Elections sociales de 2024 : la nouvelle loi a été publiée
Par le 4 Août 2023La loi du 5 juin 2023 relative à la procédure des élections sociales de 2024 est parue au Moniteur belge du 30 juin 2024.
La nouvelle loi fixe la période des prochaines élections sociales du 13 au 26 mai 2024 et modifie la procédure électorale sur un certain nombre de points. La procédure électorale de 2024 s’inscrit dans la continuité des élections précédentes tout en introduisant un certain nombre de modifications pour digitaliser et moderniser la procédure et pour tenir compte des nouvelles pratiques de travail induites par la crise sanitaire du coronavirus.
Ce qui ne change pas ….
Maintien des seuils d’occupation
Le législateur maintient pour les élections sociales de 2024 les seuils d’occupation à 50 travailleurs pour l’institution du comité et à 100 travailleurs pour l’institution du conseil.
La distinction des statuts ouvriers/employés subsiste
Les statuts ouvriers/employés ne sont toujours pas harmonisés en ce qui concerne la procédure électorale. La distinction ouvriers/employés subsiste donc pour les élections sociales de 2024.
Ce qui évolue ….
Suspension des opérations électorales
Le chômage temporaire durant la pandémie a entraîné lors des élections sociales de 2020 une application massive de la procédure de suspension des opérations électorales.
La suspension de la procédure électorale à partir du jour X est possible dans deux cas :
- lorsque durant la période qui sépare le jour X du jour Y, la majorité d’une catégorie de travailleurs (ouvriers/employés) est impliquée dans une grève ;
- ou lorsque durant la période qui sépare le jour X du jour Y, 25% d’une catégorie de travailleurs (ouvriers/employés) est en chômage temporaire.
La suspension des élections dans ces deux situations peut intervenir à l’initiative d'une organisation représentative des travailleurs habilitée à présenter des candidats. Moyennant accord, les parties peuvent toutefois décider de ne pas appliquer cette suspension. Si la suspension est d’application, les parties fixent le moment où la suspension prend cours. Si elles omettent de le faire, la suspension prend cours au moment où les conditions de suspension sont remplies.
Lors des élections précédentes, il était prévu que la suspension de la procédure prenait automatiquement fin le jour où les conditions ne sont plus remplies. Or, ce jour n’était pas toujours idéal pour la fixation d’un nouveau calendrier pour la suite des opérations électorales. C’est pourquoi, à partir des élections sociales de 2024, les parties peuvent désormais fixer de commun accord le moment de la fin de la suspension. La reprise de la procédure se fait donc moyennant concertation, et en fixant un nouveau jour Y. Cependant, afin d’éviter que la situation ne soit totalement bloquée si les parties ne parviennent pas à s’entendre sur le moment de la reprise de la procédure, la nouvelle loi prévoit qu’à défaut d’accord, la suspension prend fin d’office le jour où les conditions requises pour suspendre la procédure ne sont plus remplies.
Simplification des conditions auxquelles les travailleurs intérimaires doivent répondre pour avoir la qualité d’électeur
Lors de l’introduction en 2020 du droit de vote des travailleurs intérimaires, une double condition d’occupation des travailleurs intérimaires était exigée durant deux périodes de référence distinctes, dont l’une se terminait après l’établissement des listes électorales le jour X. Un toilettage des listes électorales 13 jours avant le jour du vote était dès lors nécessaire pour y rayer des listes électorales constituées le jour X les travailleurs intérimaires inscrits ne répondant pas à la seconde condition d’occupation et n’ayant donc finalement pas la qualité d’électeur. Des difficultés se posaient quant au contrôle de cette seconde condition d’ancienneté en cas de changement de statut du travailleur intérimaire après l’établissement de la liste électorale provisoire.
Pour ces raisons, les conditions auxquelles doivent répondre les travailleurs intérimaires pour pouvoir voter dans l’entreprise utilisatrice sont à présent simplifiées. Pour avoir la qualité d’électeur en 2024, les travailleurs intérimaires ne doivent plus répondre qu’à une seule condition d’occupation au cours d’une seule période de référence antérieure à l’établissement des listes électorales le jour X. Il devient ainsi plus aisé d’identifier directement et pour de bon, lors de l’établissement des listes électorales le jour X, les travailleurs intérimaires ayant la qualité d’électeur. Et lors du toilettage des listes électorales 13 jours avant le vote, il n’est plus question de rayer de ces listes les travailleurs intérimaires ne répondant pas à la seconde condition d’occupation, celle-ci ayant été supprimée. Une fois inscrits sur les listes électorales le jour X, les travailleurs intérimaires pourront donc voter le jour Y même s’ils ne sont depuis lors plus occupés en tant que travailleurs intérimaires dans l’entreprise utilisatrice.
Pour pouvoir voter, les travailleurs intérimaires doivent répondre à une seule condition d’occupation durant une seule période de référence : avoir presté 32 jours de travail effectif entre le 1er novembre 2023 et le 31 janvier 2024 dans l’entité juridique de l’utilisateur ou dans l’unité technique d’exploitation de l’utilisateur lorsque celle-ci se compose de plusieurs entités juridiques.
L’ancienneté de 32 jours de travail comprend à la fois les périodes de travail interrompues et ininterrompues. Seuls les jours de travail effectivement prestés sont pris en considération. Les jours de suspension (ex. : maladie, jour férié, vacances annuelles, …) ne sont donc pas pris en considération.
Mention de la qualité de travailleur intérimaire sur les listes électorales
La qualité de travailleur intérimaire doit désormais être précisée sur les listes électorales établies le jour X qui seront cochées le jour du scrutin. Sur la base des listes électorales établies le jour X, l’employeur sera en mesure de fournir au SPF Emploi des statistiques sur le nombre de travailleurs intérimaires ayant le droit de vote et sur la base des listes électorales cochées le jour du scrutin, l’employeur pourra fournir au SPF Emploi des statistiques sur le nombre de travailleurs intérimaires ayant participé au vote. Ces données permettront au SPF Emploi d’établir des statistiques relatives au nombre de travailleurs intérimaires disposant du droit de vote et exerçant ce droit en vue de connaître l’impact du droit de vote octroyé aux travailleurs intérimaires et leur utilisation effective de ce droit.
Droit de réclamation et de recours des travailleurs intérimaires
Les travailleurs intérimaires ayant la qualité d’électeur peuvent introduire des réclamations et des recours aux différentes étapes de la procédure électorale, tout comme peuvent le faire les travailleurs permanents de l’entreprise. L’énumération dans la législation des recours que les travailleurs intérimaires peuvent intenter était incomplète. La nouvelle loi complète cette énumération en précisant que les électeurs intérimaires ont le droit d’intenter un recours tendant à l’annulation de l’élection ou à la rectification des résultats de l’élection ainsi qu’un recours contre la décision d’arrêter la procédure ou contre la désignation des membres de la délégation de l’employeur.
Réglementation de la transmission des données relatives aux travailleurs intérimaires entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise de travail intérimaire
Lors des élections sociales de 2020, des difficultés étaient apparues pour la collecte du nombre de jours d’occupation des travailleurs intérimaires dans l’entreprise utilisatrice auprès des entreprises de travail intérimaire car la base légale pour traiter ces données à caractère personnel manquait.
Cette base légale existe à présent. Les données à transmettre par les entreprises de travail intérimaire auprès des entreprises utilisatrices sont à présent précisées ainsi que le délai de transmission de ces données. L’entreprise utilisatrice doit toutefois faire la demande de ces données auprès de l’entreprise de travail intérimaire pour les recevoir.
L’entreprise de travail intérimaire qui a reçu la demande de l’entreprise utilisatrice doit communiquer entre le 1er et le 5 février 2024 le nom, les prénoms, la date de naissance, le statut ouvrier ou employé, la date de “première mise à disposition” et le nombre de jours de travail effectif prestés au sein de l’entreprise utilisatrice, le lieu d’occupation dans l’entreprise utilisatrice, l’adresse postale et la langue du travailleur intérimaire.
En cas d’accord conclu le jour X sur le vote électronique, l’entreprise utilisatrice doit également demander à l’entreprise de travail intérimaire de lui communiquer l’adresse e-mail et le numéro de registre national du travail s’ils sont nécessaires à l’authentification du travailleur intérimaire. L’entreprise de travail intérimaire dispose d’un délai de 5 jours calendrier suivant le jour X (le jour X se situe entre le 13 et le 26 février 2024) pour transmettre ces données à l’entreprise utilisatrice.
Enfin, si un accord relatif à la convocation par e-mail des électeurs a été conclu le jour X, l’entreprise utilisatrice doit aussi demander à l’entreprise de travail intérimaire l’adresse e-mail des travailleurs intérimaires uniquement si l’entreprise utilisatrice n’a pas mis à disposition des travailleurs intérimaires une adresse e-mail professionnelle. L’entreprise de travail intérimaire dispose d’un délai de 5 jours calendrier suivant le jour X (le jour X se situe entre le 13 et le 26 février 2024) pour transmettre les adresses e-mails des travailleurs intérimaires à l’entreprise utilisatrice.
L’ensemble des données personnelles des intérimaires transmises par l’entreprise de travail intérimaire à l’entreprise utilisatrice doivent être conservées jusqu’au jour Y+86 ou, en cas de recours en justice, jusqu’à ce que la décision définitive soit prononcée par les juridictions compétentes.
Traitement des données personnelles dans le cadre du vote électronique
Le vote électronique (à distance ou non) donne lieu à un traitement de données personnelles des électeurs. Il s’agit entre autres des données permettant l’identification de l’électeur (par exemple: nom, prénom, numéro de registre national). Certaines de ces données sont transmises par l’employeur (l’entreprise utilisatrice pour les intérimaires) au fabricant du système de vote par des moyens électroniques.
Le numéro de registre national peut être transmis si cette donnée est nécessaire pour le processus d’authentification de l’électeur dans le cadre du vote électronique, c’est-à-dire si d’autres méthodes d’identification et d’authentification moins intrusives ne sont pas envisageables. Il incombe au fabricant d’indiquer si le numéro de registre national est nécessaire, ou non, pour l’utilisation de son système.
Une autre méthode utilisée est l’authentification sur la base de codes d’accès. Ceux-ci sont transmis par courrier postal ou par e-mail. Pour les travailleurs qui n’ont pas d’adresse e-mail de leur entreprise, c’est l’adresse e-mail privée qui est utilisée. Tel est souvent le cas des travailleurs intérimaires. Par conséquent, la nouvelle loi prévoit que l’adresse e-mail privée du travailleur intérimaire est transmise par l’entreprise de travail intérimaire à l’entreprise utilisatrice, pour autant que cette donnée soit nécessaire pour le processus d’authentification de l’électeur dans le cadre du vote électronique.
Dans le cadre de la transmission des données personnelles des travailleurs, l’employeur (l’utilisateur pour les intérimaires) et le fabricant, sont considérés comme “responsables conjoints du traitement” de ces données au sens de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Dès lors, ils doivent veiller à respecter les obligations prévues par cette loi, notamment quant à la sécurisation et à la conservation des données.
De plus, les responsables du traitement doivent veiller à mettre en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant que l’activité des électeurs sur l’appareil utilisé pour le vote électronique ne pourra pas être observée également à distance, par exemple via une application informatique, ou enregistrée, via le système d’information de l’employeur.
Si, à des fins d’authentification dans le cadre de l’organisation du vote électronique, des données sont échangées entre le fabricant et l’électeur par mail, les responsables du traitement doivent veiller à ce que cette communication se fasse par mail sécurisé.
Vote électronique à distance
Dans le cadre du système de vote électronique à distance, la condition selon laquelle l’électeur doit voter depuis son poste de travail habituel « au moyen d’un support relié au réseau sécurisé de l’entreprise » peut constituer une limitation au droit de vote à distance. En effet, dans une entreprise où le vote électronique à distance peut être très utile, tous les travailleurs ne disposent pas nécessairement d’un poste de travail relié au réseau sécurisé de l’entreprise.
Pour remédier à cela, le principe selon lequel le logiciel de vote doit être obligatoirement installé sur le réseau de l’entreprise utilisatrice est supprimé. Désormais, l’entreprise peut choisir, en concertation avec le fabricant, s’il y aura un dispositif de sécurité via son réseau ou via le réseau du fabricant. Dans ce second cas, les systèmes ne seront plus protégés par le réseau de l’entreprise: l’infrastructure et l’application responsables de l’enregistrement des votes devront assurer elles-mêmes cette protection et garantir une cybersécurité adéquate. Le fabricant doit donc fournir les garanties nécessaires et informer l’entreprise utilisatrice de la manière dont sont remplies les conditions de fiabilité, de sécurité, d’impossibilité de manipulation ainsi que le secret du vote.
Le principe selon lequel le vote à distance ne peut être effectué qu’à partir du lieu de travail habituel est maintenu. L’accord sur le vote électronique à distance doit définir cette condition, en accordant une attention particulière aux circonstances qui permettent à l’électeur de voter en toute discrétion et confiance.
Convocation électorale par e-mail moyennant accord
Jusqu’aux élections précédentes, la législation prévoyait que la convocation électorale était remise de la main à la main, et que seuls les électeurs non présents dans l’entreprise les jours de cette remise pouvaient être convoqués par d’autres moyens. La loi donnait donc la préférence à une remise physique et prévoyait une cascade, dans laquelle l’employeur devait toujours passer en premier lieu par une phase de remise physique des lettres de convocation.
Suite à la pandémie, le confinement des travailleurs et le recours au télétravail ont induit d’autres pratiques lors des élections sociales de 2020, dont il est tenu compte pour les élections de 2024. Les partenaires sociaux sont parvenus à la décision que la cascade légalement requise quant aux modalités de convocation peut être nuancée à l’heure actuelle, en ce sens que dans certaines entreprises, il est souhaitable de convoquer d’emblée tous les travailleurs par d’autres moyens que la remise de la main à la main. Toutefois, l’utilisation immédiate d’autres moyens de convocation est soumise à la condition que les électeurs concernés disposent d’une adresse e-mail professionnelle de l’employeur, ou, pour les intérimaires, de l’utilisateur, et que l’employeur ou l’utilisateur mettent à leur disposition, sur leur lieu habituel de travail, l’instrument digital nécessaire, étant entendu que la notion de “lieu habituel de travail” inclut le lieu occupé par les télétravailleurs. Selon les partenaires sociaux, cet instrument est un ordinateur ou un ordinateur portable.
La nouvelle loi autorise donc à présent pour les électeurs disposant d’une adresse e-mail professionnelle et d’un outil digital mis à leur disposition sur leur lieu habituel de travail d’appliquer immédiatement des modalités alternatives de convocation, c’est-à-dire sans la phase préalable de la remise de la main aux travailleurs présents dans l’entreprise, à condition qu’un accord unanime ait été conclu en ce sens au sein de l’organe concerné (comité/conseil), ou à défaut de conseil ou de comité, moyennant un accord unanime conclu entre l’employeur et la délégation syndicale.
L’accord unanime, sur la base duquel des modalités alternatives de convocation seront utilisées le jour X+80, doit être conclu au plus tard le jour X. Il peut ainsi être convenu d’envoyer la convocation par e-mail.
La charge de la preuve de cet envoi alternatif de la convocation et de sa réception par l’électeur incombe à l’employeur. Concrètement, il est conseillé à l’employeur de demander à l’électeur de lui renvoyer immédiatement un e-mail attestant de la bonne réception de la convocation.
A défaut de preuve, la convocation doit être envoyée par pli recommandé au plus tard le jour X+ 82. Un second mode alternatif le jour X+82 reste possible comme lors des élections précédentes, moyennant accord.
Vote par correspondance : mention du nom et du prénom de l’électeur sur l’enveloppe extérieure contenant le bulletin de vote
La nouvelle loi apporte une clarification pour les formalités du renvoi du bulletin de vote par correspondance. Lors de l’envoi du bulletin de vote par correspondance, l’enveloppe extérieure doit obligatoirement mentionner le nom de l’électeur. Cependant, il arrive que deux électeurs portent le même nom. Par conséquent, pour éviter toute confusion, la nouvelle loi exige désormais que le prénom de l’électeur soit également mentionné sur l’enveloppe extérieure contenant le bulletin de vote de l’électeur.
Mention du genre X sur les listes de candidats
Sur les listes de candidats présentées par les organisations syndicales, les noms des candidats inscrits doivent être suivis d’une lettre indiquant leur genre. Cette lettre peut désormais être la lettre X, au lieu de la lettre H ou F. Dans l’état actuel de la législation, l’employeur n’a pas de vue complète sur les données de genre de ses travailleurs. Dans les déclarations officielles d’occupation communiquées à l’ONSS, les travailleurs sont repris comme homme ou femme. Dès lors, le choix du genre mentionné (homme, femme ou X) appartient aux candidats, qui transmettent cette donnée à l’organisation qui les présente. Quel que soit son genre officiel, chaque candidat peut indiquer le genre qu’il choisit en vue de la présentation, homme, femme ou X. Par exemple, une personne transgenre ou intersexuée peut choisir de s’identifier, en tant que candidat, comme homme, femme ou X, quel que soit son genre officiel.
Ratio de genre dans la délégation patronale et la délégation des travailleurs
Depuis les élections sociales de 2020, le ratio de genre est analysé entre les candidates et candidats et les élues et élus. Le SPF Emploi analyse, par secteur d’activité, ces ratios au regard de l’équilibre hommes femmes dans l’entreprise. Et le conseil d’entreprise les examine et les met en perspective avec le nombre total de travailleuses et travailleurs de l’entreprise.
A partir des élections sociales de 2024, la composition de la délégation patronale est également visée.
En même temps que les résultats du scrutin, l’employeur doit désormais communiquer au SPF Emploi le ratio entre les délégués féminins et masculins de sa délégation patronale par rapport à celui des membres du personnel de direction de l’entreprise. Cette communication se fait par voie électronique via l’application web spécialement prévue à cet effet sur le site internet du SPF Emploi. A défaut, ces données seront transmises par lettre recommandée au moyen de la fiche statistique fournie par le SPF Emploi. Ce ratio sera analysé statistiquement par le SPF Emploi.
De plus, au terme des élections, l’employeur doit désormais transmettre aux membres du conseil d’entreprise ou, à défaut, aux membres de la délégation syndicale, un aperçu relatif au ratio entre les délégués féminins et masculins de sa délégation patronale par rapport à celui des membres du personnel de direction, en plus de l’aperçu relatif au ratio entre les candidats féminins et masculins présentés et relatif au ratio entre les élus féminins et masculins siégeant au conseil et au comité. Ces ratio doivent être mis en perspective avec le nombre total de travailleurs masculins et féminins occupés dans l’entreprise.
L’employeur doit fournir cet aperçu au conseil d’entreprise (ou, à défaut, à la délégation syndicale) qui doit en discuter dans les 6 mois suivant l’affichage des résultats des élections en vue d’atteindre un ratio entre les candidats féminins et masculins sur les listes de candidats, qui soit identique au ratio de travailleurs féminins et masculins dans l’entreprise et en vue d’atteindre, lors de la désignation de la délégation de l’employeur, un équilibre entre femmes et hommes par rapport au nombre de femmes et d’hommes parmi le personnel de direction dans l’entreprise.
Délai d’affichage et de conservation des avis
La nouvelle loi précise les délais d’affichage et de conservation des différents avis affichés ou mis à disposition électronique des travailleurs durant la procédure électorale.
Aux différentes étapes de la procédure électorale, des avis sont affichés dans l’entreprise afin de communiquer des informations aux travailleurs. Ces avis doivent rester affichés et être conservés durant un certain délai fixé par la législation. La législation prévoit ainsi que l’avis annonçant les résultats des élections et la composition du conseil ou du comité doit rester affiché jusqu’au jour Y+86 mais elle ne prévoyait rien concernant les avis relatifs aux arrêts de la procédure électorale et de l’avis reprenant le nom des candidats élus d’office. La nouvelle loi précise à présent que ces avis relatifs à l’arrêt complet ou partiel de la procédure électorale et l’avis reprenant le nom des candidats élus d’office (avis Y – 11) doivent également rester affichés ou rester disponibles électroniquement jusqu’au jour Y + 86.
A l’exception de ces avis, le délai d’affichage ou de mise à disposition électronique de tous les autres avis est limité, en l’absence de recours judiciaire, au jour Y + 17.
La nouvelle loi précise également les délais maxima de conservation des différents avis. Tous les avis doivent être conservés jusqu’au jour Y+86 ou, en cas de recours en justice, jusqu’à ce que la décision définitive soit prononcée par les autorités compétentes. Toutefois, l’avis relatif à l’annonce des résultats électoraux et à la composition du conseil ou du comité doit lui être conservé durant toute la législature (quatre ans).
Il est à noter que deux autres documents doivent également être conservés durant toute la législature : il s’agit de la liste des fonctions de direction déterminée au jour X - 35 et éventuellement modifiée par le Tribunal du Travail, ainsi que la liste des membres du personnel de direction reprise dans ou en annexe de l'avis X. Ces deux listes sont conservées jusqu'aux prochaines élections à l'endroit où est conservé le règlement de travail de l'entreprise.
Correction des inexactitudes dans les résultats des élections
Des recours peuvent être introduits auprès du tribunal du travail afin d’obtenir la rectification des résultats des élections. D’un point de vue strictement juridique, cela signifie que les parties doivent déposer un recours auprès du tribunal pour toute modification du procès-verbal des élections. Si, dans une entreprise donnée, le procès-verbal ne contient que des erreurs matérielles, cette étape procédurale constitue une charge administrative pour toutes les parties.
Pour remédier à cela, est introduite la possibilité de rectifier le procès-verbal par accord entre l’employeur et toutes les organisations représentatives des travailleurs et des cadres ayant présenté des candidats, sans l’intervention d’un juge, en cas d’erreurs purement matérielles. Dans ce cas, le procès-verbal est envoyé aux différents destinataires et les résultats corrigés du vote sont transmis au SPF Emploi.
Cette rectification purement matérielle n’a aucun effet sur les délais de recours.
Une erreur dans le procès-verbal qui a un impact sur classement des candidats élus et non élus ou sur la protection particulière contre le licenciement des candidats et des membres élus n’est pas considérée comme une erreur purement matérielle: dans ce cas, les parties doivent demander la rectification par un recours devant le tribunal du travail.
Remplacement d’un délégué employeur entre deux élections
En cas de suppression d’une fonction de direction entre deux élections, la nouvelle loi précise et confirme que l’employeur peut désigner en remplacement un membre d’une nouvelle fonction de direction ajoutée à la liste du personnel de direction après les élections.
Application web élections sociales et nouveaux modèles officiels de documents
La communication électronique de documents via l’application Web du SPF Emploi est généralisée et modernisée. La possibilité de communiquer les documents par voie postale n’est toutefois pas supprimée.
Comme en 2020, les organisations syndicales peuvent introduire leurs listes de candidats par voie électronique via l’application web élections sociales du SPF Emploi. L’introduction des réclamations et la modification des listes de candidats peut se faire par cette même voie. Les organisations syndicales doivent opter pour un mode de communication (papier ou électronique) et s’y tenir.
Afin de réduire davantage la charge administrative des acteurs concernés par la procédure, de nouveaux modèles officiels de documents pour les élections sociales de 2024 sont annexés à la nouvelle loi et sont disponibles sur l’application Web du SPF Emploi.
Les formulaires-types qui doivent être utilisés dans la phase de présentation, modification et remplacement des listes de candidats sont modifiés.
En outre, est ajouté un nouveau formulaire-type obligatoire au moyen duquel les employeurs doivent communiquer, de manière uniforme, en interne dans leur entreprise, le résultat du vote et la composition de l’organe mis en place.
Source :
Loi modifiant la loi du 4 décembre 2007 relative aux élections sociales, la loi du 20 septembre 1948 portant organisation de l’économie et la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail (M.B. du 30 juin 2023)