Une loi du 1er mars 2019 a apporté plusieurs modifications à la loi relative aux volontaires. Nous faisons le point.
Le volontariat est un phénomène d’ampleur en Belgique. En 2014, près de 1 166 000 personnes, soit 12,5 % de la population âgée de 15 ans et plus, effectuaient du volontariat au sein d’organisations sans percevoir de rémunération. En effet, ceux-ci peuvent uniquement se voir octroyer un défraiement prenant la forme soit, d’une indemnité forfaitaire, soit d’une indemnité de frais réels.
Actuellement, le statut de ces volontaires est réglé par une loi du 3 juillet 2005. Le législateur souhaitait remédier aux lacunes de ce statut. Il a adopté une loi du 1er mars 2019 en ce sens. Celle-ci est en fait le fruit du projet de loi dont nous vous parlions dans notre article du 9 janvier.
Nous vous expliquons la teneur de ces modifications dans les lignes qui suivent.
1. Administrateurs volontaires
Le volontaire est toute personne physique qui exerce une activité sans rétribution ni obligation au sein d’une organisation ne poursuivant pas de but de lucre. La loi du 1er mars 2019 a complété cette définition en précisant que le mandataire non rémunéré d’une organisation (un trésorier par exemple) et le membre de l’organe de gestion d’une organisation peuvent également être des volontaires.
2. Défraiements
Les volontaires occupés au sein d’une organisation ne sont pas considérés comme des travailleurs salariés. Cependant, si le volontaire est par définition non rémunéré, cela n’exclut pas que lui soient remboursés les frais qu’il aurait exposés dans le cadre de cette activité. L’organisation décide librement d’indemniser ou non le volontaire pour les frais exposés. En effet, il ne s’agit pas d’une obligation.
Tout d’abord, on notera que la nouvelle loi remplace le terme “indemnité” par le terme “défraiement”. Cela vise à souligner le caractère gratuit du volontariat.
Ensuite, des modifications par rapport défraiement même sont prévues. Ces nouveautés peuvent toutefois porter à confusion. Pour plus de clarté, nous reprenons ci-après les principes applicables au défraiement des volontaires.
Le volontaire a en fait le choix entre deux systèmes de remboursement : le remboursement forfaitaire (a) et le remboursement des frais réels (b). Par ailleurs, moyennant le respect de certaines conditions, il peut également cumuler les deux (c).
1) Le remboursement forfaitaire
Il s’agit de rembourser les frais exposés par les volontaires dans le cadre de l’exercice de leur activité. Ils ne s’agit pas de revenus professionnels. Pour l’année 2019, ces montants ne peuvent excéder :
- 34,71 euros par jour ; et,
- 1.388,40 euros par année civile.
Pour autant que les remboursements ne dépassent pas les montants cités ci-dessus, le volontaire ne devra pas prouver la réalité de ses frais. Dans le cas contraire, il ne pourra pas conserver son statut de volontaire et par conséquent, les retenues sociales et fiscales ordinaires devront être effectuées.
On notera que le plafond annuel est augmenté pour certaines catégories de volontaires. Nous vous invitons à consulter notre article du 8 janvier pour plus d’informations à ce sujet.
La loi du 1er mars 2019 n’impacte pas ce système de remboursement.
2) Le remboursement des frais réels
Si le montant total des défraiements que le volontaire a perçus d’une ou de plusieurs organisations excède les plafonds ci-dessus, ces défraiements ne peuvent être considérés comme un remboursement des frais supportés par le volontaire pour l’organisation ou pour les organisations que si la réalité et le montant de ces frais peuvent être justifiés au moyen de documents probants.
La nouvelle loi apporte une modification à ce niveau. En effet, le législateur avait la volonté d'aligner le montant des frais de déplacement sur celui des fonctionnaires. Cela est désormais chose faite. Il est prévu que comme, les remboursements de frais octroyés ne peuvent être plus élevés que les montants acceptés pour les travailleurs salariés.
Par conséquent, le volontaire doit continuer à justifier la réalité des frais engagés mais le remboursement étant plafonné au montant plafonné applicable aux fonctionnaires, il doit également prouver le montant des frais.
3) Cumul des deux systèmes de remboursement
Dans le chef du volontaire, il est interdit de combiner le défraiement forfaitaire et celui des frais réels.
Il existe toutefois une exception à ce principe. En effet, il est possible de combiner le défraiement forfaitaire et le remboursement des frais réels de déplacement pour maximum 2 000 kilomètres par an par volontaire.
Cette limite de 2 000 kilomètres peut être dépassée quand il s’agit de volontaires qui transportent régulièrement des personnes (comme des personnes vulnérables ou des jeunes sportifs).
A la suite de la loi du 1er mars, pour les déplacements avec le véhicule privé ou avec une bicyclette personnelle, il est prévu qu’en ce qui concerne le remboursement des frais réels, comme pour les travailleurs salariés, on se base sur les montants des frais de déplacement octroyés aux fonctionnaires.
Il y a toutefois une subtilité par rapport au remboursement ordinaire de frais réels. Lorsqu’il y a cumul de remboursement de frais forfaitaire et de frais réels, le volontaire doit démontrer que les kilomètres ont été réellement parcourus mais il ne doit pas prouver le montant des frais.
3. Secret professionnel
L’organisation doit informer le travailleur volontaire qu’il est tenu à un devoir de discrétion et au secret professionnel. Il ne peut rompre le secret professionnel que dans certaines circonstances (au procureur du Roi, s’il a connaissance d’un danger grave et imminent pour une personne mineure ou vulnérable).
4. Saisie et cession des défraiements
Les défraiements perçus par le travailleur volontaire peuvent désormais faire l’objet d’une saisie ou d’une cession. Cela nécessite une renonciation de la part du volontaire.
5. Les cadeaux occasionnels
Tout comme les salariés, les travailleurs volontaires peuvent également recevoir des cadeaux occasionnels.
La loi du 1er mars 2019 précise que ces derniers ne sont pas pris en compte pour vérifier si les défraiements octroyés dépassent les plafonds autorisés pour les travailleurs volontaires. Il s’agit de cadeaux distribués à l’occasion de la Saint-Nicolas, Noël, Nouvel-an, mariage,... et qui ne dépassent pas certains montants.
Ces mesures sont entrées en vigueur le 21 avril 2019.
Source