Utilisation de l’eC3.2 possible en cas de chômage temporaire à partir du 1er septembre 2023

Par  DE BOECK Ilona - Legal advisor Sr. , le 15 Septembre 2023

Dès le 1er septembre 2023, chaque entreprise pourra utiliser une carte de contrôle électronique eC3.2 en cas de chômage temporaire, à condition que les travailleurs aient donné individuellement leur accord ou que ce soit prévu par une CCT ou le règlement de travail.

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Avant le 1er septembre 2023

En cas de chômage temporaire l’employeur doit, au plus tard le premier jour de chômage effectif et avant l’heure où commence normalement le travail, l’employeur doit remettre au travailleur mis en chômage temporaire un formulaire papier de contrôle C3.2A. Il doit aussi mentionner les données de ce formulaire dans le livre de validation (version papier ou électronique).

Le travailleur doit toujours être en possession de ce formulaire depuis le premier jour de chômage effectif jusqu’à la fin du mois et doit être en mesure de le présenter à l’inspecteur social si ce dernier le lui demande.

Du premier jour de chômage à la fin du mois, le travailleur doit remplir le formulaire selon les instructions qui y figurent. Il doit notamment mentionner (avant de commencer à travailler) toutes les prestations de travail effectuées pour lui-même ou pour un tiers, ainsi que les jours de maladie, ses jours de vacances et les jours non prestés couverts par une rémunération.

À la fin du mois, le travailleur doit remettre ce formulaire de contrôle à son organisme de paiement (CAPAC ou syndicat).

À compter du 1er septembre 2023

Le 1er septembre prochain toutes les entreprises (y compris celles du secteur de la construction) pourront utiliser cette carte électronique, au lieu de fournir chaque mois à leurs travailleurs une carte de contrôle sous format papier. Dans ce cas le livre de validation ne doit plus être rempli.

1. Nécessité d’un accord entre l’employeur et les travailleurs

Les employeurs intéressés par cette nouvelle possibilité doivent d’abord obtenir l’accord de leurs travailleurs avant de la mettre en œuvre. Cet accord peut être formalisé de deux façons :

• soit par une CCT ou le règlement de travail, qui concernera alors tous les travailleurs,
• soit par un accord individuel conclu avec le ou les travailleurs concernés.

Les clients du Group S  peuvent obtenir auprès de leur payroll advisor les documents nécessaires.

Attention ! si vous choisissez de modifier votre règlement de travail, vous devrez suivre une procédure spécifique.

2. Comment le travailleur doit-il s’inscrire ?

Une fois l’accord formalisé, le travailleur pourra s’inscrire à partir du 1er septembre 2023 :

• par le site de la sécurité sociale : https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/index.htm ;
• directement via l’application eC32, disponible dans l’App Store ou sur Google Play (attention, il s’agit de l’application avec l’icône grise, pas bleue).

Il n’y a aucun contrôle sur l’existence ou non d’un accord entre le travailleur et l’employeur, mais le système repose sur une déclaration sur l’honneur : lors de la première utilisation de l’outil, le travailleur devra en effet accepter les conditions d’utilisations mentionnant notamment l’obligation d’un accord employeur – travailleur.

Au démarrage, le travailleur devra indiquer à partir de quel mois il souhaite utiliser l’eC3.2. Il peut s'agir du mois en cours, du mois suivant ou des mois ultérieurs.

Le travailleur sélectionne alors le mois (pas le jour !) auquel il souhaite faire commencer l’eC3.2.

Il est conseillé de commencer à utiliser l’eC3.2 dès le mois suivant, ou même le mois d’après, pour lequel aucun C3.2A papier n’a été délivré. Il est en effet possible que le mois de départ choisi par le travailleur comporte déjà des jours de chômage temporaire. Exemple : il décide de passer à l’eC3.2 au 20/09/2023, mais au 10/09/2023, il était déjà en chômage temporaire et l’a indiqué sur la carte papier. Toutefois, tous les jours de chômage temporaire en septembre doivent aussi être repris sur l’eC3.2.

3. Comment l’employeur sait-il que des travailleurs ont opté pour l’eC3.2 ?

Chaque mois, l’employeur recevra dans son eBox un aperçu des travailleurs inscrits, auxquels il ne devra plus délivrer de carte C3.2A sous format papier.

4. L’employeur peut-il s’opposer à l’utilisation de l’eC3.2 par le travailleur ?

L'employeur n'a pas accès à l'application électronique et il n’y a aucun contrôle sur l’existence ou non d’un accord entre le travailleur et l’employeur, juste une déclaration sur l’honneur à remplir par le travailleur. Il est donc tout à fait possible qu'un travailleur s'engage à utiliser l'eC3.2 via le site web ou l'application mais sans qu'il y ait d'accord avec l'employeur.

Par le biais de l'e-Box, l'employeur reçoit chaque mois une liste de tous les travailleurs qui se sont engagés à utiliser la carte de contrôle électronique dans l'application électronique, ainsi qu'une lettre explicative. Il a alors deux possibilités :

• Si l'employeur accepte d'utiliser l’eC3.2 pour les travailleurs figurant sur la liste, il ne doit rien entreprendre ;
• Si l'employeur s'oppose à l'utilisation de la carte de contrôle électronique par un ou plusieurs travailleurs figurant sur la liste, il doit en avertir l'ONEM par le biais du formulaire de contact disponible sur le site web de l'ONEM et délivrer à ce(s) travailleur(s) des cartes de contrôle C3.2A papier à partir du mois qui suit. Dans ce cas, l'ONEM informe par écrit le travailleur concerné du fait que l'employeur s'oppose à l'utilisation de la carte de contrôle électronique et qu'il doit à nouveau être en possession de cartes de contrôle C3.2A papier, délivrées par l'employeur, à partir du mois qui suit la réception par l'ONEM du message de l'employeur.

5. Que se passe-t-il si une carte électronique coïncide avec une carte papier ?

Comme expliqué au point 2 ci-dessus (voir le cadre), il est possible qu’un travailleur, au moment de l’activation de l’eC3.2, ait déjà été en chômage temporaire plus tôt au cours du même mois, et que ces jours soient déjà repris sur la carte papier et le livre de validation, alors qu’ils devraient être enregistrés dans l’eC3.2.

Dès que le travailleur s’inscrit pour utiliser l’eC3.2, la carte de contrôle papier et le livre de validation n’ont plus aucune valeur. Et ceci aussi bien lors du contrôle par un inspecteur de l’ONEM que lors du traitement du dossier par l’organisme de paiement.

6. Possibilité de retrait temporaire ou définitif du travailleur

Le travailleur peut décider de se retirer temporairement de ce système (par exemple, s’il est temporairement dans l’incapacité de remplir un eC3.2 : perte de GSM, de son eID…)

Pour cela, il devra suivre la procédure suivante :

1. Tout d’abord, il devra contacter son organisme de paiement afin de remplir un formulaire C3E-Révocation pour arrêter temporairement l’eC3.2A. L’organisme de paiement communiquera cette décision à l’ONEM.
2. L’organisme de paiement encodera une date de fin dans l’application.
3. L’ONEM enverra au travailleur un C3.2A papier pour deux mois (le mois en cours et le mois suivant) et complétera le livre de validation pour ces deux mois. L’ONEM vérifiera également que le travailleur reste bien inscrit sur la liste envoyée chaque mois dans l’eBox de l’employeur, afin que ce dernier n’imprime pas de C3.2A pour le travailleur.
4. Le travailleur réactivera l’eC3.2A dès son problème résolu.

Dans ce cas de figure, l’employeur ne doit rien faire.

Le travailleur peut aussi décider de quitter définitivement le système, uniquement s’il existe un accord individuel entre lui et l’employeur portant sur l’utilisation du système. Si ce point est réglé par une CCT ou une modification du règlement de travail, cette possibilité de retrait définitif n’est  pas possible.

Pour un retrait définitif, le travailleur devra suivre la procédure suivante :

1. Tout d’abord, il devra contacter son organisme de paiement afin de remplir un formulaire C3E-Révocation pour arrêter définitivement la tenue des  eC3.2A. L’organisme de paiement communiquera cette décision à l’ONEM.
2. L’OP encodera une date de fin dans l’application.
3. Si l'ONEM accepte la révocation définitive, le travailleur doit, à l'avenir, de nouveau utiliser une carte de contrôle C3.2A papier. Une révocation définitive peut prendre cours au plus tôt le premier jour du mois qui suit celui où le bureau de l'ONEM a reçu le formulaire C3E-Révocation. Dans ce cas, l'ONEM délivre au travailleur une carte de contrôle C3.2A papier pour le mois à partir duquel celui-ci n'utilise plus la carte de contrôle électronique, ainsi que pour les deux mois qui suivent.
4. À partir des mois suivants, l'employeur doit à nouveau délivrer au travailleur des cartes de contrôle C3.2A papier et les inscrire, si nécessaire, dans le livre de validation. L'ONEM en informe l'employeur par écrit.

7. Et si le travailleur change d’employeur ?

L’eC3.2A existe au niveau du travailleur. Si ce dernier change d’employeur, l’eC3.2A restera actif.

Le travailleur doit toutefois informer son nouvel employeur de cette situation et ne peut utiliser l’eC3.2A que si ce dernier accepte. Dans le cas contraire, le travailleur est tenu d’en avertir son organisme de paiement, comme indiqué dans la déclaration sur l’honneur qu’il a accepté lorsqu’il a commencé à utiliser l’outil.

Si le travailleur ne respecte pas cette obligation, l’employeur pourra envoyer un formulaire de contact au bureau de chômage afin de faire cesser l’utilisation de l’eC3.2A.

 

Source : instructions de l’ONem