Telewerk is de norm geworden. Dit bemoeilijkt de ondertekening van arbeidsovereenkomsten, bijlagen bij overeenkomsten, … Wist u dat er elektronische alternatieven bestaan?
“Social distancing”, “Blijf in uw kot” of nog “Flatten the curve” zijn wijdverbreide termen in deze periode van pandemie. De meeste werknemers telewerken. Het is echter aanbevolen (zelfs verplicht) nadere regels inzake telewerk overeen te komen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Hoe een dergelijk document ondertekenen als de werknemer zich niet mag verplaatsen? Het is ook mogelijk dat aanwerving van een nieuwe halftijdse medewerker vereist is wegens de actuele toename van het werk. Deeltijdse arbeidsovereenkomsten moeten noodzakelijkerwijs schriftelijk worden afgesloten. Hoe geldig een arbeidsovereenkomst afsluiten op afstand?
De elektronische handtekening is een alternatief voor de klassieke handgeschreven handtekening. We leggen het u hieronder uit.
Elektronische handtekening
Sinds 1 juli 2016 voorziet de eIDAS-verordening in de mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen.
Om geldig te zijn, moet de elektronische handtekening aan bepaalde voorwaarden voldoen. Ze moet toelaten om de identiteit van de partijen en hun instemming met de inhoud van de arbeidsovereenkomst met zekerheid vast te stellen en iedere latere wijziging op te sporen. De ondertekening van een PDF-document door het zetten van een ‘paraaf’ met de muis volstaat bijgevolg niet. Het moet gaan om een ‘gekwalificeerde’ handtekening.
In de huidige stand van de wetgeving worden elektronische arbeidsovereenkomsten gelijkgesteld met papieren arbeidsovereenkomsten voor zover ze werden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, namelijk via de eID.
Elektronische archivering
De elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst moet worden gearchiveerd. En daarmee bedoelen we niet: het document gewoon afdrukken en in een kast klasseren of bijvoorbeeld in een map ‘Elektronische archiveringen’ steken. De archivering moet worden uitgevoerd door een dienstverlener of ‘intern’ door een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die voor eigen rekening een elektronische archiveringsdienst uitbaat. Bovendien moet de elektronische archivering aan een reeks technische voorwaarden voldoen.
Gebruikswijze
De elektronische ondertekening van een arbeidsovereenkomst is heel eenvoudig. De werknemer moet een identiteitskaartlezer hebben en over Adobe Reader DC beschikken. Hij moet vervolgens de instructies op deze website volgen.
Wordt vervolgd …
De wet van 15 januari 2018 voorziet in een toekomstige wijziging van de regeling inzake het elektronisch afsluiten van arbeidsovereenkomsten en het elektronisch versturen en opslaan ervan. Het betreft alternatieve methodes van elektronische handtekening. Voor de inwerkingtreding van deze wijzigingen is echter een koninklijk besluit nodig dat tot op heden nog niet is verschenen.
Bronnen
Wet van 15 januari 2018 houdende diverse bepalingen inzake werk, BS, 5 februari 2018FOD EconomieFOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg