mits het afsluiten van een bijlage aan de arbeidsovereenkomst – de contractuele arbeidsduur tijdelijk kunnen verhogen, bijvoorbeeld vóór of na zijn vakantie.

Een uitzendkantoor contacteren

Een beroep op uitzendarbeid is mogelijk om een vaste werknemer te vervangen van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst. Wanneer een vaste werknemer met vakantie is, zou de werkgever die dus kunnen vervangen door een uitzendkracht.

Valentin BROQUET - Legal Advisor


Aanverwante artikels:

              Pagina 1 / 10   >  >>

Schrijf u in voor onze newsletter en blijf op de hoogte!

  
Siteplan | Gebruiksvoorwaarden | Privéleven | Contacten        Group S 2017