Outils IT : le cas du split billing clarifié par le fisc

Le split billing (facturation partagée) fait l’objet d’une tolérance administrative sous certaines conditions précises. A cette occasion, le fisc a également précisé certains points dans le calcul de ces avantages.

Lorsqu’un employeur met à disposition du travailleur des outils IT tels qu’un PC, un laptop, un smartphone, une connexion internet ou une tablette et qu’il autorise un usage privé de ceux-ci, un avantage en nature doit être comptabilisé dans le chef du travailleur.

En d’autres termes, des cotisations de sécurité sociale (patronales et personnelles) et du précompte professionnel doivent être calculés sur un montant censé représenter cet usage privé.

1. Nouveaux forfaits depuis le 1er janvier 2018

L'avantage de l'utilisation à des fins personnelles d'un outil IT mis gratuitement à disposition est fixé forfaitairement à :

Nous vous renvoyons à notre article du 3 janvier 2018 pour tous les détails.

2. Smartphone : le cas du split billing

2.1. Situation de départ

Les forfaits précités s’appliquent lorsque l’usage privé est pris en charge par l’employeur. Chaque élément doit donc être analysé séparément afin d’examiner s’il y a prise en charge ou non par l’employeur.

Dans certaines situations (comme celle du split billing), le travailleur prend en charge lui-même certains coûts liés à l’utilisation privée du smartphone mis à disposition par l’employeur.

Exemples :

• système de factures séparées : les communications téléphoniques privées doivent être précédées d’un code générant une facture distincte à payer par le travailleur ;
• système de montant réaliste : l’employeur a fixé un montant ou un nombre de gigaoctets (pour le data) qui correspond à l’usage professionnel. Si ce montant et/ou le nombre de gigaoctets est dépassé, les frais liés à ce dépassement sont directement facturés au travailleur.

Dans ces hypothèses, aucun avantage en nature ne doit être déclaré pour l’abonnement téléphonique et/ou pour l’internet mobile, puisque l’usage privé est pris en charge par le travailleur.

La question se pose dès lors pour l’avantage lié à la mise à disposition de l’appareil lui-même. En vertu de la logique poursuivie par les nouveaux forfaits, un avantage devrait être déclaré pour celui-ci (36 EUR par an).

2.2. La position du Ministres des Finances

Cependant, à l’occasion d’une question parlementaire, le Ministre des Finances a répondu que lorsque l’usage privé de l’abonnement téléphonique et de l’internet mobile étaient intégralement pris en charge par le travailleur, il n’y a pas de raison de calculer encore un avantage pour la mise à disposition de l’appareil lui-même, à condition que le montant et/ou le nombre de gigaoctets censé représenter l’usage professionnel ait été fixé selon des normes sérieuses et concordantes.

2.3. La tolérance administrative officielle

Dans une récente circulaire, le fisc a confirmé la position précitée en précisant clairement les conditions à respecter.

2.3.1. Principe

Lorsqu’un employeur applique une facturation partagée (split billing) pour un abonnement de téléphonie ET d’internet mobile, aucun avantage de toute nature ne doit plus être imposé pour l’utilisation à des fins privées de l’appareil en lui-même.

2.3.2. Conditions

La tolérance ne s’applique que si les conditions suivantes sont remplies :

• cela ne concerne que les appareils de téléphonie mobile ;
• si un abonnement de téléphonie et d’internet est mis à disposition, la facturation séparée doit être appliquée pour les deux abonnements ;
• la facturation pour l’utilisation privée doit être séparée et envoyée directement au travailleur par le fournisseur d’accès ;
• si dans le cadre de la facturation séparée un plafond est fixé, il doit être établi selon des critères sérieux et doit être conforme à la réalité. Cette preuve repose sur l’employeur.

2.3.3. Exemples

La circulaire fiscale reprend une série d’exemples qui permettent de bien baliser les conditions précitées.

1. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec abonnement de téléphonie et d’internet. Pour les deux abonnements, l’employeur a fixé un plafond sérieux au-delà duquel toute utilisation est considérée comme privée. Cette utilisation privée est directement envoyée au travailleur par le fournisseur.

=> aucun avantage de toute nature ne doit être déclaré : ni pour l’appareil, ni pour les deux abonnements.

2. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec uniquement un abonnement de téléphonie. Pour une conversation privée, le travailleur doit introduire un code spécifique générant une facture séparée qui lui est envoyée directement.

=> aucun avantage de toute nature ne doit être déclaré : ni pour l’appareil, ni pour l’abonnement de téléphonie.

3. Même situation que dans l’exemple 2 et l’employeur met, en outre, à disposition un abonnement internet avec usage privé autorisé sans facturation séparée.

=> un avantage de toute nature doit être déclaré pour l’appareil et pour l’abonnement internet. En effet, la condition de la facturation séparée pour les deux abonnements mis à disposition n’est pas remplie.

4. Mise à disposition d’un téléphone mobile double carte SIM. Une carte SIM est mise à disposition pour l’usage professionnel uniquement de l’abonnement de téléphonie et d’internet. Le travailleur peut insérer une carte SIM personnelle à laquelle seront liés un abonnement de téléphonie et d’internet pour son usage privé.

=> aucun avantage de toute nature ne doit être déclaré : ni pour l’appareil, ni pour les deux abonnements.

5. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec abonnement de téléphonie et d’internet. Pour les deux abonnements, l’employeur a fixé un plafond sérieux au-delà duquel toute utilisation est considérée comme privée. Toute l’utilisation est facturée directement par le fournisseur à l’employeur qui retient sur la rémunération nette du travailleur les frais liés à l’usage privé.

=> un avantage de toute nature doit être déclaré pour l’appareil, pour l’abonnement de téléphonie et pour internet. En effet, la condition de la facturation directe au travailleur n’est pas remplie. Par contre, la somme prélevée sur la rémunération nette peut être considérée comme une contribution personnelle qui peut être déduite de l’avantage de toute nature.

6. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec abonnement de téléphonique et d’internet. Pour les deux abonnements, l’employeur a fixé un plafond au-delà duquel toute utilisation est considérée comme privée. Cependant ce plafond n’est pas fixé selon des normes sérieuses. Il est tellement élevé qu’il n’y a jamais de facturation.

=> un avantage de toute nature doit être déclaré pour l’appareil, pour l’abonnement de téléphonie et pour internet.

3. Utilisation privée occasionnelle

L’usage occasionnel à des fins privées des installations informatiques et téléphoniques dans les locaux professionnels de l’employeur ne doit pas être comptabilisé comme un avantage de toute nature.

Pour tenir compte de l’évolution des conditions de travail et plus spécifiquement du télétravail, il est maintenant précisé que c’est l’usage occasionnel exclusivement pendant le temps de travail qui n’est pas concerné.

4. Contribution personnelle

Le montant de l’avantage de toute nature diminue à concurrence de l’éventuelle participation du travailleur. Si le travailleur paie un montant qui est précisément égal à l’avantage évalué forfaitairement, il n’existe pas d’avantage.

Il est bien précisé que la contribution personnelle peut être portée en déduction exclusivement de l’avantage spécifique auquel correspond cette contribution. Par conséquent, si la contribution personnelle dépasse le montant forfaitaire, elle ne peut être transférée ni pour réduire d’autres forfaits ni à une autre année (compte tenu de l’annualité de l’impôt).

Exemples

1. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec abonnement de téléphonie et d’internet. Une contribution mensuelle de 14 EUR est payée par le travailleur pour l’abonnement de téléphonie et d’internet (pas pour l’appareil). Annuellement, les deux abonnements génèrent un avantage de toute nature de 108 EUR (48 + 60). La contribution personnelle s’élève à 168 EUR (14 x 12). Il y a donc un ‘solde’ de 60 EUR. Celui-ci ne peut être transféré pour être porté en déduction de l’avantage relatif à la mise à disposition du téléphone (appareil).

=> un avantage de toute nature doit être déclaré pour l’appareil.

2. Mise à disposition d’un téléphone mobile avec abonnement de téléphonie et d’internet. Le travailleur souhaite un téléphone plus cher (800 EUR) que celui proposé par l’employeur (budget 300 EUR) et paie la différence (500 EUR) sous forme de contribution unique. Cette contribution peut être déduite de l’avantage relatif au téléphone (36 EUR par an). Le solde ne peut être transféré sur les abonnements ni sur l’année suivante.

=> un avantage de toute nature doit être déclaré pour l’abonnement de téléphonie et d’internet. L’année suivante, un avantage de toute nature devra être, en plus, déclaré pour le téléphone mobile.

5. Et maintenant ?

La nouvelle circulaire fiscale est applicable, avec effet rétroactif, au 1^er janvier 2018.
Cependant, nous ne connaissons pas encore le point de vue de l’O.N.S.S. La question doit y être encore débattue et nous attendons la réponse de cet office.

Nous vous recommandons dès lors d’attendre la réponse de l’O.N.S.S. avant d’entreprendre toute démarche (de correction éventuelle). Nous vous tiendrons informés de l’évolution de cette situation.

Sources : Circulaire 2018/C/63 relative aux avantages de toute nature résultant de l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d'une tablette, d'une connexion internet, d'un téléphone mobile ou d'un abonnement de téléphonie fixe ou mobile, 24 mai 2018.