Prochaine étape, l'avis X

Au plus tard le jour X (se situant en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections, entre le 11 et le 24 février 2020), vous devez donner par écrit une série d’informations aux travailleurs et à certains destinataires dans un avis X conforme au modèle officiel établi par le SPF Emploi. Vous devez établir un avis X pour le comité pour la prévention et protection au travail et, le cas échéant, également un avis X pour le conseil d’entreprise.

A quelle date faire cette communication ?

La date X se situe précisément à 90 jours du jour des élections (date Y), soit entre le 11 et le 24 février 2020. L’avis X doit respecter la date butoir fixée en fonction de la date Y choisie par l’entreprise. En cas de retard, la procédure pourrait être annulée.

Pour les entreprises dont le jour X tombe un jour d’inactivité (un samedi, un dimanche ou un autre jour d’inactivité dans l’entreprise), l’avis X doit être affiché et téléchargé sur l’application du SPF Emploi le dernier jour d’activité qui précède la date X. L’avis X doit par contre bien mentionner comme date X celle du jour d’inactivité (du samedi, du dimanche ou d’un autre jour d’inactivité dans l’entreprise) car 90 jours exactement doivent séparer le jour X du jour Y.

Pour les entreprises ayant souscrit à notre package :
Dans l’outil XY, la tâche X reste renseignée au jour d’inactivité sur la ligne du temps, avec, par exemple, l’ajout de l’instruction suivante pour que l’entreprise fasse les opérations le dernier jour d’activité qui précède : « Votre jour X tombe un samedi. En cas d’inactivité le samedi dans votre entreprise, communiquez et téléchargez l’avis X la veille, sans modifier la date X dans l’avis X car 90 jours exactement doivent séparer X et Y. »

Qui fait cette communication ?

Cette communication incombe :

• soit au conseil d'entreprise et au comité pour la prévention et protection au travail lorsque l’entreprise dispose déjà d’un conseil d’entreprise et d’un comité ;
• soit à l'employeur, si l'entreprise ne dispose pas encore de comité pour la prévention et protection au travail ni/ou de conseil d’entreprise.

Quels sont les destinataires et quel est le mode de diffusion de cette information ?

L’avis X est communiqué aux travailleurs par voie d’affichage dans les diverses sections et divisions de l'entreprise (au même endroit que les avis précédents). Cet affichage peut être remplacé par une mise à disposition électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail (exemple : sur l'intranet de l’entreprise).

Une copie de l’avis X doit être téléchargée vers l’application web spécialement prévue à cet effet sur le site internet du SPF Emploi. La liste des membres du personnel de direction, la liste des cadres (pour le conseil d’entreprise uniquement) et, dans certaines situations, les listes électorales provisoires doivent être jointes (voir ci-dessous). Vous devez également introduire dans cette application certaines informations sur le personnel occupé et le nombre de mandats par catégorie.

Pour les entreprises ayant souscrit à notre package :
Vous trouverez ci-dessous les données statistiques à renseigner sur l’application web du SPF Emploi et une indication concernant l’endroit où ces données sont disponibles :- la date des élections : il faut renseigner le jour Y ;- s’agit-il des premières élections : il faut indiquer oui ou non ;- en cas d’organisation d’élections pour le comité uniquement : il faut cocher le petit carré « élections non organisées pour le CE car l’entreprise est passée sous le seuil des 100 travailleurs » si l’entreprise est passée sous le seuil des 100 travailleurs depuis les dernières élections sociales ;- le total du personnel homme/femme occupé sous contrat le jour X pour chaque catégorie (selon les cas, ouvriers, employés, jeunes travailleurs et cadres pour le conseil d’entreprise uniquement) : il faut indiquer cette ventilation par sexe que vous trouverez dans la rubrique « aperçu », de l’écran « mandats », de l’outil XY ;- le nombre de mandats effectifs par catégorie (selon les cas, ouvriers, employés, jeunes travailleurs et cadres pour le conseil d’entreprise uniquement) : il faut indiquer cette répartition que vous trouverez dans la colonne « mandats adaptés », du tableau « nombre de mandats calculés », de l’écran « mandats » de l’outil XY ;- le nombre d’électeurs inscrits sur les listes d’électeurs par collège électoral (selon les cas, ouvriers, employés, jeunes travailleurs et cadres pour le conseil d’entreprise uniquement) : il faut indiquer cette répartition que vous trouverez en consultant le numéro de suite du dernier électeur de chaque liste d’électeurs jointe à l’avis X.

Si vous ne souhaitez pas utiliser cette application web, nous vous renvoyons vers la partie 2 de notre brochure élections sociales pour prendre connaissance du mode alternatif de communication.

Enfin, en l’absence de conseil d'entreprise ou de comité, la délégation syndicale doit recevoir une copie de l’avis X, avec les listes électorales provisoires, la liste des membres du personnel de direction et la liste des cadres (uniquement pour le conseil d'entreprise).

Comment opérer cette remise à la délégation syndicale ?

Soit vous remettez la copie de l’avis X et les listes précitées aux membres de la délégation syndicale au cours d’une réunion (moyennant rédaction d’un procès-verbal faisant état de la remise du document en séance), soit vous remettez ces documents de la main à la main aux membres effectifs de la délégation syndicale présents (moyennant signature d’un accusé de réception) et vous adressez ces documents par lettre recommandée aux membres effectifs absents le jour de la remise, soit vous adressez directement ces documents par recommandé à chaque délégué effectif.

Que communiquer dans l’avis X ?

L’avis X comporte les informations suivantes :

• la date et l'horaire des élections (le jour Y doit se situer entre le 11 et le 24 mai 2020). En cas de désaccord au sein du conseil ou du comité, la date et l’horaire des élections sont fixés par l'inspecteur social chef de district de la Direction générale Contrôle des lois sociales du ressort ;
   
• l'adresse et la dénomination de l'unité ou des unités techniques d'exploitation pour lesquelles des conseils d'entreprise ou des comités doivent être institués ou renouvelés ;
   
• le nombre de mandats par conseil d'entreprise et/ou par comité ainsi que par catégorie de travailleurs (selon les cas, ouvriers, employés, jeunes travailleurs et cadres pour le conseil d’entreprise uniquement) ;Pour le calcul des mandats, on tient compte de l’effectif du personnel existant au jour X dans l’entreprise. Chaque travailleur compte pour une unité. Pour le calcul de cet effectif, il faut également tenir compte des travailleurs intérimaires occupés dans l’entreprise utilisatrice au jour X, à l’exception des intérimaires qui remplacent un travailleur permanent dont le contrat est suspendu.
  

  Pour les entreprises ayant souscrit à notre package :
  Vous trouverez des explications détaillées concernant le calcul des mandats sous le n° 2014 de notre brochure élections sociales.
  Le nombre de travailleurs intérimaires pris en compte dans le calcul de l’effectif au jour X doit être ajouté dans l’outil XY. Vous trouverez une indication concernant l’endroit où ce nombre de travailleurs intérimaires doit être indiqué ici.

• les listes électorales provisoires ou les endroits où ces listes peuvent être consultées. Il n’est donc pas nécessaire d’afficher les listes électorales. Ces listes reprennent, par catégorie, les travailleurs occupés dans l'entreprise qui satisferont aux conditions d'électorat au jour de l'élection (jour Y). Un numéro doit être attribué à chaque travailleur de la liste d’une même catégorie. Ces listes électorales provisoires sont déposées et mises à la disposition des travailleurs en un endroit de l'entreprise qui leur est accessible ;

Pour les entreprises ayant souscrit à notre package :
N’oubliez pas de mettre à jour la liste des travailleurs dans l’outil XY pour le jour X. Doivent ainsi figurer dans la liste des travailleurs :
- les travailleurs sous contrat le jour X. Il faut donc supprimer les travailleurs sortis et ajouter les nouveaux engagés ;
- les intérimaires ayant la qualité d’électeur. Les travailleurs intérimaires ayant la qualité d’électeur sont ceux occupés, pour quelque motif que ce soit, dans l’entreprise utilisatrice, à l’intérieur de la période comprise entre le 1^er août 2019 et le jour X inclus, durant au moins 3 mois ininterrompus ou, en cas de périodes d’occupation interrompues, durant au moins 65 jours de travail. Vous pouvez demander ces données à votre agence d’intérim. Vous trouverez des explications détaillées et des exemples d’illustration sur la notion de travailleur intérimaire électeur sous le n° 2022bis de notre brochure élections sociales. 

• la liste nominative des membres du personnel de direction avec mention de la dénomination et du contenu de leur fonction ou les endroits où cette liste peut être consultée. Il n’est donc pas nécessaire de procéder à l’affichage de cette liste ;
   
• pour le conseil d'entreprise uniquement : la liste nominative des cadres ou les endroits où cette liste peut être consultée. Il n’est donc pas nécessaire de procéder à l’affichage de cette liste. A noter que les entreprises de moins de 30 employés, qui au jour X – 60 et X – 35 étaient dispensées de la procédure particulière de détermination des fonctions de cadre, doivent à ce stade communiquer au personnel la liste nominative des cadres ;
   
• les dates principales qui résultent de la procédure électorale. La date des élections doit se situer le 90^ème jour après la date de la communication de l'avis annonçant la date des élections (jour X = jour Y – 90) ;
   
• la personne ou le service chargé par l'employeur d'envoyer ou de distribuer les convocations électorales ;
   
• le cas échéant, la décision prise à l’unanimité dans le conseil d’entreprise ou le comité de recourir au vote électronique ;
   
• la mention suivante : « Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote » ;
   
• la date de l’avis X. La date mentionnée sur l’avis X vaut date d’affichage annonçant la date des élections.

Comment communiquer les listes de l’avis X ?

Soit l’avis X reprend les listes suivantes, soit il indique les endroits où elles peuvent être consultées au sein de votre entreprise :

• la liste des membres du personnel de direction ;
• la liste des cadres (pour le conseil d'entreprise uniquement) ;
• les listes électorales provisoires.

Si elles ne figurent pas déjà dans l’avis X lui-même, la listes des membre du personnel de direction et la liste des cadres doivent être jointes à l’envoi de la copie de l’avis X au SPF Emploi.

En ce qui concerne les liste électorales provisoires, à défaut de comité et/ou de conseil d’entreprise existant, celles-ci doivent être transmises à la délégation syndicale. Elle ne doivent être jointes à l'envoi de la copie de l'avis X au SPF Emploi qu’à défaut de conseil, de comité ou de délégation syndicale dans laquelle toutes les organisations syndicales sont représentées.

Quelles étapes ensuite ?

Réclamations et recours en justice :

Au plus tard le jour X + 7 (se situant en fonction du jour des élections, entre le 18 février et le 2 mars 2020), les travailleurs, leurs organisations représentatives et les organisations représentatives des cadres peuvent introduire des réclamations auprès du conseil et/ou du comité ou, à défaut d’un tel organe, auprès de l'employeur, au sujet de certaines informations reprises sur l’avis X.

Présentation des listes de candidats :

Au plus tard le jour X + 35 (se situant en fonction du jour des élections, entre le 17 et le 30 mars 2020), les organisations représentatives des travailleurs (CGSLB, CSC, FGTB ou leurs organisations professionnelles et interprofessionnelles) peuvent adresser des listes de candidats à l'employeur. Dans les entreprises qui occupent au moins 15 cadres, des listes de candidats cadres au conseil d'entreprise peuvent également être présentées par l’organisation représentative des cadres CNC ainsi que par les cadres si certaines conditions sont remplies.

Vous devrez ensuite informer les travailleurs du nom des candidats présentés moyennant l’affichage d’un avis X + 40 qui fera l’objet d’un prochain flash info.