Betaald educatief verlof in Wallonië en Brussel: enige uitleg om er wijs uit te worden

article image Van 

Betaald educatief verlof laat de werknemer toe om met behoud van zijn loon een opleiding te volgen. De werkgever kan aan de overheid de terugbetaling vragen van de loonkost ingevolge deze afwezigheden.

Het kan gebeuren dat u dit schooljaar 2022-2023 een aanvraag voor betaald educatief verlof krijgt of hebt gekregen van een van uw werknemers. We bespreken hierna wat u moet doen als u dergelijke aanvraag ontvangt.

1. Wat is betaald educatief verlof?

Betaald educatief verlof biedt bepaalde werknemers die erkende opleidingen volgen, de mogelijkheid om op het werk afwezig te zijn om lessen bij te wonen en hun examens voor te bereiden en af te leggen.

De gewestelijke regelgeving van het gewest van de vestigingseenheid waar de werknemer tijdens zijn opleiding is tewerkgesteld, is van toepassing.  

We bespreken hierna de regeling inzake educatief verlof die momenteel in het Waalse Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap van toepassing is.

2. Welke werknemerscategorieën uit de privésector kunnen betaald educatief verlof aanvragen?

De werknemers die tot een van de volgende categorieën behoren, kunnen aanspraak maken op betaald educatief verlof:

  • Voltijdse werknemers
  • Deeltijdse werknemers van de volgende categorieën: werknemers die minstens 4/5 werken; halftijdse werknemers met een variabel werkrooster; werknemers die in het kader van een vast werkrooster minstens halftijds en ten hoogste 4/5 werken maar enkel voor beroepsopleidingen tijdens de  normale arbeidsuren.

Bovendien worden personen die, anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst, arbeid verrichten onder het gezag van één of meer andere personen (bijvoorbeeld leerlingen) met werknemers gelijkgesteld.

3. Welke opleidingen geven recht  op betaald educatief verlof?

Enkel opleidingen die door de regionale overheid van de plaats van tewerkstelling van de werknemer werden erkend, kunnen recht geven op betaald educatief verlof.  Onder voorbehoud van enkele uitzonderingen moet de opleiding in principe minstens 32 uur per jaar duren.

De respectievelijke lijsten van de opleidingen die door elk gewest werden erkend, zijn beschikbaar op de websites van de bevoegde regionale overheden:

4. Hoeveel uren mag de werknemer afwezig zijn in het kader van betaald educatief verlof?

Een voltijdse werknemer mag in het kader van betaald educatief verlof afwezig zijn voor een duur die overeenstemt met het aantal effectief gevolgde lesuren.  Er is een jaargrens van  80, 100, 120 of 180 uren die verschilt volgens het opleidingstype en naargelang ze al dan niet samenvallen met arbeidsuren.

Voor deeltijdse werknemers wordt de duur van het educatief verlof op dezelfde wijze vastgesteld als voor voltijdse werknemers maar naar rato van hun wekelijkse arbeidsduur.

5. Wanneer en volgens welke regels mag de werknemer afwezig zijn in het kader van betaald educatief verlof?

Betaald educatief verlof kan worden genomen in de vorm van volledige dagen of in de vorm van enkele uren om de lessen  bij te wonen en examens af te leggen.

Betaald educatief verlof voor opleidingen die tijdens het schooljaar worden georganiseerd, wordt genomen tussen het begin van het betreffende jaar en het einde van de eerste examenzittijd van dat schooljaar. In geval van tweede examenzittijd wordt deze periode verlengd tot het einde van deze zittijd op voorwaarde dat de werknemer de examens effectief aflegt.

Betaald educatief verlof voor opleidingen die niet tijdens het schooljaar worden georganiseerd, wordt genomen tussen begin en einde van de opleiding.

Bovendien moet bij de opstelling van de individuele planning van het betaald verlof van elke werknemer rekening worden gehouden met de collectieve planning van het betaald verlof in de onderneming. Deze collectieve planning wordt opgesteld door de ondernemingsraad of, bij ontstentenis ervan, in onderlinge overeenstemming tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis ervan, door de werkgever in overleg met de werknemers. Om de arbeidsorganisatie te vrijwaren kunnen gelijktijdige afwezigheden worden beperkt op basis van het aantal tewerkgestelde werknemers in de onderneming.

6. Welk loon ontvangt de werknemer tijdens zijn afwezigheid wegens betaald educatief verlof?

Een werknemer die educatief verlof neemt, heeft recht op behoud van zijn normale loon, maar begrensd tot een bepaald bedrag.

Voor het schooljaar 2022-2023 voorziet een ontwerp van koninklijk besluit in de begrenzing van het bedrag van het normale loon dat de werknemer ontvangt voor de uren educatief verlof op 3.170 euro bruto per maand.
 

7. Welke formaliteiten moet de werknemer vervullen om betaald educatief verlof te genieten?

Om recht te hebben op betaald educatief verlof moet de werknemer zijn werkgever een getuigschrift van regelmatige inschrijving voor één of meer opleidingen bezorgen. Het inschrijvingsbewijs moet uiterlijk op 31 oktober van het betreffende schooljaar worden verstrekt. Bij laattijdige inschrijving na 31 oktober en bij verandering van werkgever tijdens hetzelfde schooljaar moet de aanvraag van betaald educatief verlof binnen 15 dagen na de inschrijving of verandering van werkgever plaatshebben.

Om het recht op educatief verlof te behouden, moet de werknemer zijn werkgever elk kwartaal een getuigschrift van nauwgezetheid bezorgen dat aantoont dat hij de lessen effectief en regelmatig volgt.

In voorkomend geval moet de werknemer een bewijs van tweede examenzittijd bezorgen als hij de periode voor het nemen van educatief verlof wenst te verlengen tot het einde van deze zittijd.

8. Kan de werkgever het recht op betaald educatief verlof weigeren?

Betaald educatief verlof is een recht van de werknemer. Als de werknemer de vereiste formaliteiten vervult, kan de werkgever zich er dus niet tegen verzetten.

Enkele zaken kunnen echter wel het recht op educatief verlof in hoofde van de werknemer doen verliezen.

Bijvoorbeeld: in geval van ongerechtvaardigde afwezigheid voor meer dan 10% van de effectief gegeven lesuren: verlies van betaald educatief verlof voor 6 maanden.

9. Mag de werkgever een werknemer ontslaan die een aanvraag voor betaald educatief verlof heeft ingediend?

De werknemer die betaald educatief verlof aanvraagt, is beschermd tegen ontslag vanaf de indiening van de aanvraag tot het einde van de opleiding. De werkgever mag hem niet ontslaan, tenzij om gegronde redenen die vreemd zijn aan de aanvraag van educatief verlof.

Als de werkgever niet kan bewijzen dat de redenen van ontslag vreemd zijn aan de aanvraag van educatief verlof, dan moet hij een beschermingsvergoeding betalen die overeenstemt met 3 maanden loon (onverminderd de verbrekingsvergoeding).

10. Hoe kan de werkgever gedeeltelijke terugbetaling bekomen van het loon en de sociale bijdragen die tijdens het educatief verlof werden betaald?

De werkgever kan bij de bevoegde gewestelijk overheid een tussenkomst in de loonkost van het betaald educatief verlof (loon + werkgeversbijdragen) aanvragen. Deze tussenkomst neemt de vorm aan van een forfaitaire terugbetaling van 21,30 EUR per uur educatief verlof.

10.1. Bij wie moet de terugbetalingsaanvraag worden ingediend?

Om terugbetaling te bekomen van de loonkost van het betaald educatief verlof, moet jaarlijks een globaal aanvraagdossier worden ingediend bij het gewest van de  bedrijfszetel  waar de werknemers met educatief verlof tewerkgesteld zijn. Als de onderneming bedrijfszetels in verschillende gewesten heeft, dan moet een terugbetalingsaanvraag  worden ingediend in elk gewest waar personeel met educatief verlof tewerkgesteld is.

Als de plaats van tewerkstelling van de werknemer tijdens hetzelfde schooljaar verandert van het ene gewest naar het andere zijn er twee situaties mogelijk:

Als de werknemer in een ander gewest bij dezelfde werkgever gaat werken, dan moet de werkgever een afzonderlijke terugbetalingsaanvraag indienen voor elk gewest naar rato van de genomen verlofuren in elk gewest.

Als de werknemer in een ander gewest bij een andere werkgever gaat werken, dan moeten beide werkgevers een terugbetalingsaanvraag indienen, elk in zijn gewest, en dit voor het gedeelte van de opleiding dat op hem betrekking heeft.

Als bij verandering van gewest de gevolgde opleiding niet erkend is in het gewest van de nieuwe plaats van tewerkstelling van de werknemer, dan zijn het recht op betaald educatief verlof en de terugbetaling van de uren verloren.

Bovendien moet men zich richten naar de bepalingen die eigen zijn aan elk betrokken gewest (erkende opleidingen, urengrens, terugbetalingsvoorwaarden).

10.2. Wat is de inhoud van het dossier?

De modellen van de vereiste documenten en de te volgen stappen zijn beschikbaar op de respectievelijke websites van de bevoegde gewestelijke overheden:

10.3. Binnen welke termijn de terugbetalingsaanvraag indienen? 

De terugbetalingsaanvragen moeten jaarlijks, na het einde van het schooljaar, worden ingediend binnen een bepaalde termijn die per gewest verschilt.

  • In Brussel moet het dossier uiterlijk worden ingediend op 31 december van het jaar waarin het betreffende schooljaar eindigde (vb.: elke aanvraag voor het schooljaar 2021-2022 moet ten vroegste op 1 september 2022 en ten laatste op 31 december 2022 worden ingediend).
  • In Wallonië moet het dossier worden ingediend vóór 31 maart van het jaar volgend op het schooljaar (bijvoorbeeld voor 2021-2022, vóór 31 maart 2023).
  • In de Duitstalige Gemeenschap moet het dossier worden ingediend vóór 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin het betreffende schooljaar eindigde (bijvoorbeeld voor 2021-2022: vóór 30 juni 2023).

De terugbetalingsaanvragen kunnen ook door uw sociaal secretariaat worden ingediend. Als u klant bent bij Group S kan uw Payroll Advisor u helpen bij het invullen van de vereiste documenten en ze aan de bevoegde overheid bezorgen.