Checklist voor een beginnende werkgever

Aansluiten sociaal secretariaat

Meer dan 95 procent van de werkgevers doet voor zijn HR-administratie en het verwerken van de lonen een beroep op een sociaal secretariaat. Wanneer u zich aansluit bij het Sociaal Secretariaat van Group S kan u bovendien voor heel wat van onderstaande verplichtingen rekenen op het advies en de hulp van uw payroll advisor bij Group S.

Meer weten over sociaal secretariaat Group S

Aansluiten bij Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)

Als werkgever heeft u een RSZ-nummer nodig, hiervoor moet u zich eerst registreren als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dit kan online via de toepassing WIDE (Werkgeversidentificatie), maar bij voorkeur laat u dit uitvoeren door uw sociaal secretariaat.

Identificatie werkgever 

Aansluiten bij dienst voor preventie en bescherming

Elke werkgever is ook verplicht een interne dienst preventie en bescherming op het werk (PBW) op te richten. In de meeste gevallen zal u bijkomend bij een externe dienst PBW moeten aansluiten. Deze dienst adviseert u rond gezondheid en veiligheid op de werkvloer en verzorgt het preventief gezondheidstoezicht van uw werknemers. Samen met haar partners kan Group S u hierin bijstaan.

Meer over preventie en bescherming op het werk

Afsluiten arbeidsongevallenverzekering

Vóór uw eerste werknemer in dienst treedt moet u een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. Als werkgever bent u aansprakelijk voor elk ongeval dat zich op het werk voordoet en op de weg naar en van het werk. Ook bij deze verplichting kan Group S u samen met haar partners helpen.

Aanvullende verzekeringen

Aansluiten vakantiefonds (arbeiders)

Als u arbeiders aanwerft moet u zich ook aansluiten bij een vakantiefonds. Deze aansluiting gebeurt via de inschrijving bij de RSZ.

Opstellen arbeidsovereenkomst

In de arbeidsovereenkomst worden alle afspraken over het loon, de arbeidsduur en functie vastgelegd. De regels die worden opgenomen zijn afhankelijk van het statuut van de werknemer (arbeider, bediende, huishoudhulp, student, ...) en van de duur van de overeenkomst en of het om een voltijds of deeltijds contract gaat.

Soorten arbeidsovereenkomsten
Modeldocumenten arbeidsovereenkomst

DIMONA-aangifte

Als werkgever moet u elke indiensttreding en elke beëindiging van een arbeidsovereenkomst tijdig doorgeven aan de RSZ. Deze DIMONA-aangifte is verplicht voor alle werkgevers van alle sectoren en moet ten laatste op de eerste dag van de tewerkstelling gebeuren.

Doe uw DIMONA-aangifte via:

Onze applicatie Dimona
De portaalsite van de Sociale Zekerheid

Opstellen arbeidsreglement

Vanaf het moment dat u één werknemer tewerkstelt, bent u verplicht een arbeidsreglement op te stellen. Op elke plaats waar u een werknemer tewerkstelt moet u een kopie van het arbeidsreglement bewaren. U bezorgt elke werknemer ook een kopie van het reglement en laat hem tekenen voor ontvangst.

Lees meer over het opstellen van een arbeidsreglement

Onthaal van een nieuwe medewerker

Zorg van bij de start voor een warm onthaal van uw nieuwe medewerker. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar zorgt ook voor een goede samenwerking. Bovendien moet u als werkgever ook een overeenkomst ondertekenen waarin u aangeeft dat u de nodige instructies en inlichtingen  rond welzijn op het werk heeft gegeven. Het is vaak ook een goed idee om een ervaren werknemer aan te duiden om de nieuwe werknemer te begeleiden.