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Prendre un stagiaire : à quoi faut-il faire attention?

07.11.2017

Au cours de l’année scolaire 2017-2018, vous serez peut-être confronté à une demande de stage de la part d’un(e) étudiant(e). A quoi devez-vous faire attention si vous acceptez une demande de stage ?

Pour faire quoi ?

Le but d’un stage est de faire acquérir des compétences à une personne qui, généralement, poursuit des études. Avec ce stage, vous devez contribuer à la formation de l’étudiant(e). Vous ne pouvez donc pas, sous couvert d’un contrat de stage, faire exécuter un travail sans aucun souci pour la formation du stagiaire.

Quel contrat ?

A défaut de réglementation spécifique, un stage en entreprise doit en principe faire l’objet d’une convention d’immersion professionnelle (CIP). Cette convention doit être signée au plus tard au moment où débute l’exécution du stage. Elle doit reprendre une série de mentions obligatoire et doit prévoir l’octroi d’une indemnité minimale.

Cependant, de nombreux stages peuvent échapper à l’obligation de conclure une CIP. La loi a prévu des cas dans lesquels, il ne faut pas conclure de CIP.

Il s’agit notamment des deux situations suivantes :

  • les prestations de travail effectuées par un élève ou un étudiant auprès d'un employeur dans le cadre de la formation qu'il suit dans un établissement d'enseignement, pour autant que la durée totale de ces prestations de travail n'excède pas soixante jours auprès d'un même employeur ou maître de stage au cours d'une année scolaire ou académique ;
  • les stages dont la durée est explicitement fixée par l'autorité compétente dans le cadre d'un cursus conduisant à la délivrance d'un diplôme, d'un certificat ou d'une attestation de compétence professionnelle.

Bien souvent, les demandes de stages émaneront d’étudiant inscrits à un baccalauréat ou un master dont le programme prévoit un stage en entreprise dont la durée est fixée. Dans ce cas, vous ne devrez pas faire de CIP. Dans la plupart des cas, l’établissement d’enseignement vous remettra une convention type rédigée par l’établissement scolaire dans lequel se déroule la formation qui fixera les principales modalités de l’exercice du stage (sa durée, le volume horaire, les obligations des parties, les modalités de suspension ou de rupture).

Devez-vous rémunérer le stagiaire ?

Si vous êtes dans le cas où vous devez faire une CIP, vous n’avez pas le choix : vous devez octroyer une indemnité minimale. En dehors de ce cas précis, la convention fournie par l’école pourrait contenir l’obligation de payer une indemnité.

Le stagiaire doit-il être déclaré à l’ONSS ?

En principe, tout stagiaire doit être déclaré à l’ONSS, par l'intermédiaire d'une DIMONA.

Ne doivent cependant pas être déclarés :

  • les stagiaires dont les prestations de travail n'excèdent pas 60 jours auprès d'un même employeur ou maître de stage au cours d'une année scolaire ou académique ;
  • les stagiaires dont la durée du stage est explicitement fixée par l'autorité compétente dans le cadre d'un cursus conduisant à la délivrance d'un diplôme, d'un certificat ou d'une attestation de compétence professionnelle.

Quels stagiaires sont assujettis à l’ONSS ?

Si le stagiaire n’est pas rémunéré, il n’y a pas d’assujettissement.

Si, par contre, le stagiaire est rémunéré, il faut vérifier s’il remplit cumulativement les 6 conditions de la formation en alternance :

  • la formation consiste en une partie effectuée en milieu professionnel ('travail') et une partie effectuée au sein ou à l'initiative et sous la responsabilité d'un établissement d'enseignement ou de formation (étude). Ces deux parties ensemble visent l'exécution d'un seul plan de formation et, à cette fin, sont accordées entre elles et s'alternent régulièrement ;
  • la formation mène à une qualification professionnelle ;
  • la partie 'travail' prévoit, sur base annuelle, une durée du travail moyenne d'au moins 20 heures par semaine, sans tenir compte des jours fériés et de vacances ;
  • la partie 'étude' comporte, sur base annuelle (nombre d'heures pouvant être calculées au prorata de la durée totale de la formation, en ce compris les heures de cours pour lesquelles l'apprenti bénéficie éventuellement d'une dispense octroyée par l'établissement d'enseignement ou de formation susvisé) :
    • au moins 240 heures de cours pour les jeunes soumis à l'obligation scolaire à temps partiel,
    • au moins 150 heures de cours pour les jeunes n'étant plus soumis à l'obligation scolaire ;
  • les deux parties (travail/étude) sont effectuées dans le cadre d'un contrat auquel l'employeur et le jeune sont parties et sont couvertes par ce contrat ;
  • le contrat prévoit une rétribution financière à charge de l'employeur et qui est à considérer comme une rémunération.

Si ces 6 conditions sont remplies, le stagiaire sera assujetti.

Quelles assurances ?

Si l’étudiant ne doit pas être assujetti, vous n’avez pas l’obligation de l’assurer contre les accidents du travail. L’employeur veillera toutefois à contracter une assurance accident du travail de droit commun si ce risque n'est pas couvert par la police d'assurance de l'établissement scolaire. Notez encore que si le stage fait l’objet d’une CIP, la responsabilité du stagiaire sera partiellement immunisée : il ne répondra que de sa faute lourde, de son dol et de ses fautes légères habituelles.

Valable aussi pour les stages effectués par des étudiants étrangers ?

Les règles sont les mêmes pour un étudiant d’un établissement étranger venant faire son stage en Belgique. Dans ce cas, il sera toutefois plus difficile de déterminer si on peut exclure l’obligation de conclure une CIP dès lors que l’on ne pourra pas toujours vérifier que la durée du stage a bien été déterminée par une autorité compétente.

Gilles VAN IMPE - Legal advisor


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