Pistes pour rémunérer autrement et sans trop de frais (4) : les frais de déplacement domicile-lieu de travail

Avec la hausse des prix que nous connaissons actuellement, vous souhaitez peut-être, en tant qu’employeur, booster la rémunération de vos travailleurs sans trop de frais et sans trop de formalité. Faisons le point sur ce qui existe en terminant avec ce qu’il est possible de faire au niveau des frais de déplacements domicile-lieu de travail.

Les déplacements domicile-lieu de travail sont les déplacements que le travailleur effectue pour se rendre de son domicile à un lieu de travail fixe, pour y exercer ses activités professionnelles et inversement. Le trajet emprunté n’est pas nécessairement le plus court, mais celui qui peut être considéré comme étant le trajet normal en fonction de la distance à parcourir, de la nature du chemin, de la densité de la circulation et de la durée du déplacement, à l’exclusion des détours faits à des fins privées (par exemple, pour déposer ou reprendre des enfants à l’école, ou à un service de garde).

Le lieu de travail fixe est le lieu où l’activité est exercée en permanence, même si elle est de courte durée, contrairement aux lieux de travail qui sont visités dans le cadre d’une activité itinérante, telle que celle des délégués commerciaux, etc.

Une des obligations de l’employeur est d’intervenir dans ces frais de transport domicile-lieu de travail. L’intervention dépend du type de transport et du secteur, tandis que le traitement social et le traitement fiscal varient également en fonction du moyen de transport utilisé.

1. Que prévoit la législation sociale ?

Les remboursements des frais de transport encourus par le travailleur pour se rendre de son domicile à son lieu de travail fixe et inversement ne constituent pas une rémunération assujettie aux cotisations sociale.

Par conséquent, les remboursements effectués par l’employeur dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail ne constituent pas un salaire assujetti aux cotisations de sécurité sociale, même si l’employeur rembourse la totalité des frais réels de déplacement et même si ces remboursements sont plus élevés que ce qui est prévu au niveau sectoriel.

1.1. Déplacements en transport en commun

L’exonération de l’intervention est  intégrale si le travailleur utilise les transports en commun.

Il peut donc être intéressant de rembourser intégralement l’abonnement du travailleur.

1.2. Déplacements au moyen d’un véhicule privé

L’O.N.S.S. accepte que les montants utilisés par les services publics pour le remboursement des frais de déplacement des fonctionnaires correspondent environ aux frais réels de déplacement dans le chef des travailleurs qui effectuent le trajet domicile-lieu de travail avec leur propre véhicule (0,4170 euro par kilomètre depuis le 1er juillet 2022).

Aucune cotisation de sécurité sociale n’est donc due sur ce remboursement calculé de la manière décrite ci-avant.

1.3. Déplacements en vélo (classique ou électrique)

Particulièrement pour les déplacements en vélo, l’indemnité kilométrique octroyée n’est pas considérée comme une rémunération si elle n’excède pas 0,25 euro par kilomètre. Si l’indemnité excède ce montant, elle sera soumise aux cotisations sociales pour le surplus.

Si l’employeur met à disposition un vélo, ce forfait sera également exonéré pour les déplacements domicile-lieu de travail.

1.4. Déplacements à pied

Selon l’O.N.S.S., un piéton qui effectue le trajet à pied n’engendre aucun coût de déplacement pour le compte de l’employeur. Les coûts relatifs aux chaussures ne peuvent être considérés comme des coûts à charge de l’employeur.

Une indemnité qui serait quand même octroyée au travailleur piéton pour ses déplacements domicile-lieu de travail est considérée comme de la rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale.

1.5. Déplacements en trottinette (électrique ou non)

Les remboursements des frais de transport pour les déplacements domicile-lieu de travail ne constituent pas une rémunération soumise aux cotisations sociales (principe général).

Par conséquent, si l’employeur intervient dans les frais de déplacement domicile-lieu de travail effectués au moyen d’une trottinette (électrique ou non), l’intervention sera exonérée (il est nécessaire que le travailleur puisse démontrer les frais : coût utilisation trottinette partagée, coût électricité, etc.). C’est à l’employeur qu’il revient de prouver que le remboursement n’excède pas les frais réellement encourus par le travailleur.

2. Quel est le traitement fiscal de ces indemnités ?

En principe, les indemnités qu’un employeur paie ou attribue aux travailleurs pour leurs déplacements du domicile au lieu de travail et retour constituent des rémunérations imposables.

Cependant, sous certaines conditions et dans certaines limites, certaines indemnités accordées aux travailleurs par leur employeur en remboursement de leurs frais de déplacement domicile-lieu de travail sont expressément exonérées.

2.1. Conditions d’exonération pour le travailleur

Seuls les contribuables qui perçoivent des rémunérations en tant que travailleurs salariés et qui les déclarent comme telles entrent en ligne de compte pour l’exonération. Le travailleur doit percevoir, en plus de sa rémunération, une indemnité correspondant explicitement à une intervention dans les frais de déplacement domicile-lieu de travail. Enfin, seuls les travailleurs qui ont opté pour la déduction forfaitaire des frais professionnels dans leur déclaration I.P.P. peuvent bénéficier de cette exonération.

2.2. Montants forfaitaires exonérés pour le travailleur

2.2.1. Déplacements en transport en commun

L’exonération de l’intervention est  intégrale si le travailleur utilise les transports en commun.

Il peut donc être intéressant de rembourser intégralement l’abonnement du travailleur.

2.2.2. Déplacements au moyen d’autres moyens de transport

L’exonération de l’intervention est de 430 euros par an (montant 2022) pour les autres moyens de transport. Au moment du calcul du précompte à retenir, l’employeur peut déjà tenir compte d’une exemption de maximum 35,80 euros par mois des indemnités visées.

2.2.3. Déplacements en vélo (classique ou électrique)

Particulièrement pour les déplacements en vélo, l’indemnité kilométrique octroyée n’est pas considérée comme une rémunération si elle n’excède pas 0,25 euro par kilomètre. Si l’indemnité excède ce montant, elle sera soumise au précompte professionnel pour le surplus.

Si l’employeur met à disposition un vélo, ce forfait sera également exonéré pour les déplacements domicile-lieu de travail.

2.2.4. Déplacements à pied

Sont également visés dans la notion d’autre moyen de transport (voir point 2.2.2.) les déplacements du domicile au lieu de travail effectués à pied.

Le travailleur a donc la possibilité de recevoir une indemnité supplémentaire exonérée d’impôts (jusqu’à concurrence de 430 euros par an pour l’année de revenus 2022).

2.2.5. Déplacements en trottinette (électrique ou non)

La trottinette électrique est considérée comme un engin de déplacement motorisé dans le Code de la route. Elle n’est donc pas considérée comme un vélo et le régime applicable à celui-ci ne peut donc pas lui être appliqué.

Elle doit donc être considérée comme un autre moyen de transport (exonération limitée à 430 euros pour les revenus 2022).

3. Tableau

¹ Sauf disposition contraire (convention collective de travail sectorielle, d’entreprise, règlement de travail ou contrat de travail).

Ce type d’avantage ainsi que toute une série d’autres sont amplement détaillés dans notre ouvrage de référence consacré aux rémunérations alternatives. Ne manquez pas la nouvelle édition (juin 2022).