Coronavirus en... telewerk !

article image Van 

Sinds de start van de gezondheidscrisis is telewerk onvermijdelijk geworden. Tot op heden waren de meeste werkgevers echter niet gewend aan deze vorm van arbeidsorganisatie. We geven hierna de stand van zaken.

99706

Sinds de start van de gezondheidscrisis is telewerk onvermijdelijk geworden. Tot op heden waren de meeste werkgevers echter niet gewend aan deze vorm van arbeidsorganisatie. We geven hierna de stand van zaken.

1. Telewerk en het coronavirus

Telewerk kan in principe niet aan werknemers worden opgelegd. Omwille van de gezondheidscrisis die we nu kennen, moet dit echter worden genuanceerd.

  • Van 18 maart 2020 tot 3 mei 2020: telewerk was verplicht in alle ondernemingen van niet-essentiële sectoren en dit voor alle functies waar dit mogelijk was. Een werkgever kon zijn medewerkers dus verplichten om thuis te werken. Alleen ondernemingen van essentiële sectoren ontsnapten aan deze verplichting. Ze moesten voor zover mogelijk telewerk toepassen.
  • Vanaf 4 mei 2020telewerk werd aanbevolen.
  • Vanaf 29 juli 2020: telewerk werd sterk aanbevolen in alle ondernemingen, ongeacht hun grootte, voor alle personeelsleden van wie de functie zich hiertoe leent.
  • Vanaf 19 oktober 2020: telewerk werd de regel, voor functies die zich ertoe lenen met respect voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, activiteiten en dienstverlening.
  • Sinds 2 november 2020: telewerk is verplicht in alle ondernemingen, verenigingen en diensten tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Nu het aantal telewerkers aanzienlijk is toegenomen, is een opfrissing van de toepasselijke principes niet overbodig.

2. Wat is telewerk?

Telewerk is een vorm van arbeidsorganisatie waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie zouden kunnen worden uitgevoerd, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Men onderscheidt twee vormen van telewerk: structureel telewerk en occasioneel telewerk.

Structureel telewerk wordt geregeld door de cao nr. 85. Het betreft telewerk dat constant, regelmatig en permanent wordt uitgevoerd. Zo is er sprake van regelmatig telewerk wanneer wordt overeengekomen dat uw werknemer 3 dagen per week thuis werkt. Deze vorm van organisatie bestaat misschien al in uw onderneming.

Occasioneel telewerk wordt geregeld door de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk. Het betreft uitzonderlijk telewerk. Werknemers kunnen namelijk vragen om occasioneel telewerk te verrichten om persoonlijke redenen (bv. doktersbezoek) of in geval van overmacht, namelijk een onvoorziene situatie onafhankelijk van hun wil. Het coronavirus is uiteraard  overmacht.

3. Hoe telewerk invoeren in uw onderneming?

Het opstellen van een schriftelijke overeenkomst is absoluut noodzakelijk (en zelfs verplicht voor structureel telewerk). Nu de afzonderingsmaatregelen werden verlengd, zijn dergelijke overeenkomsten des te noodzakelijker om eventuele geschillen en vragen inzake werkroosters of vergoeding te vermijden.

Een model van een overeenkomst voor occasioneel telewerk is online beschikbaar voor klanten van Group S via Onlinedocumenten > Coronavirus > 99401.

4. Welke vergoedingen aan telewerkers toekennen?

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen structureel telewerk en occasioneel telewerk.

4.1. Structureel telewerk

Het betreft telewerk dat al bestaat op ondernemingsvlak.

In het kader van structureel telewerk en als de telewerker zijn eigen uitrusting gebruikt, is de werkgever verplicht de installatiekosten van de informaticaprogramma’s, de werkingskosten en de afschrijvings- en onderhoudskosten ten laste te nemen. Er moet dus al een vergoeding worden gegeven.

Het spreekt vanzelf dat de werkgever deze vergoeding moet blijven betalen in deze periode van het coronavirus.

4.2. Occasioneel telewerk

Het betreft telewerk dat wordt ingevoerd in geval van overmacht, namelijk een onvoorziene situatie onafhankelijk van de wil van de werknemer. Het coronavirus is uiteraard overmacht.

Als de werkgever occasioneel telewerk organiseert, dan kan hij met de werknemer overeenkomen om eventueel de kosten ten laste te nemen die door het telewerk worden veroorzaakt. Er is dus geen verplichte tussenkomst.

4.3. Tussenkomsten van de werkgever: sociale en fiscale aspecten

In een recente circulaire geeft de fiscus een uitvoerige beschrijving van de tussenkomsten van de werkgever in geval van telewerk. De nieuwe regels zijn op 1 maart 2021 in werking getreden en worden ook toegepast door RSZ.

Zie ons artikel daaromtrent: details, regels en voorwaarden.

Kosten

Type kosten

Voorwaarden voor vrijstelling

Kantoorkosten

129,48 EUR per maand (144,31 EUR voor de maanden april, mei en juni 2021)

Professioneel gebruik van eigen pc/laptop

20 EUR per maand

Professioneel gebruik van eigen internetverbinding

20 EUR per maand

Professioneel gebruik van eigen tweede scherm, printer en/of scanner

5 EUR per maand per item maar maximum 10 EUR per maand

Andere kosten (gebruik van eigen telefoon, kantoormeubilair en of informaticamateriaal)

Op werkelijke basis te bewijzen en terug te betalen

Kantoorkosten

Voorwaarden

Regels

Bedrag

129,48 EUR per maand (144,31 EUR voor de maanden april, mei en juni 2021)

Structureel en regelmatig telewerk

Equivalent van één werkdag per week (evaluatie op maandbasis)

Pro rata bij deeltijdse tewerkstelling

Niet verplicht

Onderscheid tussen werknemers

Toegestaan indien objectieve en verantwoorde categorie

Cumulatie met kosten voor pc (20 EUR/maand), internet (20 EUR/maand), ander item (tweede scherm, printer, scanner: maximum 10 EUR/maand)

Ja

Cumulatie met terugbetaling van de aankoopprijs of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

Ja (onder voorwaarden)

 

5. Hoe zit het met de werkuren?

Het werkrooster kan in de overeenkomst met de telewerker worden overeengekomen. Dit is echter niet altijd het geval.

In het kader van structureel telewerk kunnen de werknemers hun arbeidstijd zelf organiseren zoals ze wensen vanaf het ogenblik dat het werk wordt uitgevoerd.

In het kader van occasioneel telewerk moeten de werknemers het aantal uren presteren dat in hun dagrooster is voorzien.  Er wordt evenwel een zekere soepelheid aanvaard.

5.1. Beschikbaarheid?

De werknemer kan worden verplicht om op bepaalde uren van de dag of zelfs tijdens de normale kantooruren bereikbaar te zijn (per telefoon, e-mail, enz.). Dit kan worden opgenomen in de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten.

5.2. Overuren?

Een telewerker kan geen aanspraak maken op overloon voor verrichte overuren. Dit is echter enkel van toepassing als de telewerker niet onder “het toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever” staat. Als de werkgever controle wenst uit te oefenen en overuren worden verricht, dan kan bijgevolg overloon worden opgeëist. In de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten, kan worden overeengekomen dat er geen overuren worden verricht.

5.3. Controle?

Aan de telewerker kan worden gevraagd om dagelijks of wekelijks een verslag van zijn prestaties te bezorgen. Dit kan worden opgenomen in de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten.

6. Ongeval op het werk

Telewerkers zijn ook gedekt voor ongevallen op het werk.

Het ongeval dat een telewerker overkomt, wordt - tot bewijs van het tegendeel - vermoed overkomen te zijn tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst als het plaatsheeft op de plaats die in de arbeidsovereenkomst als plaats voor uitvoering van het werk werd gekozen en tijdens de periode van de dag die schriftelijk werd overeengekomen. Als een telewerker in zijn woning van de trap valt, kan dit dan ook worden beschouwd als een arbeidsongeval.

Als deze vermeldingen ontbreken, wordt verondersteld dat de telewerker werkt in zijn verblijfplaats of de plaats(en) waar hij gewoonlijk werkt en op de uren die hij gewoonlijk in de onderneming presteert.

7. Tot slot enkele praktische tips …

  • Zorg ervoor dat de werknemers de nodige middelen hebben om hun werk uit te voeren.
  • Vergewis u van de kwaliteit van de interne communicatie.
  • Stel een werkrooster op en plan de taken voor werknemers die dit het meest nodig hebben.
  • Begeleid de werknemers door doelstellingen te bepalen.
  • Vertrouw uw werknemers.

Meer informatie over de impact van het coronavirus op uw onderneming kunt in onze Dossier Coronavirus Covid-19 terugvinden.