RGPD : Vous licenciez un travailleur? Attention à votre communication interne !

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Lorsque l’employeur met fin au contrat d’un collaborateur, il est autorisé à communiquer son départ au reste du personnel. Cette communication doit toutefois se limiter à des informations strictement nécessaires au regard de la finalité poursuivie, à savoir la conduite d’une politique du personnel adéquate. S’il ne respecte pas ces limites, il enfreint les dispositions du RGPD.


Dans une récente décision, la Chambre Contentieuse de l’Autorité de Protection des Données (ci-après, l’APD) a dû déterminer si le RGPD était respecté par un employeur ayant publié sur l’intranet de l’entreprise une annonce indiquant le départ d’un travailleur. Dans cette annonce, l’employeur avait précisé qu’il était à l’origine de la rupture du contrat de travail et que cette dernière avait un effet immédiat.

Avant de voir comment l’APD a traité cette affaire, il convient de faire le point sur les principes érigés par le RGPD.

1. Rappel des principes applicables au traitement de données à caractère personnel

Tout au long d’une relation de travail (y compris en phase de recrutement), l’employeur est amené à traiter des données à caractère personnel. Le RGPD énonce un certain nombre de principes applicables à ces traitements de données personnelles :

  • Principe de licéité, loyauté et transparence : le responsable du traitement doit réaliser le traitement dans le respect de la réglementation applicable (RGPD ou autre). Il doit informer la personne concernée par le traitement des données personnelles sur la manière et dans quelle mesure elles sont traitées. La communication relative au traitement doit être accessible, claire et compréhensible.
  • Principe de limitation des finalités : la finalité du traitement doit être clairement déterminée de sorte que les données ne peuvent être collectées qu’à cette fin. La réutilisation des données personnelles à d’autres fins que celles initialement prévues n’est pas autorisée.
  • Principe de minimisation des données : seules les données à caractère personnel adéquates, pertinentes et nécessaires pour atteindre la finalité poursuivie peuvent être traitées.
  • Principe d’exactitude : les données à caractère personnel traitées doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
  • Principe de limitation de la conservation : les données à caractère personnel ne peuvent être conservées indéfiniment. La durée de conservation des données variera en fonction de la finalité poursuivie ou de dispositions légales ou réglementaires.   
  • Principe d’intégrité et de confidentialité : le responsable du traitement doit prendre des mesures pour protéger les données contre tout traitement non autorisé ou illicite, toute perte, destruction ou dommage.
  • Principe de responsabilité : le responsable du traitement est responsable du respect des principes susvisés et doit être à même de démontrer qu’il les respecte.

2. Décision

L’APD va faire appel aux principes de licéité et de minimisation des données pour rendre sa décision.

Elle considère que le traitement se limitant à la publication des mouvements de personnel sur l’intranet s’inscrit dans le cadre de la fin de la relation de travail.  Partant, ce traitement doit être considéré comme relevant de l’exécution du contrat de travail. L’exécution du contrat de travail étant reconnue par le RGPD comme fondement légitime pour le traitement des données à caractère personnel, le principe de licéité du traitement est respecté.

Concernant le principe de minimisation des données, l’APD estime toutefois que l’information relative à la partie à l’initiative de la rupture et la mention du caractère immédiat de cette rupture n’est aucunement nécessaire au regard de la finalité poursuivie qui est d’informer les autres travailleurs des changements au sein du personnel. Elle considère que cette finalité peut raisonnablement être atteinte sans communiquer ces informations. L’APD en profite pour rappeler qu’elle avait déjà reconnu précédemment qu’il était approprié, dans le cadre de la politique du personnel, d’informer les collaborateurs de tels changements.

3. Que retenir en pratique ?

L’APD confirme qu’un employeur est autorisé à communiquer le départ d’un travailleur à ses collègues pour autant qu’il ne communique pas plus d’informations que ce qui est strictement nécessaire pour atteindre la finalité poursuivie, à savoir assurer une politique du personnel adéquate. La simple communication du fait que la collaboration avec un travailleur est terminée et qu’il ne sera plus présent sur le lieu de travail est donc suffisante.  

L’employeur veillera donc à éviter d’évoquer, dans sa communication interne, des informations relatives aux circonstances entourant le départ du travailleur (par exemple : la partie à l’origine de la rupture du contrat, le caractère immédiat de la rupture, le nombre d’avertissements adressés au travailleur, l’organisation d’entretiens de fonctionnement, …).

Sources:

Autorité de Protection des données, Décision 14/2023, 17.02.2023

Autorité de Protection des données, Décision 63/2021, 01.06.2021