Frais propres à l’employeur : soyez vigilants !

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Les indemnités qui constituent un remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur sont exclues de la notion de rémunération. Elles ne sont donc ni soumises aux cotisations de sécurité sociale ni au précompte professionnel. A partir l’année de revenus 2022, tous les montants remboursés à titre de frais propres à l’employeur devront figurer sur la fiche fiscale. Cette obligation élargie nous donne l’occasion de vous rappeler les règles en la matière.


La notion de frais propres à l’employeur trouve son origine dans une des obligations essentielles de l’employeur, à savoir l’obligation de mettre à la disposition du travailleur les aides, les instruments et les matières nécessaires à l’accomplissement du travail. Par conséquent, les frais à engager pour cette mise à disposition incombent en principe à l’employeur.

Il arrive fréquemment que l’employeur rembourse à ses travailleurs des frais que ceux-ci ont supportés en lieu et place de celui-ci. Il s’agit donc d’indemnités qui couvrent des frais qui sont propres à l’employeur et qui sont réellement payés à des fins professionnelles ; cela implique que le travailleur ne peut s’enrichir en raison du paiement de ces indemnités par l’employeur.

1. Quelles sont les règles fiscales ?

Dans une récente circulaire, le fisc a rappelé les règles et clarifié la nouvelle obligation de déclaration.

1.1. Conditions préalables

Lorsqu'un employeur accorde une indemnité de frais à un travailleur, cette indemnité ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable qu'à la condition que l'employeur puisse apporter la double preuve :

  • que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et
  • que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

1.2. Quels frais ?

Les frais sont propres à l'employeur lorsque, en fonction des circonstances qui entourent l'activité professionnelle, ils incombent normalement à l'employeur. C'est une question de fait.

De manière générale, ces frais sont à charge de l’employeur lorsqu’ils se situent en dehors de la sphère privée et ont été exposés pour l’exécution des prestations de travail

Ne sont donc pas visés :

  • le remboursement d'une dépense privée ;
  • le remboursement de dépenses qui dépassent de manière déraisonnable la nature de frais propres à l'employeur (p. ex. des écrans d'ordinateur extra-larges qui sont plutôt destinés à être utilisés pour des films ou des jeux informatiques, mais qui sont également utilisés pour le télétravail, une lampe de bureau design coûteuse, des sièges de bureau très chers,...).

1.3. Comment rembourser ces frais ?

Il existe trois manières de rembourser ces frais.

1.3.1. Le remboursement sur base réelle

Il s’agit du remboursement effectué sur base de justificatifs (factures, tickets de caisse, souches TVA). C’est la méthode la plus sûre pour rembourser un frais propre à l’employeur mais elle est plus lourde administrativement puisqu’elle suppose un suivi et une conservation de toutes les pièces justificatives.

1.3.2. Le remboursement forfaitaire basé sur des normes sérieuses

Il s’agit notamment :

  • des indemnités forfaitaires des membres du personnel de la fonction publique fédérale qui sont considérées dans le secteur privé comme une norme sérieuse pour le remboursement forfaitaire non-imposable de dépenses propres à l'employeur (l'indemnité kilométrique pour des déplacements de service, les indemnités pour frais de séjour, l'indemnité forfaitaire de télétravail) ;
  • des remboursements forfaitaires de dépenses qui font l'objet d'une décision anticipée (ruling fiscal) ;
  • du remboursement forfaitaire de frais dont le montant est déterminé d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux : étude réalisée par l’employeur lui-même des frais engagés par les travailleurs et établissement d’un forfait sur base de cette étude. En cas de contrôle, il est vivement conseillé de conserver le dossier réalisé à l’occasion de cette étude.

1.3.3. Le remboursement forfaitaire qui n’est pas basé sur des normes sérieuses

C’est le remboursement le plus risqué qui, par ailleurs, impose également à l’employeur de pouvoir justifier le frais. On peut retrouver dans cette rubrique les forfaits acceptés par l’O.N.S.S. mais pas par le fisc (voir ci-après).

1.3.4. Pas de double remboursement !

Si un frais est remboursé sur base forfaitaire, il ne peut plus l’être sur base d’un justificatif et inversement.

Ne remboursez pas les mêmes dépenses deux fois !

1.4. Comment mentionner ces remboursements sur la fiche fiscale ?

Jusqu’à l’année dernière, la fiche fiscale devait simplement mentionner le type de remboursements ayant eu lieu dans l’année de revenus concernée. Les montants ne devaient être indiqués que pour les remboursements qui ne sont pas basés sur des critères sérieux et concordants, et pas pour les deux autres types de frais (voir ci-dessus).

À partir de l’année de revenus 2022, pour chacune des catégories de frais, le montant effectivement remboursé doit être mentionné. Le fisc aura donc un meilleur aperçu de frais propres à l’employeur qui auront été remboursés et pourra contrôler si les conditions sont respectées.

Notre article du 21 juin 2022 vous détaille cette nouvelle obligation de déclaration.

Nous vous rappelons que le remboursement des frais propres à l’employeur doit figurer sur le compte individuel et sur la fiche de paie du travailleur.

2. Quelles sont les règles appliquées par l’O.N.S.S. ?

2.1. Règle générale

L’O.N.S.S. admet le remboursement sur une base forfaitaire, uniquement si l’employeur parvient à démontrer qu’il est matériellement impossible de déterminer le montant des frais réels ou lorsque son évaluation ou son remboursement pose des problèmes pratiques dus à des questions de preuve ou à la tenue d’une administration ou comptabilité qui serait disproportionnée par rapport aux montants à rembourser. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte.

2.2. Frais forfaitaires acceptés

L’O.N.S.S, dans ses instructions trimestrielles, communique une liste des différents postes pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués.

L'O.N.S.S. rappelle que ces forfaits doivent toujours correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l'O.N.S.S., l'employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l'un ou l'autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c'est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l'employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l'ensemble des frais afférents à un poste. L'employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L'acceptation par l'O.N.S.S. du remboursement forfaitaire des frais implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d'une autre manière.

2.3. Charge de la preuve

En cas de contestation quant au caractère réel des frais à charge de l'employeur, c'est à ce dernier de démontrer la réalité de ces frais au moyen de documents probants ou tout autre moyen de preuve (sauf le serment).

2.4. Tableau des montants forfaitaires

Tableau valable depuis le 1er septembre 2022 : cliquez ici :

 

Sources : Circulaire 2022/C/62 du 29 juin 2022 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur. Instructions administratives ONSS - 2022/3.