Frais propres à l’employeur et fiche fiscale : du changement pour 2022

Les fiches fiscales devront dès l’année de revenus 2022 reprendre les frais propres à l’employeur remboursés sur la base de justificatifs et les remboursements forfaitaires remboursés sur la base de normes sérieuses et concordantes. Les changements concernent les travailleurs et les dirigeants d’entreprise.

Contexte

Pour établir la fiche fiscale 281.10, le SPF Finances distingue trois types de frais propres à l’employeur qui sont remboursés aux travailleurs :

• les indemnités déterminées forfaitairement en faisant usage de critères sérieux et concordants,
• les indemnités non forfaitaires déterminées sur la base de justificatifs, comme des factures ou des tickets de caisse,
• les indemnités déterminées forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants.

Actuellement, la fiche fiscale mentionne le(s) type(s) de remboursements ayant eu lieu dans l’année de revenus concernée. Les montants doivent uniquement être précisés pour les remboursements qui ne sont pas basés sur des critères sérieux et concordants, et pas pour les deux autres types de frais (voir ci-dessus).

jusqu'à l'année des revenus 2020, ces informations n'étaient reprises qu’à un seul endroit (le cadre 27, partie B).

Depuis l’année de revenus 2021, les frais remboursés étaient déjà présentés d’une autre manière : la fiche fiscale comporte désormais trois lignes, une pour chaque type d’indemnité. Pour l’année de revenus 2021, ce changement était purement rédactionnel. Le montant doit uniquement être mentionné en cas d’indemnité forfaitaire qui n’est pas déterminée sur base de critères sérieux et concordants, et pas pour les deux autres types d’indemnités. Il n'y a donc pas de montants à déclarer pour les deux autres types.

Changement pour l’année de revenus 2022 : le montant devra être mentionné pour chaque indemnité

À partir de l’année de revenus 2022, le montant devra être précisé pour chaque type d’indemnité, conformément à la législation et la communication du SPF Finances. A partir de ce moment, le fisc aura donc un meilleur aperçu de frais propres à l’employeur qui auront été remboursés. Actuellement, il est en effet assez compliqué de vérifier si les remboursements forfaitaires déclarés — à tort ou à raison — se basent bien sur des critères sérieux et concordants.

Dans une réponse à une question parlementaire, le ministre des Finances a confirmé que l’obligation de fiche introduite pour les remboursements de frais variables ne s’applique pas si l’indemnité versée ne constitue que le remboursement de montants avancés par un travailleur ou un dirigeant d’entreprise pour le paiement de biens ou de services achetés par l’employeur ou la société en son nom propre (Questions et réponse, Chambre des représentants, 5 avril 2022, n^o 55-82, 120).

L’administration fiscale confirme ce point de vue dans une circulaire récemment publiée. Elle confirme le principe voulant que les frais remboursés par l’employeur doivent être mentionnés sur la fiche fiscale. Tout comme le ministre, elle précise toutefois qu’il existe certaines exceptions où l’employeur ne doit pas reprendre les frais remboursés sur la fiche. Une des exceptions concerne la situation énoncée par le ministre dans sa réponse à la question parlementaire : la facture du produit acheté est au nom de l’entreprise, le travailleur a avancé l’argent et l’entreprise lui rembourse le montant avancé.

Actuellement, des frais propres à l’employeur sont parfois remboursés en dehors du traitement de la paie, en s’appuyant, par exemple, sur des pièces justificatives. La nouvelle législation souhaite mettre fin à cette pratique, qui peut d’ailleurs s’avérer problématique sur le plan juridique*, et exige que ces remboursements passent via le traitement de la paie dès 2022, afin d’assurer l’exactitude des fiches fiscales.

(*) Les motifs et les montants de tout paiement fait au travailleur en raison de son occupation doivent être repris par l’employeur sur le compte individuel du travailleur (article 16, §1, 8° de l’arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux).

Tableau récapitulatif

Les modifications annoncées peuvent être résumées comme suit :

Les dirigeants d’entreprises sont aussi concernés

Ces nouvelles dispositions s’appliquent aussi aux dirigeants d’entreprises.

Sources :

• Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces

• Communication du SPF Finances à l’Union des Secrétariats Sociaux, en date du 18 juin 2021