Congé-éducation payé à Bruxelles : FAQ

Par  PAGANO Caroline - Legal analyst, le 14 Septembre 2023

Le congé éducation-payé permet à certains travailleurs qui suivent des formations reconnues, de s’absenter du travail, aux fins d’assister aux cours et de préparer ou présenter leurs examens. Les règles à Bruxelles sont différentes que celles applicables en Wallonie et en Flandre. En plus les règles applicables à Bruxelles ont changé à partir de l'année scolaire 2023-2024.

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En ce début d’année scolaire/académique 2023-2024, nous vous proposons de faire le point, en quelques questions- clés,  sur les  implications d’une demande de congé éducation émanant d’un travailleur occupé en Région de Bruxelles-Capitale, à la suite de la réforme entrée en vigueur le 1^er septembre 2023

1. Qu’est-ce que le congé-éducation payé ?

Le congé éducation-payé permet à certains travailleurs qui suivent des formations reconnues, de s’absenter du travail, aux fins d’assister aux cours et de préparer ou présenter leurs examens.

La réglementation applicable à chaque demande de congé éducation-payé est celle de la région dans laquelle se situe l’unité d’établissement dans laquelle est occupé le travailleur durant sa formation.

Ci-après, nous abordons le système du congé-éducation tel qu’il se présente actuellement en Région de Bruxelles-Capitale.

2. Quelles catégories de travailleurs du secteur privé peuvent demander un congé-éducation payé?

Peuvent prétendre au congé éducation-payé, les travailleurs du secteur privé qui relèvent de l’une des catégories suivantes :

• Les travailleurs occupés à temps plein ;

• Nouveau ! A partir du 1^er septembre 2023, les travailleurs à temps partiel dont la fraction d'occupation contractuelle représente au moins 25% d'un emploi à temps plein.  Le nombre d'heures de droit au congé-éducation octroyé à ces travailleurs est calculé au prorata de la fraction d'occupation contractuelle, telle que reprise par la DmfA du mois de septembre de l'année de formation ou du mois de début de la formation.

Le mois de septembre sera toujours utilisé comme mois de référence, là où c’est possible, pour déterminer le droit au congé-éducation payé et son exécution pour l’ensemble de la formation;

Si, sur la base des informations fournies en septembre, aucun droit n’existe (moins de 25 % d’un horaire temps plein) ou si aucun contrat de travail n’a été conclu entre le travailleur et l’employeur en septembre (entrée en fonction ou changement d’employeur en cours d’année scolaire), le pourcentage d’occupation peut être vérifié au cours du mois où la formation commence, afin de donner une dernière chance au travailleur de bénéficier du congé-éducation payé.

Si un travailleur est occupé à temps plein du 1/09/23 au 30/11/23, à 60 % d’un régime temps plein du 1/12/23 au 31/03/24, puis à 20 % d’un régime temps plein du 1/04/24 au 30/06/24, il aura droit à 100 % du congé-éducation payé pour l’ensemble de la formation.

Si un travailleur est occupé à 80 % du 1/09 au 15/09/23 et passe à 100 % à partir du 16/09/23, une évaluation au prorata sera utilisée pour calculer le pourcentage d’occupation représentatif pour ce mois (soit, dans notre exemple, 90 %).

Un travailleur ne perdra jamais son droit au congé-éducation payé parce qu’il commence à travailler au cours d’une année scolaire. Dans ce cas, le pourcentage d’occupation sera évalué « dans le mois de début de la formation », ou, autrement dit, le mois du « début » de la formation sous contrat chez son nouvel employeur et chez qui une demande de congé-éducation payé a été introduite dans les 15 jours.

Si un travailleur change d’employeur, il faut examiner l’occupation chez le nouvel employeur. Le congé-éducation payé est un régime construit entre le travailleur et l’employeur, et il faut analyser le pourcentage d’occupation au moment où le travailleur entre au service du nouvel employeur. Il faut prendre en compte « le mois où la formation commence sous contrat chez le nouvel employeur », au moment où ce nouvel employeur reçoit l’attestation d’inscription.

L’employeur peut, mais sans y être obligé, diminuer le droit au prorata pour un travailleur qui le rejoint plus tard, au cours de la formation. S’il ne le fait pas, il peut obtenir le remboursement du droit complet, si les deux parties sont d’accord.

De plus, sont assimilées à des travailleurs, les personnes qui, autrement qu'en vertu d'un contrat de travail, fournissent des prestations de travail sous l'autorité d'une ou de plusieurs autres personnes (exemple : les apprentis).

3. Quelles sont les formations ouvrant le droit au congé-éducation payé ?

Seules les formations reconnues par les autorités régionales du lieu d’occupation du travailleur pourront ouvrir le droit au congé-éducation payé.  Sous réserve de quelques exceptions, la formation doit en principe durer minimum 32 heures par an.

Nouveau ! A partir du 1^er septembre 2023, ces 32 heures de formation sont qualifiées d’heures « de contact ». Cela signifie qu’elles peuvent être organisées en présentiel ou en ligne.  

La liste des formations reconnues par la Région de Bruxelles-Capitale est disponible sur le site Internet du SPRB (Service Public Régional de Bruxelles) : Formations admises | Bruxelles Économie et Emploi (economie-emploi.brussels)

Nouveau ! A partir du 1^er septembre 2023 les types de formations reconnues sont étendus. De manière synthétique, les principales adaptations sont les suivantes :

• Tous les cours universitaires conférant le grade de Master sont reconnus d’office, qu’ils soient donnés en journée, à horaire décalé ou à horaire aménagé.

• Toutes les formations de type court données par les hautes-écoles reconnues et menant au titre de bachelier ou de graduat ouvrent automatiquement le droit au congé-éducation payé.

• Toute formation donnée par une haute-école ou une université reconnue, qui est composée de minimum 10 crédits (ECTS ou studiepunten) et qui permet l’obtention d’un certificat attestant de sa réussite est reconnue automatiquement.

• Toutes les formations de promotion sociale / CVO ouvrent le droit au congé-éducation payé (la liste d’exclusion est abrogée).

• Toutes les formations données par les organismes de classes moyennes / middenstand ouvrent le droit au congé-éducation payé (liste d’exclusion abrogée).

4. Durant combien d’heures le travailleur peut-il s’absenter dans le cadre du congé-éducation payé ?

Un travailleur à temps plein peut s’absenter dans le cadre du congé-éducation pour une durée correspondant au nombre d’heures de cours effectivement suivies. Il y a cependant un plafond annuel qui varie en fonction du type de formation.

Pour les travailleurs à temps partiel, la durée du congé-éducation est établie de la même manière que pour les travailleurs à temps plein, mais au prorata de leur durée hebdomadaire de travail.

Nouveau ! A partir du 1^er septembre 2023 :

• les épreuves pratiques encadrées et évaluées (mémoire, TFE, épreuve intégrée, stage, jury et défense, etc.) sont assimilées à des heures de contact (elles alimentent le droit au congé-éducation payé et les périodes couvrant ces épreuves permettent maintenant d’utiliser le dispositif). Toutefois, ces épreuves n’entrent pas en compte dans le calcul de la base des 32 heures d’heures de contact minimum obligatoire pour permettre à une formation d’ouvrir le droit au congé-éducation payé ;
• les plafonds d’heures de congé-éducation liés à certaines formations sont augmentés et des possibilités de majorations sont prévues. La distinction entre les heures de cours coïncidant ou non avec les horaires de travail est supprimée.

Type de formation	Plafond de base (pour un temps plein)	Majorations possibles
Formation générale	80 h	80  (Pas de majoration)
Formation en langue	80 h	Majoration à 130 h pour les langues nationales, des signes ou liées à l’emploi (déclaration sur l'honneur de l'employeur que l'utilisation de la langue sur le lieu de travail est nécessaire). Majoration à 130 h pour les travailleurs qui disposent au maximum du C.E.S.S.
Formation professionnelle	120 h	Majoration à 130 h pour les travailleurs qui disposent au maximum du C.E.S.S.
Formation professionnelle + Formation en langue	120 h	Majoration à 130 h pour les langues nationales, des signes ou liées à l’emploi (déclaration sur l'honneur de l'employeur que l'utilisation de la langue sur le lieu de travail est nécessaire). Majoration à 130h pour les travailleurs qui disposent au maximum du C.E.S.S.
Formation professionnelle (dont fait partie la formation en langue) + Formation générale	120 h	Majoration à 130 h pour les travailleurs qui disposent au maximum du C.E.S.S.
Formation professionnelle	180 h	Formations menant à un métier en pénurie selon la liste annuelle d’Actiris Formation qui mène à l’obtention du C.E.S.S. Formation de base (lire-écrire-compter).
Jury central/diplôme universitaire	3 fois la durée hebdomadaire du temps de travail.	/
Validation de compétence	L’ensemble des parcours de validation de compétences organisés par ou au sein des centres de validation agréés	/

Pour les travailleurs qui disposent au maximum d’un certificat ou d'un diplôme de l'enseignement secondaire inférieur (C.E.S.I), le plafond annuel d’heures de congé-éducation payé est fixé à 130 heures pour les formations permettant l’acquisition de compétences numériques de base.

 5. À quel moment et selon quelles modalités le travailleur peut-il s’absenter dans le cadre du congé-éducation payé ?

Le congé-éducation peut être pris sous forme de journées complètes ou sous forme de quelques heures, pour se rendre au cours, pour assister aux cours et pour présenter les examens.

Le congé-éducation payé lié aux formations qui sont organisées en année scolaire est pris entre le début de l'année considérée et la fin de la première session d'examens de cette année scolaire.  En cas de seconde session d'examens cette période est prolongée jusqu'à la fin de cette session, à condition que le travailleur présente effectivement les examens.

Le congé-éducation payé lié aux formations qui ne sont pas organisées en année scolaire est pris entre le début et la fin de la formation.

De plus, les calendriers individuels des congés-éducation de chaque travailleur doivent être établis dans le respect d’une planification collective des congés-éducation établie au niveau de l’entreprise. Cette planification collective est établie par le conseil d'entreprise ou, à défaut de celui-ci, d'un commun accord entre l'employeur et la délégation syndicale ou, à défaut de celle-ci, par l’employeur, en concertation avec les travailleurs. Lors de la planification collective, pour préserver l’organisation du travail, les absences simultanées peuvent être limitées en fonction du nombre de travailleurs occupés dans l’entreprise.

6. Quelle rémunération le travailleur percevra-t-il durant son absence pour congé-éducation payé ?

Le travailleur en congé-éducation a droit au maintien de sa rémunération normale, mais limitée à un certain plafond.

Pour l'année scolaire 2022-2023, ce plafond a été fixé à 3 170 euros/mois du 1er septembre 2022 au 31 décembre 2022 et à 3.364 euros/mois du 1er janvier 2023 et le 31 août 2023.  A l’heure actuelle, le plafond qui sera d’application pour l’année scolaire 2023-2024 n’est pas encore connu.

7. Quelles formalités le travailleur doit-il accomplir pour bénéficier du congé-éducation payé ?

Pour ouvrir le droit au congé-éducation payé, le travailleur doit remettre à son employeur une attestation d’inscription régulière à une ou plusieurs formations. L’attestation d’inscription doit être fournie au plus tard le 31 octobre de l’année scolaire concernée. En cas d'inscription tardive au-delà du 31 octobre ou en cas de changement d'employeur au cours d'une même année scolaire, la demande de congé-éducation payé se fait au plus tard dans les 15 jours de l'inscription ou du changement d'employeur.

Ensuite, pour maintenir le droit au congé-éducation, le travailleur doit remettre à son employeur, chaque trimestre, une attestation d’assiduité démontrant qu’il suit effectivement et régulièrement les cours.

Enfin, le cas échéant, le travailleur devra remettre une attestation de deuxième session d’examens s’il souhaite prolonger la période de prise des congés-éducation jusqu'à la fin de cette session.

8. L’employeur peut-il refuser le droit au congé éducation payé ?

Le congé-éducation payé est un droit du travailleur. Si ce dernier s’acquitte des formalités requises, l’employeur ne peut donc pas s’y opposer.

Néanmoins, certaines circonstances peuvent entraîner la perte du droit au congé-éducation dans le chef du travailleur.

Exemple :  en cas d’absences injustifiées pour plus de 10 % des heures de cours effectivement données : perte du congé-éducation durant 6 mois.

9. L’employeur peut-il licencier un travailleur qui a introduit une demande de congé-éducation payé ?

Le travailleur qui demande le bénéfice d’un congé-éducation payé est protégé contre le licenciement à partir de l’introduction de la demande jusqu’à la fin de la formation. L’employeur ne peut pas le licencier, sauf des motifs justifiés étrangers à la demande de congé-éducation.

S’il ne parvient pas à démontrer que les motifs du licenciement sont étrangers à la demande de congé-éducation, l’employeur sera redevable d’une indemnité de protection correspondant à 3 mois de rémunération (sans préjudice de l’indemnité de rupture).

10. Comment l’employeur peut-il obtenir le remboursement partiel de la rémunération et des cotisations sociales versées durant le congé-éducation payé ?

L’employeur peut demander, auprès des autorités régionales compétentes, une intervention destinée à compenser le coût salarial du congé-éducation (rémunération + cotisations patronales).

Cette intervention prend la forme d’un remboursement forfaitaire.

Nouveau ! A partir de l’année scolaire 2022-2023, le remboursement de la Région de Bruxelles-Capitale à l'employeur est fixé à un montant forfaitaire indexé de 22,07 EUR par heure de congé-éducation payé répondant aux conditions de remboursement.

10.1. Auprès de qui doit être introduite la demande de remboursement ?

Pour obtenir le remboursement du coût salarial du congé-éducation, un dossier doit être introduit annuellement auprès de la Région où est située le siège d’exploitation dans lequel sont occupés les travailleurs bénéficiaires du congé éducation. Lorsque l'entreprise a des sièges d'exploitation dans différentes Régions, la demande de remboursement doit être introduite dans chaque région d'occupation du personnel ayant bénéficié du congé éducation.

Si le lieu d’occupation du travailleur passe d’une Région à l’autre durant une même année scolaire, deux situations sont possibles :

Si le travailleur va travailler dans une autre Région pour le même employeur, l’employeur devra introduire une demande de remboursement distincte pour chaque Région d’occupation, au prorata des heures de congé prises dans chacune des Régions.

Si le travailleur va travailler dans une autre Région pour un autre employeur, les deux employeurs devront introduire une demande de remboursement, chacun dans sa Région et cela, pour la partie de la formation qui le concerne.

Si, lors d'un changement de Région, la formation suivie n'est pas reconnue dans la région du nouveau lieu de travail du salarié, le droit au congé-éducation payé et au remboursement des heures sera perdu.
Il faudra par ailleurs se conformer aux dispositions propres à chaque Région concernée (formations reconnues, plafond d’heures, conditions de remboursement).

10.2. Quel est le contenu du dossier ?

Les modèles de documents requis pour effectuer une demande de remboursement et la marche à suivre sont disponibles sur le site internet du SPRB : Remboursement aux employeurs | Bruxelles Économie et Emploi (economie-emploi.brussels).

10.3. Dans quel délai introduire sa demande de remboursement ?

Les demandes de remboursement doivent être introduites annuellement, après la fin de l’année scolaire, dans un délai qui diffère selon les Régions.

À Bruxelles, le dossier doit être introduit au plus tard le 31 décembre de l’année durant laquelle l’année scolaire concernée a pris fin. Exemple : toute demande relative à l'année scolaire 2022-2023 doit être introduite au plus tôt le 1er septembre 2023 et au plus tard le 31 décembre 2023.

Les demandes de remboursement peuvent également être introduites par votre secrétariat social. Si vous êtes client Group S, votre Payroll advisor peut vous aider à compléter les documents requis et les transmettre à l’autorité compétente.

Sources : 

• Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 29 juin 2023 relatif aux modalités d’octroi du congé-éducation payé, M.B., 21 août 2023;

• site Bruxelles Economie et Emploi.