Lors des prochaines élections sociales, le SPF Emploi communiquera avec votre entreprise via l’e-Box sécurisée pour vous communiquer les codes d’accès à l’application web des élections sociales et pour vous donner accès aux données et documents indispensables à la procédure électorale. Vous pouvez dès à présent activer cette boîte aux lettres électronique, si ce n’est pas déjà fait. Découvrez à quoi servent l’application web des élections sociales et l’e-box et comment y accéder !
A quoi sert l’application web des élections sociales ?
Au cours des élections sociales précédentes, le SPF Emploi a mis à la disposition de votre entreprise une application web « élections sociales ». Cette application vous a permis d’envoyer, par voie électronique au SPF Emploi et aux organisations représentatives de travailleurs, les documents et statistiques prévus par la loi.
Pour les élections sociales de 2016, cette application sera également mise à la disposition de votre entreprise avant le début de la procédure, en novembre 2015.
Cette application vous permettra de :
- compléter dans l’application les données administratives et statistiques destinées au SPF Emploi;
- communiquer (par voie de téléchargement) les fiches (pré-)électorales aux organisations représentatives de travailleurs;
- communiquer (par voie de téléchargement) le procès-verbal des élections aux organisations représentatives de travailleurs et au SPF ETCS;
- réceptionner électroniquement les listes de candidats introduites par voie électronique par les organisations représentatives de travailleurs.
Comment accéder à l’application web élections sociales ?
Les codes d’accès (numéro de dossier et mot de passe) indispensables pour pouvoir se connecter à l’application web vous seront désormais envoyés via l’e-Box de la sécurité sociale.
L’e-Box transmettra également à votre entreprise les brochures explicatives et documents informatifs divers ainsi que les rappels et instructions utiles lors du passage d’une phase de la procédure électorale à l’autre.
Qu’est-ce que l’e-Box ?
L’e-Box est une boîte aux lettres électronique sécurisée, utilisée par les institutions de la Sécurité sociale afin d’adresser à votre entreprise des documents, informations et autres instructions.
En matière d’élections sociales, l’utilisation de l’e-Box présente de nombreux avantages :
- les envois sont effectués via un canal sécurisé;
- les envois sont directement orientés vers leur destinataire final (en l’occurrence, la personne responsable des élections sociales);
- les envois sont conservés durant toute la durée de la procédure électorale de sorte que les informations (ex. numéro de dossier, mot de passe, brochure, ...) peuvent être consultées à tout moment (pas de risque de perte);
- le responsable des élections sociales pour votre entreprise peut, à tout moment, vérifier qu’il n’a pas oublié une étape de la procédure.
Comment vous enregistrer sur le site portail et activer l’e-Box de votre entreprise ?
Si votre entreprise dispose déjà d’une e-Box active, il n’y a rien à faire à ce stade. La suite des instructions vous sera communiquée en mai 2015. Si votre entreprise n’est pas encore enregistrée sur le portail de la sécurité sociale, il convient de vous enregistrer et de suivre la procédure.
Lorsque votre entreprise est enregistrée, le Gestionnaire d’Accès Principal (responsable Accès Entité) reçoit pour votre entreprise un nom d'utilisateur et un mot de passe avec lesquels il pourra se connecter pour la première fois au portail. Il pourra ensuite, via l’application Gestion des Accès, donner accès aux documents relatifs aux élections sociales dans l’e-Box de votre entreprise aux personnes concernées de votre entreprise.
Qui a la possibilité d’activer une e-Box ?
Une e-Box est disponible à condition que votre entreprise (entité juridique) soit enregistrée sur le site portail de la sécurité sociale.
Votre entité juridique ne doit s’enregistrer qu’une seule fois sur le site portail et ce, même si elle est constituée de plusieurs unités techniques d’exploitation au sens de la législation sur les élections sociales.
De plus amples informations sur l’enregistrement et l’activation de l’e-Box sont disponibles sur le portail de la Sécurité sociale. Vous y trouverez la première étape à réaliser, d’ici au mois de mai 2015, afin d’avoir accès à l’e-Box. En mai 2015, de plus amples renseignements vous seront communiqués afin de préciser les spécificités d’utilisation de l’e-Box pour la procédure électorale des élections sociales.
Prenez les devants et activez votre e-Box sans plus attendre !