Déplacements professionnels avec véhicule privé : montant annuel ou trimestriel ?

Lorsqu'un travailleur utilise son propre véhicule pour des déplacements professionnels, l'employeur peut lui rembourser les frais exposés pour cet usage. Ce remboursement s’effectue sous la forme d’une indemnité kilométrique. Celle-ci peut se baser sur un montant forfaitaire trimestriel ou sur un montant forfaitaire annuel. Mais comment savoir quel montant utiliser ? Faisons le point dans cet article.

Lorsqu'un travailleur utilise son propre véhicule (voiture, moto ou cyclomoteur) pour des déplacements professionnels, l'employeur peut lui rembourser les frais qu’il a encourus lors de cet usage.

Les administrations fiscale et sociale acceptent que l'employeur rembourse ces frais sur la base d'indemnités forfaitaires, basées en principe sur le montant octroyé par l’Etat à ses travailleurs.

1. Quel est le montant utilisé par l’Etat ?

Auparavant, l’indemnité kilométrique octroyée par l’Etat était indexée une fois par an, au 1er juillet. La base légale était un arrêté royal de 1965 et un arrêté royal de 2017. Les deux arrêtés royaux utilisaient la même formule de calcul et la même périodicité d’indexation.

Afin de pouvoir réagir plus rapidement aux fluctuations des prix des carburants, l’arrêté royal de 2017 a été modifié. Depuis le 1^er octobre 2022, pour les travailleurs de l’Etat, l’indexation est devenue trimestrielle et le mode de calcul a été modifié.

Cependant l’arrêté royal de 1965 n’a pas été modifié mais en pratique, il n’est plus utilisé par l’Etat fédéral, qui se base sur celui de 2017.

2. Quel est le montant applicable dans le secteur privé ?

De manière générale, il n’y a pas de montant minimal prévu. Il faut donc se tourner vers ce qui est prévu au niveau sectoriel ou au niveau de l’entreprise.

2.1. Obligation sectorielle ?

Dans certains secteurs, le remboursement des déplacements professionnels effectués avec un véhicule privé est prévu par convention collective de travail.

Certaines conventions collectives de travail sectorielles font référence à l’arrêté royal de 2017 pour déterminer le montant du remboursement. Ce dernier variera donc trimestriellement.

D’autres conventions utilisent encore comme base l’ancien arrêté royal de 1965  et le montant continue à être indexé annuellement au 1er juillet.

2.2. Obligation au niveau de l’entreprise ?

Au niveau de l’entreprise, il est également possible qu’un remboursement soit prévu sous forme d’indemnité kilométrique (dans le règlement de travail, dans une convention collective de travail d’entreprise ou encore selon un usage). Il faut, par conséquent, examiner le contenu de la source pour connaître la manière de calculer l’indemnité kilométrique éventuelle.

3. Quel est le montant accepté au niveau social et fiscal ?

Le principe de base est que l’indemnité kilométrique forfaitaire n’est pas considérée comme une rémunération imposable ni soumise à des cotisations de sécurité sociale tant qu’elle ne dépasse pas l’indemnité octroyée par l’Etat à son personnel.

Depuis le passage à l’indexation trimestrielle pour l’Etat, l’O.N.S.S. ne publiait plus que le montant trimestriel tandis que le fisc a continué à communiquer les deux montants.

Cela ne posait pas de problème tant que le montant annuel restait inférieur au montant trimestriel. Cependant, en juillet 2023, la situation s’est inversée et la question s’est posée de savoir si ce montant annuel pouvait rester intégralement exonéré.

Récemment, l’O.N.S.S. et le fisc ont confirmé que les deux montants étaient considérés comme des normes sérieuses et étaient donc entièrement exonérés de charges sociale et fiscale.

Attention ! Les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur base annuelle doivent s'y tenir pour toute la période du 1^er juillet jusqu'au 30 juin inclus ; ils ne peuvent pas, durant cette période, passer au système forfaitaire trimestriel. Le basculement vers le montant trimestriel ne peut avoir lieu qu’au 1^er juillet de l’année suivante.

L’O.N.S.S. et le fisc exigent donc une certaine cohérence dans l’utilisation du montant forfaitaire.

Vous pouvez retrouver les montants actuels dans notre article du 3 octobre 2023.

4. En conclusion…

Vous devez d’abord vérifier si votre secteur a prévu une obligation de remboursement des déplacements professionnels effectués avec un véhicule privé.

Si c’est le cas, il faudra vous y conformer et respecter le montant prévu par votre secteur.

Si votre secteur a conclu une convention collective de travail à ce sujet, vous pourrez la retrouver dans le chapitre 12 de la documentation sectorielle. Nous y indiquons le montant qui est suivi par votre commission paritaire.

Si votre secteur n’a pas conclu de convention à ce sujet et que vous n’avez encore rien prévu au sein de votre entreprise, vous pouvez choisir entre le montant annuel ou trimestriel, sachant que le choix pour le montant annuel devra être conservé pour un an (du 1^er juillet au 30 juin de l’année suivante).

Si vous avez prévu une indemnité kilométrique au sein de votre entreprise et que vous voulez modifier sa méthode de calcul, vous devrez modifier la source légale à la base de ce remboursement selon les procédures légales.

Sources : Circulaire n° 2023/C/78 du 18 septembre 2023 relative à l'indemnité kilométrique pour des déplacements de service ; Instructions administratives de l’O.N.S.S. du 25 septembre 2023.