Frais propres à l'employeur : indexation des frais de bureau à partir du 1er janvier 2023

Par 

Une indemnité de bureau peut être octroyée mensuellement sans cotisations de sécurité sociale ni précompte professionnel aux télétravailleurs. Le montant maximal passe à 148,73 euros par mois à partir du 1er janvier 2023.


1. Frais de bureau

Une indemnité de bureau peut être octroyée mensuellement aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.

L'indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s'agit de tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale :

  • l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur ;
  • les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien, d’assurances et le précompte immobilier ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements.

2. Indemnité pour frais de bureau

Si les conditions du télétravail structurel et régulier sont respectées (voir notre article à ce sujet), l’ONSS et le fisc acceptent que l’employeur octroie aux travailleurs une indemnité pour frais de bureau exonérée à concurrence d’un montant maximal. L’employeur est donc libre de donner moins que celui-ci.

Si, par contre, le montant mensuel octroyé est supérieur au montant maximal et qu’aucune pièce justificative n’est fournie pour justifier la hauteur de ce montant, la partie qui dépasse le montant maximal sera soumise aux cotisations de sécurité sociale et au précompte professionnel et doit être mentionnée à titre de rémunération sur la fiche fiscale des travailleurs concernés.

3. Montant de l’indemnité

Suite au dépassement de l’indice-pivot en novembre 2022, cette indemnité est adaptée :

  • 134,71 euros par mois du 1er février 2022 au 31 mars 2022 ;
  • 137,40 euros par mois du 1er avril 2022 au 31 mai 2022 ;
  • 140,15 euros par mois du 1er juin 2022 au 31 août 2022 ;
  • 142,95 euros par mois du 1er septembre 2022 au 30 novembre 2022 ;
  • 145,81 euros par mois du 1er décembre 2022 au 31 décembre 2022 ;
  • 148,73 euros par mois à partir du 1er janvier 2023.

4. Récapitulatif des frais de télétravail

Type de frais

Montant accepté

Frais de bureau

148,73 euros par mois

Usage professionnel d’un P.C. privé (portable)

20 euros par mois

Usage professionnel d’une connexion internet privée

20 euros par mois

Usage professionnel d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner privés sans ordinateur privé

5 euros par mois par élément, mais au maximum 10 euros par mois

Autres frais (utilisation de son propre téléphone, mobilier de bureau et/ou de matériel informatique)

À justifier et rembourser sur une base réelle

5. Mention sur la fiche fiscale

Nous vous rappelons qu’à partir de l’année de revenus 2022, tous les montants remboursés à titre de dépenses propres à l’employeur devront figurer sur la fiche fiscale (voyez notre article du 21 juin 2022).

Jusqu’à présent, les indemnités octroyées dans le cadre du télétravail qui respectaient les conditions précitées était considérées comme une indemnité forfaitaire fixée suivant des critères sérieux et concordants. Par conséquent, il suffisait de mentionner « OUI – critères sérieux » sur la fiche fiscale lorsque de telles indemnités était octroyées.

Depuis l’année de revenus 2022, le montant total des indemnités octroyées doit aussi figurer sur la fiche fiscale.

Source : instructions administratives ONSS – 2022/4.