Les travailleurs qui partent en mission de service à l'étranger pour le compte de leur employeur sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions à l'étranger et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur. Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur.
C’est ainsi que le fisc accepte que l’employeur se base sur les indemnités forfaitaires journalières réparties par pays que le SPF Affaires étrangères octroie à ses propres fonctionnaires. La liste des pays et des montants correspondant fait l’objet chaque année d’un arrêté ministériel (cliquez ici). Les montants à prendre sont ceux appartenant à la catégorie 1 et seuls les voyages de service de maximum 30 jours calendrier sont admis. Si le séjour est plus long, le remboursement de frais doit être justifié par la production de documents probants.
Extension aux missions de plus de 30 jours
Dans une récente circulaire, le fisc revoit son point de vue. Les indemnités de séjour forfaitaires journalières, octroyées en remboursement de frais encourus lors d'un séjour à l'étranger de plus de 30 jours successifs, peuvent être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions suivantes :
- le montant maximum de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peut pas dépasser le montant déterminé par pays pour les fonctionnaires « en poste » à l'étranger du SPF Affaires étrangères (catégorie 2) ;
- l’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à un maximum de 24 mois ;
- l’attribution ou le paiement cesse en cas d’établissement définitif à l’étranger du travailleur.
Frais couverts
Les montants sont censés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour. Par menues dépenses, il convient d’entendre, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination – tels que tram, bus, métro, ou taxi -, les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires.
Réduction des montants
Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas ou certaines menues dépenses, les indemnités de séjour forfaitaires doivent être, sur base journalière, et selon le cas, diminuées de :
- 15 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le petit déjeuner ;
- 35 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas de midi ;
- 45 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas du soir ;
- 5 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour les menues dépenses.
Détermination du montant
Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur pour chaque jour entier d’absence, à savoir une journée entre deux nuits en mission à l’étranger. L’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n’est prise en considération qu’à concurrence de la moitié.
Pour la détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière applicable en cas de mission à l'étranger concernant différents pays, l'indemnité de séjour forfaitaire journalière attachée au lieu où a eu lieu la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.
Cumuls interdits
Lorsque des titres-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas exposés pendant ce séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du titre-repas (avec un maximum de 5,91 EUR par titre-repas) est déduite du montant de l’indemnité de séjour forfaitaire.
De même, l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires précitées ne peut pas être combiné en même temps avec le remboursement de frais de repas et de menues dépenses sur base de pièces justificatives.
Exemple (tiré de la circulaire)
Gilbert travaille en tant que manager dans une entreprise multimédia qui souhaite se positionner sur de nouveaux marchés en Scandinavie. Il est envoyé en Suède et en Norvège pour effectuer une étude de marché. Gilbert part de Bruxelles (son lieu fixe de travail) à destination de la Suède et loge à Stockholm du 1er mai au 21 mai 2013. Le petit-déjeuner est compris dans les frais d’hébergement (frais de logement) qui sont pris en charge par l’employeur (voir n° 12). Le 21 mai 2013, il part pour la Norvège où il séjourne à Oslo du 21 mai 2013 au 7 juin 2013 (petit-déjeuner non compris dans les frais de logement). Le 8 juin 2013, il est de retour en Belgique.
Total de l'indemnité de séjour forfaitaire octroyée : 2.047,50 EUR.
Il s’agit ici d’une mission à l’étranger de plus de 30 jours calendrier successifs. L’indemnité octroyée peut être considérée comme une indemnité non imposable dès lors qu'elle est calculée comme suit :
- jour de départ : 1er mai 2013: 58 EUR x 1/2 = 29 EUR ;
- du 2 au 21 mai 2013 : 20 jours x 49,30 EUR = 986 EUR; le montant de 49,30 EUR correspond au montant total de 58 EUR sur base journalière, diminué de 15% (soit 8,70 EUR), puisque le petit-déjeuner est censé être compris dans ce montant de 58 EUR ;
- du 22 mai au 7 juin 2013 : 17 jours x 59 EUR = 1.003 EUR ;
- jour de retour : 8 juin 2013 : 59 EUR x 1/2 = 29,50 EUR ;
Total : 2.047,50 EUR.