Pour le personnel de la fonction publique fédérale, les conditions d’octroi des frais de séjour ont été modifiées. Dans une récente circulaire, le fisc a confirmé qu’elles s’appliquaient également en grande partie au secteur privé.
Les indemnités allouées en remboursement de frais de séjour exposés dans le cadre de missions professionnelles en Belgique ne sont, dans certaines limites et certaines conditions, ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni imposables.
1. Traitement fiscal
Au niveau fiscal, ces indemnités forfaitaires ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires.
Dans un article du 14 septembre 2017, nous vous annoncions que les conditions d’octroi des frais de séjour pour ces fonctionnaires avaient été modifiées. La question demeurait si ces conditions devaient également s’appliquer au secteur privé, qui utilise les montants de la fonction publique comme norme sérieuse en matière de remboursement de frais propres à l’employeur. Le fisc a répondu récemment par l’affirmative.
1.1. Frais de repas
Lorsque le personnel est obligé de se déplacer en Belgique dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité pour frais de séjour visant à couvrir les frais de repas est accordée.
Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :
- le déplacement a une durée minimale de 6 heures. La durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile ;
- le repas n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers (exemples : repas gratuit offert par un client ou un fournisseur, participation à une réunion ou à un séminaire où le repas est offert ou compris dans le prix d’inscription) ;
- il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de repas (exemple : possibilité de prendre son repas dans un restaurant d’entreprise).
Le montant de cette indemnité s’élève à 16,73 EUR par jour (montant indexé).
1.2. Fonctions itinérantes
Pour les fonctions itinérantes, une indemnité forfaitaire mensuelle peut être octroyée. Dans ce cas, il n’y a pas de conditions d’heures et de distance. Le montant équivaut alors à un certain nombre de fois l’indemnité journalière (maximum 16 fois pour des prestations à temps plein).
La manière de déterminer ce « nombre de fois » n'est pas encore définie en ce qui concerne le secteur privé. Dans l'attente d'une réponse du fisc, il est conseillé de ne pas utiliser ce forfait mensuel pour le moment, et donc d’octroyer uniquement l'indemnité journalière pour frais de repas.
Le déplacement ne peut toutefois pas donner lieu à la prise en charge par l’employeur ou par un tiers du coût du repas et il ne peut pas non plus donner lieu à un autre avantage couvrant ces frais de repas.
1.3. Frais de logement
Lorsque le personnel est obligé à loger en Belgique hors de sa résidence dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité complémentaire pour frais de logement est accordée.
Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :
- le logement n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers ;
- il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de logement (exemple : mise à disposition d’un logement gratuit).
Le montant de cette indemnité s’élève à 125,50 EUR par nuit (montant indexé).
2. Aspects de sécurité sociale
Les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale.
2.1. Frais de repas et de route
Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l'O.N.S.S. accepte qu'il soit octroyé :
- une indemnité de route de 10 EUR ;
- une indemnité de 7 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger.
Par ailleurs, l'O.N.S.S. impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :
- les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires (que ce soit de manière permanente comme les représentants de commerce, les techniciens et les consultants ou occasionnelle). Par non-sédentaire, l'O.N.S.S. vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d'une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d'accommodations privées ;
- le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée ;
- les travailleurs qui sont occupés un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n'ont pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L'O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l'octroi de titres-repas est envisageable.
2.2. Frais de logement
L'O.N.S.S. accepte actuellement un montant de 35 EUR lorsqu'il s'agit d'une nuitée.
Ce montant est limité aux jours au cours desquels le travailleur doit rester loger dans les environs d'un chantier ou d'un certain lieu de travail lorsqu'en raison de la distance, il n'apparaît pas raisonnable pour lui de retourner à son domicile. Ce montant compense le coût engendré pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.
3. Points communs
3.1. Interdiction de cumul
L’octroi de l’indemnité de séjour forfaitaire précitée ne peut pas être cumulé avec le remboursement de frais de repas et de nuitée sur base de pièces justificatives.
Lorsque des titres-repas sont octroyés, l’intervention de l’employeur dans le titre-repas doit être portée en diminution de l’indemnité forfaitaire.
3.2. Dépassement ?
L’octroi d’une indemnité de séjour supérieure, toujours exonérée, reste possible, à condition que l’employeur apporte la double suivante :
- l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
- l’indemnité est réellement consacrée à de tels frais.
4. Divergences
En dehors des points communs précités, tant le fisc que l’O.N.S.S. appliquent donc leurs propres règles et forfaits.
Ce type de remboursement de frais ainsi que toute une série d’autres sont amplement détaillés dans notre ouvrage de référence consacré aux Rémunérations Alternatives. Ne manquez pas la sortie prochaine de la nouvelle édition (2018) !
Source : Arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, M.B., 19 juillet 2017, art. 80 à 88. Circulaire 2018/C/8 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, 22 janvier 2018, www.fisconet.be.