Droit aux vacances : accès aux données de vacances de vos ouvriers

Un travailleur a droit à des vacances dans l’année de vacances sur la base des prestations qu’il a fournies au cours de l’exercice de vacances précédent. L’employé qui a travaillé chez un autre employeur durant l’exercice de vacances devra remettre son (ses) attestation(s) de vacances à son employeur actuel pour pouvoir prendre des vacances. L’ouvrier, par contre, pourra prendre des vacances sur la base des informations qui sont mises à disposition en ligne par la caisse de vacances.

Tandis que les employeurs peuvent se baser pour leurs employés sur les prestations fournies durant l’exercice de vacances (que ce soit sur la base ou non d’une ou de plusieurs attestations de vacances), ceux qui sont affiliés à une caisse de vacances peuvent consulter en ligne les données de vacances de leurs ouvriers pour l’année de vacances en cours.

Depuis l’instauration du nouveau mode d’imputation du simple pécule de vacances de départ, il est encore plus important de disposer en temps utile des données d’anciens ouvriers qui travaillent aujourd’hui comme employés.

Qui peut trouver quoi et où ?

1. Où les données peuvent-elles être consultées ?

Via le portail de l’ONSS, les employeurs comme les ouvriers peuvent trouver toutes les informations relatives aux vacances des ouvriers (et des apprentis ouvriers ou des artistes) : Accéder aux services sécurisés – Se connecter (socialsecurity.be)

• Les employeurs (et les secrétariats sociaux) peuvent accéder au service en ligne « compte de vacances – employeur » en se connectant en tant qu’entreprise ;
• Les travailleurs peuvent accéder au service en ligne « mon compte de vacances » (en se connectant en tant que citoyen).

2. Quelles sont les données qui peuvent être consultées ?

La base de données en ligne contient toutes les données de vacances des ouvriers (et des artistes) qui reçoivent leur pécule de vacances de l’Office national des vacances annuelles (ONVA) ou d’une autre caisse de vacances :

• le nombre de jours de vacances ;
• le montant du pécule de vacances ;
• la date à laquelle le pécule de vacances est payé.

Ces données peuvent être consultées tout au long de l’année et sont mises à jour quotidiennement.

Les données provisoires pour l’année de vacances 2024 sont en principe disponibles à partir de janvier 2024. Il se peut toutefois qu’elles ne le soient pas entièrement au premier trimestre parce que le quatrième trimestre de 2023 doit encore être traité. Il est donc conseillé de consulter régulièrement le site web pour suivre l’évolution du pécule de vacances et des jours de vacances 2024.

3. Qui a accès aux données ?

Dans un premier temps, les ouvriers ont eux-mêmes accès aux données en ligne. Ils peuvent également consulter d’autres informations telles que :

• un aperçu détaillé du calcul du pécule de vacances ;
• un résumé des prestations par employeur et des salaires qui entrent en ligne de compte pour le calcul du pécule de vacances.

Via l’application en ligne, ils peuvent télécharger directement un fichier pdf de l’attestation de vacances ou du calcul du pécule de vacances. Ils peuvent également demander ces informations en complétant un formulaire en ligne. Les informations demandées seront alors transmises via l’e-Box ou éventuellement par courrier si l’e-Box n’a pas encore été activée.

Ensuite, l’employeur qui occupe des ouvriers et qui est affilié à une caisse de vacances a également accès aux données en ligne de ses ouvriers. Une liste complète de tous les ouvriers est affichée, avec la possibilité de rechercher un ouvrier en particulier. L’employeur peut lui aussi exporter un fichier contenant les informations mentionnées au point 2 vers l’e-Box de l’entreprise. Les données restent à la disposition de l’employeur jusqu’au 31 décembre de l’année de vacances.

L’application en ligne est également disponible pour l’employeur qui occupe un employé ayant travaillé comme ouvrier dans son entreprise durant l’année de vacances.

Remarque : ce ne sera toutefois pas le cas si l’employeur occupe un employé qui a travaillé comme ouvrier dans une autre entreprise et que le nouvel employeur occupe UNIQUEMENT des employés.
Comment cet employeur peut-il alors obtenir les données de vacances de cet employé, ex-ouvrier ? Il doit dans ce cas demander à l’ouvrier de lui transmettre lui-même les données nécessaires de façon que l’ouvrier puisse prendre des vacances. L’employeur peut aussi obtenir ces informations auprès de la caisse de vacances à laquelle le travailleur était anciennement affilié.