Depuis peu, un préavis peut être notifié par mail recommandé. Si vous optez pour cette méthode, vous devrez toutefois faire appel à un prestataire de service qualifié. Le travailleur doit également marquer son accord et s’enregistrer
La plateforme « Aangetekende.email »
La plateforme « Aangetekende.email » permet d’échanger des messages électroniques d’une manière fiable et sécurisée. En tant que destinataire, vous êtes certain de l’identité de l’expéditeur et de l’authenticité du message reçu. En tant qu’expéditeur, vous êtes certain que votre message parviendra en toute sécurité à la bonne personne. Les deux parties seront d’ailleurs tenues informées du déroulement de l’envoi.
Un envoi recommandé envoyé sous forme électronique équivaut à un envoi recommandé envoyé par la poste
La législation a été modifiée (Loi du 26 janvier 2018 relative aux services postaux) et un envoi recommandé envoyé par un service qualifié équivaut maintenant à un envoi recommandé envoyé par la poste. Tous les messages échangés en passant par ce prestataire qualifié ont la valeur d’un recommandé.
Un envoi recommandé électronique est-il valide juridiquement ?
Pour qu’un envoi électronique soit juridiquement valide, il doit être envoyé et reçu par l’intermédiaire d’un service qualifié. Le service eiDAS de la plateforme « Aangetekende.email » a récemment été reconnu officiellement comme un service qualifié.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Il suffit de vous connecter sur la plateforme à l’aide de votre eID (carte d’identité électronique), de rédiger le message et de le signer à l’aide de votre eID. Un cachet et une datation électroniques seront apposés automatiquement sur le message comme preuve d’envoi. Votre travailleur recevra ensuite le message et le signera pour en accuser la réception. Un cachet et une datation électroniques seront également apposés. Les deux parties pourront télécharger les preuves d’envoi et de réception.
Enregistrement obligatoire !
Avant que vous ne puissiez utiliser ce système, votre travailleur (le destinataire) doit s’enregistrer sur la plateforme. À cet effet, vous pouvez rajouter au contrat de travail une clause ou un avenant précisant que le travailleur accepte de s’enregistrer. Vous pouvez ensuite contrôler s’il l’a réellement fait en utilisant le carnet d’adresses en ligne.
Combien ça coûte ?
La création d’un compte et la réception d’un mail recommandé sont gratuites. Pour l’envoi, il vous en coûtera 0,80 €, hors TVA.
Les clients du secrétariat social du Group S peuvent obtenir un modèle d'annexe à joindre au contrat de travail auprès de leur gestionnaire de dossiers.