Lorsqu’un travailleur utilise son propre véhicule (voiture, moto ou cyclomoteur) pour des déplacements professionnels, l'employeur peut lui rembourser les frais exposés pour cet usage.
L'employeur ne peut en principe lui rembourser que les seuls frais réellement encourus et dont il peut prouver la nature et le montant. Les administrations fiscale et sociale acceptent toutefois que l'employeur rembourse les frais encourus par le travailleur sur la base d'indemnités forfaitaires.
De telles indemnités forfaitaires ne seront pas considérées comme une rémunération imposable ni soumise à des cotisations de sécurité sociale lorsque l'indemnité forfaitaire au kilomètre n'est pas supérieure à celle prévue dans le barème officiel que l'Etat applique à l'égard de ses fonctionnaires lorsqu'ils utilisent leur voiture privée à des fins professionnelles.
Auparavant, le montant de l'indemnité kilométrique était augmenté, tous les 1er juillet, d'une fraction dont le dénominateur est l'indice des prix à la consommation du mois de mai de l'année précédente et le numérateur l'indice des prix à la consommation du mois de mai de l'année en cours.
Désormais, suite à l'accord sectoriel 2007-2008 pour le secteur public et afin de mieux tenir compte des évolutions actuelles, le montant de l'indemnité kilométrique est composé de 2 parties. L'indemnité kilométrique dépend désormais pour 80% de l'évolution des prix à la consommation et pour 20% de l'évolution de la moyenne du prix maximal de l'essence et du diesel. Elle doit se faire chaque année au 1er juillet.
Ainsi, le montant s'élève à 0,3352 EUR par kilomètre à partir du 1er juillet 2011 jusqu'au 30 juin 2012.