Frais de séjour professionnel exposés à l'étranger : nouveaux montants depuis le 15 février 2023

Par 

Les indemnités qu’un employeur alloue à un travailleur pour un voyage d’affaires à l’étranger peuvent, sous certaines conditions et dans certaines limites, être considérées comme un remboursement de frais propres à l’employeur. Des nouveaux montants applicables depuis le 15 février 2023 ont été publiés.


Les travailleurs qui partent en mission de service à l'étranger pour le compte de leur employeur sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur. Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur.

1. Quels sont les montants limites ?

Le fisc et l’O.N.S.S. acceptent que l’employeur se base sur les indemnités forfaitaires journalières réparties par pays que le SPF Affaires étrangères octroie à ses propres fonctionnaires. La liste des pays et des montants correspondants fait l'objet, en principe, chaque année d’un arrêté ministériel. Cependant le dernier datait de juillet 2018. Depuis, les montants n’avaient pas bougé.

Un nouvel arrêté ministériel vient d’être publié avec de nouveaux montants valables à partir du 15 février 2023.

Une distinction est effectuée entre les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier et ceux de 30 jours calendriers et moins.

1.1. Missions de maximum 30 jours calendrier 

Les montants à respecter sont ceux appartenant à la catégorie 1 des indemnités forfaitaires journalières (personnel de l'administration centrale).

1.2. Missions de plus de 30 jours 

Les indemnités de séjour forfaitaires journalières, octroyées en remboursement de frais encourus lors d'un séjour à l'étranger de plus de 30 jours successifs, peuvent être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions suivantes :

  • le montant maximum de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peut pas dépasser le montant déterminé par pays pour les fonctionnaires "en poste" à l'étranger du SPF Affaires étrangères (catégorie 2 des indemnités forfaitaires journalières) ;
  • l’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à un maximum de 24 mois ;
  • l’attribution ou le paiement cesse en cas d’établissement définitif à l’étranger du travailleur.

1.3. Montants

2. Quels sont les frais couverts par ces montants ?

L'indemnité forfaitaire journalière couvre les frais suivants :

  • les frais de repas du midi et du soir ;
  • les frais de boissons et de collations ;
  • les frais de transports sur place ;
  • les frais de communications téléphoniques ;
  • les frais relatifs aux autres menues dépenses (exemple : pourboire).

Nouveauté : les frais de petit-déjeuner ne sont plus couverts par l’indemnité forfaitaire journalière. Ils sont à présent inclus dans les frais de logement.

Sont exclus de l'indemnité forfaitaire journalière :

  • les frais de logement ;
  • les frais de déplacement pour rejoindre le lieu de destination, et retour.

Les frais de logement et les frais de déplacements (sauf le transport sur place) ne sont donc, en l’occurrence, pas remboursés sur une base forfaitaire, mais bien sur la base de pièces justificatives.

3. Ces montants doivent-ils être réduits dans certaines circonstances ?

Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas, les indemnités de séjour forfaitaires doivent être, sur base journalière, et selon le cas, diminuées de :

  • 35 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas de midi ;
  • 45 % de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas du soir.

Auparavant, des réductions devaient également être appliquées pour le petit-déjeuner (15%) et les menues dépenses (5%) si ces frais étaient pris en charge par l’employeur. Nous attendons encore les précisions du fisc et de l’O.N.S.S. à ce sujet.

4. Comment déterminer le montant total de l’indemnité ?

Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur pour chaque jour entier d’absence, à savoir une journée entre deux nuits en mission à l’étranger. L’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n’est prise en considération qu’à concurrence de la moitié.

Pour la détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière applicable en cas de mission à l'étranger concernant différents pays, l'indemnité de séjour forfaitaire journalière attachée au lieu où a eu lieu la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.

5. Y a-t-il des cumuls interdits ?

Lorsque des titres-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas exposés pendant ce séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du titre-repas est déduite du montant de l’indemnité de séjour forfaitaire.

De même, l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires précitées ne peut pas être combiné en même temps avec le remboursement de frais de repas et de menues dépenses sur la base de pièces justificatives.

Source: Arrêté ministériel du 10 janvier 2023 portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, M.B., 15 février 2023.