Pistes pour rémunérer autrement et sans trop de frais (3) : les différents chèques

Avec la hausse des prix que nous connaissons actuellement, vous souhaitez peut-être, en tant qu’employeur, booster la rémunération de vos travailleurs sans trop de frais et sans trop de formalité. Faisons le point sur ce qui existe en continuant notre tour d’horizon avec les différents chèques.

Nous retrouvons sous ce thème un des moyens les plus classiques d’optimalisation des coûts salariaux. Nombreux sont les employeurs qui ont recours aux chèques-repas. Les éco-chèques sont également fortement prisés par les secteurs lors des différentes négociations dans le cadre des différentes normes salariales et des accords en faveur de l’emploi.

Tant pour l’employeur que pour le travailleur, les différents chèques présentent de nombreux avantages, à condition de respecter scrupuleusement certaines conditions. Celles-ci peuvent être mises en parallèles pour les chèques-repas, les éco-chèques et les chèques sport et culture.

Dans un second temps, nous examinerons les conditions relatives aux chèques-cadeaux.

1. Chèques-repas, éco-chèques et chèques sport et culture

En principe, ces différents types de chèques sont considérés comme de la rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale et au précompte professionnel, sauf si une série de conditions sont remplies simultanément. Si c’est le cas, le chèque sera entièrement exonéré.

1.1. Remplacement

Le chèque ne peut pas remplacer une rémunération ou un avantage existant. Il doit obligatoirement venir « en plus » de ce qui existe déjà.

Exception : des chèques-repas peuvent être octroyés ou rehaussés en remplacement d’éco-chèques et inversement. Cette exception ne vaut donc que pour la conversion d’éco-chèques en chèques-repas, et inversement. Un éco-chèque ou un chèque-repas qui est octroyé en remplacement d’un autre avantage salarial existant reste donc soumis aux cotisations de sécurité sociale et au précompte professionnel.

1.2. Principales conditions d’exonération cumulatives

1.2.1. Source

L’octroi du chèque doit être prévu par une convention collective de travail conclue au niveau du secteur ou de l’entreprise. Si une telle convention ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou lorsqu’il s’agit d’une catégorie de personnel qui habituellement n’est pas visée par une telle convention (par exemple, le personnel de cadre), l’octroi peut être régi par une convention individuelle.

1.2.2. Destination

Le chèque-repas ne peut être accepté qu'en paiement d'un repas ou pour l'achat d'aliments prêts à la consommation.

L’éco-chèque ne peut être utilisé que pour l’achat de produits et services à caractère écologique repris dans une liste annexée à la convention collective de travail n° 98 conclue au sein du Conseil national du travail (liste adaptée au 1er janvier 2022).

Le chèque sport et culture ne peut être échangé qu’auprès d’opérateurs culturels (musées, théâtres…) qui sont reconnus, agréés ou subventionnés par l’autorité compétente ou qu’auprès d’associations sportives pour lesquelles il existe une fédération, reconnue ou subventionnée pour les Communautés ou appartenant à une des fédérations nationales de hockey, boxe, football et golf.

1.2.3. Montants à respecter

A. Chèques-repas

L’intervention de l’employeur ne peut excéder 6,91 euros par chèque-repas. L’intervention du travailleur s’élève au minimum à 1,09 euros. La solution idéale est donc une valeur faciale de 8 euros (6,91 euros + 1,09 euros = 8 euros).

Le montant maximal annuel correspond au nombre de chèques-repas octroyés qui doit être égal au nombre de journées au cours desquelles le travailleur a effectivement fourni des prestations de travail (sauf dans le cadre du calcul alternatif où le calcul s’effectue en fonction du nombre d’heures prestées). Il ne peut donc pas y avoir de chèque-repas pour un jour de vacances, un jour de petit chômage, un jour de maladie, etc.

B. Eco-chèques

La valeur nominale maximum de l’éco-chèque est de 10 euros par éco-chèque. Le montant total des éco-chèques octroyés par l’employeur ne peut dépasser 250 euros par an et par travailleur.

C. Chèques sport et culture

Le montant total annuel des chèques sport et culture ne peut dépasser 100 euros par an et par travailleur (l’employeur peut donc décider d’octroyer un seul chèque de 100 euros ou plusieurs chèques du moment que le total général ne dépasse pas cette somme).

1.2.4. Autres conditions

Les chèques doivent être délivrés au nom du travailleur. Cette condition est censée être remplie si leur octroi et les données y relatives figurent au compte individuel du travailleur, conformément à la réglementation relative à la tenue des documents sociaux.

Les chèques-repas ont une durée de validité de 12 mois, les éco-chèques de 24 mois et les chèques sport et culture de 15 mois (du 1er juillet au 30 septembre de l’année suivante).

Les chèques-repas sont crédités au travailleur chaque mois, en une ou plusieurs fois, en fonction du nombre prévisible de journées du mois au cours desquelles des prestations de travail seront effectuées par le travailleur. Au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre, le nombre de titres-repas doit être mis en concordance avec le nombre de journées au cours desquelles des prestations de travail auront été effectivement fournies durant ce trimestre.

La réglementation relative aux éco-chèques et aux chèques sport et culture n’impose aucune fréquence d’octroi. Celle-ci doit donc être réglée par la convention collective de travail ou la convention individuelle.

2. Chèques-cadeaux

A l’occasion des fêtes de fin d’année, il est également permis à l’employeur d’offrir un avantage sous forme de chèque-cadeau.

Si le chèque est octroyé à l’occasion des fêtes de Saint-Nicolas, de Noël ou de Nouvel An et que le montant annuel n’est pas supérieur à 40 euros par travailleur, majoré de 40 euros par enfant à charge, il sera entièrement exonéré lui aussi.

3. Norme salariale

Ces chèques sont concernés par la norme salariale. Il faut donc en tenir compte dans le cadre du calcul de la norme salariale (élément inclus dans la notion de coût salarial).

4. Tableau

Ce type d’avantage ainsi que toute une série d’autres sont amplement détaillés dans notre ouvrage de référence consacré aux rémunérations alternatives. Ne manquez pas la nouvelle édition (juin 2022).