Pour que les électeurs puissent venir voter, il faut avant tout composer des bureaux de vote.
1. Nombre de bureaux de vote
Avant de désigner les membres des bureaux de vote, il convient de fixer le nombre de ces bureaux.
Il faut instituer au moins un bureau de vote par collège électoral. Les collèges électoraux sont constitués sur la base des listes d’électeurs définitives.
Des collèges électoraux distincts doivent être constitués pour les ouvriers et les employés lorsque tant le nombre d’employés que le nombre d’ouvriers inscrits sur les listes électorales définitives sont d’au moins 25. Si le nombre d’ouvriers ou d’employés est inférieur à 25, un collège électoral commun aux ouvriers et aux employés doit être constitué.
Pour l’élection du conseil d’entreprise uniquement, un collège électoral distinct doit être constitué pour les cadres si l’entreprise compte au moins 15 cadres. Dans ce cas, les cadres seront déduits de la catégorie des employés.
Tant pour le conseil que pour le comité, un collège électoral distinct doit être constitué pour les jeunes travailleurs (âgés de moins de 25 ans au jour Y) si l’entreprise en compte au moins 25. Dans ce cas, on ne tiendra compte que des travailleurs âgés d’au moins 25 ans le jour Y pour déterminer le nombre d’ouvriers, d’employés et de cadres.
Une fois le nombre de collèges électoraux connu, le comité, le conseil ou, à défaut, l’employeur constitue les bureaux de vote. Si les circonstances l’exigent, ils peuvent décider de constituer plusieurs bureaux de vote pour un même collège électoral. L’un de ces bureaux sera alors désigné comme bureau principal.
Dès ce moment, les membres des bureaux de vote peuvent être désignés.
2. Désignation du président et du président suppléant (X + 40)
Le jour X + 40 (entre le 27 septembre et le 10 octobre 2020 en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections,), un président effectif et un président suppléant doivent être désignés pour chaque bureau de vote par le conseil, le comité ou, à défaut, par l’employeur en accord avec la délégation syndicale ou, à défaut, en accord avec les organisations représentatives des travailleurs qui ont présenté des candidats.
Le président et le président suppléant sont désignés parmi les travailleurs de l’entreprise. Ils ne peuvent figurer sur aucune liste de candidats, mais peuvent appartenir à une autre catégorie que celle pour laquelle le bureau électoral qu’ils président est créé.
N. B. : le choix du président ne doit pas être affiché. En effet, les noms de tous les membres du bureau sont communiqués au jour X + 60.
Si un accord n’a pu être conclu le jour X + 40, l’employeur en informe l’inspecteur social-chef de district de la Direction générale Contrôle des lois sociales compétent. Celui-ci peut, soit assumer personnellement la présidence d’un bureau principal et désigner les présidents et présidents suppléants des autres bureaux, soit désigner les présidents et présidents suppléants du bureau principal et des autres bureaux dans le cas où il serait empêché d’assumer personnellement la présidence d’un bureau principal. En cas d’intervention de l’inspecteur social-chef de district de la Direction générale Contrôle des lois sociales compétent et en cas d’impossibilité de désigner les présidents parmi les travailleurs de l’entreprise, l’inspecteur social-chef de district peut désigner pour cette mission un inspecteur social qui relève de son autorité.
3. Désignation du secrétaire, du secrétaire suppléant et des assesseurs (X + 54)
Le jour X + 54 (entre le 11 et le 24 octobre 2020 en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections), le président de chaque bureau de vote doit désigner un secrétaire et un secrétaire suppléant.
Ce même jour, le conseil d’entreprise ou le comité doit désigner quatre assesseurs. Si celui-ci ne prend pas de décision, l’inspecteur social-chef de district ou, s’il décide de déléguer cette tâche, un inspecteur social désigne les assesseurs. Si le conseil d’entreprise ou le comité n’existe pas encore, le président désigne les assesseurs.
Le secrétaire, le secrétaire suppléant et les assesseurs ne peuvent pas être choisis parmi les candidats et doivent faire partie du personnel de l’entreprise. Ils doivent figurer sur la liste électorale de leur catégorie. Toutefois, moyennant l’accord des délégués des travailleurs ou des organisations représentatives des travailleurs qui ont présenté des candidats, on peut déroger à cette condition.
4. Affichage de la composition des bureaux de vote (X + 60)
Le jour X + 60 (entre le 17 et le 30 octobre 2020 en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections), un avis mentionnant la composition des bureaux de vote et la répartition des électeurs par bureau doit être affiché au même endroit que l’avis X.
Une copie de cet avis est transmise aux organisations qui ont présenté des candidats.
Cette mission incombe au conseil d’entreprise ou au comité suivant le cas, ou à l’employeur, en cas d’absence de ces organes.
Cet avis doit rester affiché jusqu’à Y + 84 (entre le 8 et le 21 février 2021, en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections).
5. Désignation des témoins (X + 70)
Le jour X + 70 (entre le 27 octobre et le 9 novembre 2020 en fonction du jour que vous avez choisi pour vos élections), toute organisation représentative des travailleurs et des cadres intéressée peut, si elle le souhaite, désigner un témoin et un témoin suppléant par bureau de vote.
Seuls les travailleurs de l’entreprise peuvent être témoins. Ils ne doivent pas nécessairement appartenir à la catégorie de travailleurs pour laquelle ils remplissent leur fonction de témoin.
Les organisations indiquent le bureau de vote où chaque témoin remplira sa mission pendant toute la durée des opérations de vote et en informent les témoins qu’elles ont désignés, ainsi que l’employeur.
Les témoins peuvent suivre tout le déroulement des opérations électorales dans le bureau et ont le droit de faire insérer leurs observations dans le procès-verbal de l’élection.
Ils votent dans le bureau où ils sont désignés comme témoins. S’ils doivent voter dans un autre bureau parce qu’ils appartiennent à une autre catégorie de personnel, ils peuvent demander une suspension des élections pendant la période où ils doivent s’absenter pour aller voter.