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Frais de séjour en Belgique : montants à partir du 1er octobre 2018

04.09.2018

Suite au dépassement de l’indice-pivot au mois d’août 2018, les indemnités forfaitaires octroyées par l’employeur en remboursement des frais de séjour en Belgique acceptées fiscalement seront adaptées à partir du 1er octobre 2018.

Les indemnités allouées en remboursement de frais de séjour exposés dans le cadre de missions professionnelles en Belgique ne sont, dans certaines limites et certaines conditions, ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni imposables.

1. Traitement fiscal

Au niveau fiscal, ces indemnités forfaitaires ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l'Etat alloue à ses fonctionnaires.

Pour le personnel de la fonction publique fédérale, les conditions d’octroi des frais de séjour ont été modifiées. Dans une récente circulaire, le fisc avait confirmé qu’elles s’appliquaient également en grande partie au secteur privé (voyez notre article du 7 février 2018).

1.1. Frais de repas

Lorsque le personnel est obligé de se déplacer en Belgique dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité pour frais de séjour visant à couvrir les frais de repas est accordée.

Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :

  • le déplacement a une durée minimale de 6 heures. La durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile ;
  • le repas n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers (exemples : repas gratuit offert par un client ou un fournisseur, participation à une réunion ou à un séminaire où le repas est offert ou compris dans le prix d’inscription) ;
  • il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de repas (exemple : possibilité de prendre son repas dans un restaurant d’entreprise).

1.2. Fonctions itinérantes

Pour les fonctions itinérantes, une indemnité forfaitaire mensuelle peut être octroyée. Dans ce cas, il n’y a pas de conditions d’heures et de distance. Le montant équivaut alors à un certain nombre de fois l’indemnité journalière (maximum 16 fois pour des prestations à temps plein).

Par analogie avec la règlementation qui s'applique pour les fonctionnaires, ce nombre est fixé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein accomplies au cours de l’année précédente.

Remarque : l'octroi de l'indemnité forfaitaire mensuelle n'est pas une obligation ('peut' être octroyée). Un employeur peut donc opter pour l'octroi de l'indemnité forfaitaire journalière, si toutes les conditions sont remplies. Dans ce cas, il est donc possible qu'une indemnité forfaitaire journalière soit octroyée plus de 16 fois par mois.

Le déplacement ne peut toutefois pas donner lieu à la prise en charge par l’employeur ou par un tiers du coût du repas et il ne peut pas non plus donner lieu à aucun autre avantage visant à couvrir des frais de repas.

1.3. Frais de logement

Lorsque le personnel est obligé à loger en Belgique hors de sa résidence dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité complémentaire pour frais de logement est accordée.

Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :

  • le logement n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers ;
  • il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de logement (exemple : mise à disposition d’un logement gratuit).

1.4. Montants

Les montants qui suivent sont applicables depuis le 1er octobre 2018 :

 

Montant de base

Montant indexé à partir du 1er octobre 2018

Frais de repas (indemnité forfaitaire journalière)

10 EUR/jour

17,06 EUR/jour

Fonctions itinérantes (indemnité forfaitaire mensuelle)

Max. 16 × 10 EUR/mois

(prestations à temps plein)

Max. 16 × 17,06 EUR/mois

(prestations à temps plein)

Frais de logement

75 EUR/nuit

128,01 EUR/nuit

2. Aspects de sécurité sociale

Les indemnités de séjour accordées aux travailleurs qui voyagent (personnel itinérant) peuvent, sous certaines conditions, être considérées comme des frais dont la charge incombe à l'employeur. Elles sont dès lors exemptées de cotisations de sécurité sociale. L’O.N.S.S. applique cependant d’autres forfaits que le fisc.

Lorsque le travailleur ne reste pas loger et est non-sédentaire (être en route plus de 4 heures au cours de la journée), l'O.N.S.S. accepte qu'il soit octroyé :

  • une indemnité de route de 10 EUR ;
  • une indemnité de 7 EUR à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des titres-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait.

L'O.N.S.S. accepte un montant de 35 EUR lorsqu'il s'agit d'une nuitée.

Ce type de remboursement de frais ainsi que toute une série d’autres sont amplement détaillés dans notre ouvrage de référence consacré aux Rémunérations Alternatives. Ne manquez pas la nouvelle édition (2018) !

Nathalie Wellemans - Legal Advisor Sr.


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